采购与财务核算流程详解

由于对财务一知半解，在学习的过程中，我总以为财务是个比供应链还要呆板和晦涩的领域，供应链虽然也比较晦涩，但我们可以去现场真实的感想熏染到物流和信息流的变动，那流动的实物，就像血液在心脏里的紧缩一样，让供应链有了灵魂和呼吸。
而且在供应链领域里，无论是业务还是系统培植，常日是不同的部门卖力不同的职责，干好本职事情就行，虽然有协同，但是相对解耦。

而财务处理的全都是信息的搜集和打算，常日一个报表就要涉及到所有部门联动，一旦出错，自上而下都要随着调度，而且还涉及到各种合规限定（主体合规、税务合规），常日一个项目一旦涉及到财务部门，难度系数就会大大增大，这也是很多业务部门发起项目时，常日不愿意让财务参与的缘故原由（但是又躲不过，生生的无奈）。
在他们看来，财务便是死板师长西席，业务提高路上的绊脚石，由于开会时，财务部的同事说得最多的便是“弗成”、“不合规”这些词。

（这里木笔只是描述一些公司的现状，对财务并没有偏见哈，相反，我本人是非常欣赏财务同学的专业和铁面无私的，哈哈）

上一篇文章，我们梳理了供应链和财务的关系，以及财务的整体框架，感兴趣的朋友可以回顾前一篇《业财一体化：从供应链业务到财务核算的全貌解析》，本篇文章，我们重点来拆解一下采购业务的财务核算细节。

01 采购入库与财务核算全流程‍

根据付款机遇的不同，紧张有两种采购入库类型：现购和赊购。

①现购：一手交钱，一手交货，货款当面结清。

②赊购：购销双方利用商业信用交易，先吸收货色，再支付账款。

现购就像我们去超市买东西，想要把商品拿走，必须先支付。
赊购就像我们小时候去隔壁王叔叔的小卖部买雪糕，先记账，等拿到零费钱了再补上。

企业与企业之间的采购行为，赊购比较常见，购销双方基于采购条约送货，到达账期后，再支付采购账款。
赊购模式下，由于钱货不同步，在进行财务记账时，就会涌现搪塞账款和暂估入库等一系列财务行为。

下图为赊购模式下的采购入库及采购核算全流程：

采购入库业务与财务全流程（赊购）

①采购员发起采购申请，审批通过后，开始和供应商会谈、签条约；

②有些采购须要支付预支款，供应商才发货，这时，须要先向财务申请支付预支款；

③供应商送货到指定仓库，仓库收货入库后，财务以入库明细做暂估入库，核算存货本钱；

④供应商的发票投递财务往后，天生搪塞单冲暂估，出纳基于搪塞单给供应商支付余款。

在财务处理的过程中，预支款、搪塞款、付款和存货都会天生对应的总账凭据。

02 退供应商与财务核算全流程

如果采购的商品卖不动，或者涌现了质量问题，按照采购条约约定，如果供应商乐意吸收退货的话，可以对商品进行退供应商。
退供应商是采购入库的逆向流程，即公司将商品发给供应商，供应商把钱退给公司。

退供应商的业务及财务核算流程如下图所示：

退供应商业务与财务全流程（赊购）

①采购员发起退供应商申请，在系统中创建退供单，退供单一样平常须要指定退供的批次，可以基于原采购入库单创建，也可以基于商品的批次库存创建；

②仓库接到退供单往后，按照须要退供的商品明细拣货发货，发货明细回传采购系统；

③供应商收到商品往后，办理退款（条件是已经收到了企业的采购付款）；

④财务基于发货明细对搪塞账款进行冲红处理，并天生总账凭据

03 采购入库的业务到财务信息流

从采购开始到终极的财务付款流程中，单据流向如下图所示（当然每家公司业务不一样，在设计时，各单据之间的处理办法未必相同，以是本图仅供参考）：

采购入库单据流向

①采购员创建采购订单后，采购系统中会天生一张采购单，记录向供应商采购的商品和采购本钱等信息；

②库房收到供应商的来货后操作入库，会天生仓库的入库单，记录实际入库的商品批次、数量信息，此入库信息也会同步给采购系统和财务系统；

③财务系统基于入库明细和采购本钱天生向供应商付款的搪塞单，搪塞单记录该当向供应商支付的款项，以及已经支付和结算的款项信息；

④到账期后，须要向供应商付款，采购员（或财务）会基于搪塞单提交付款申请，申请财务付款。
付款申请单记录本次须要向供应商支付的款项，须要关联搪塞单；

⑤财务出纳基于付款申请单x向供应商支付搪塞账款，天生付款单，并将付款单与发票进行核销。
付款单记录付款人、付款金额和付款办法等信息。

04 什么是财务预支款？

在采购时，如果与供应商的互助不是很深入，或者商品比较紧俏，供不应求时，在采购时须要提前支付一部分采购用度，类似于定金，这部分金额称为预支款。

支付过预支款的商品，在财务核算时会与采购搪塞款进行冲销，即实际支付采购款项时，只须要支付剩余的金额即可，例如采购金额100元，提前预支款30元，则采购入库往后，还需付款70元。

常见的预支款有两种办法：第一种是和采购订单挂钩，按照采购订单的金额支付一定比例的预支款金额；第二种是和采购订单不挂钩，即签订条约后就支付一部分定金，然后才下采购单。

第一种预支款在系统实现上相对清晰，采购发票、预支款、搪塞款、付款单可以自动完成勾稽和核销（勾稽和核销下面我们来先容），而第二种预支款无法很好的关联采购订单，处理财务搪塞账款时只能人工勾稽和核销，财务处理上会相对繁琐一些。

05 啥叫暂估入库？

暂估，顾名思义，便是暂时估算的意思。
暂估入库指的是企业购买商品，商品已履历收入库，但是企业还没有收到发票，在月末合理估计入库本钱。

为什么要暂估呢？我的理解是财务因此发票做终极结算依据的，但现实情形下，供应商每每会先送货，再补发票，这就会导致商品先入库了，发票还没到的情形。
但既然实物已经入库了，就该当做财务的核算，但没有发票怎么办？那就只好先以入库明细做暂估入库咯。

暂估入库后，会基于采购入库明细天生入库本钱和暂估搪塞单，待真实发票录入往后，会对暂估进行回冲，然后以真实的发票金额进行结算。

暂估入库

暂估回冲时，如果发生了实际确认的入库本钱与暂估金额不一致，该如何处理呢？财务系统会根据实际本钱与暂估金额的差额自动天生暂估补差单来调度入库本钱，若实际本钱大于暂估本钱，则天生一张金额为正的暂估补差单；反之，则天生一张金额为负的暂估补差单。

关于入库本钱的打算，我们在后续梳理财务存货功能时再详聊。

06 财务勾稽与核销

先容两个司帐在体例司帐报表时常用的财务术语：勾稽和核销。

勾稽：也叫钩稽。
是指某个司帐报表和另一个司帐报表之间以及本司帐报表项目的内在逻辑对应关系，如果不相等或不对应，这解释司帐报表体例涌现问题。
在采购入库的财务处理环节，勾稽发票的意思是将外购入库单与发票设置成关联单据，相互锁去世，联查单据相互可以照料。
已勾稽的发票才能实行入库核算。

核销：核指的是“审核、核实”，销指的是“注销、销账”，是对即将入账的记录与原始记录做关联销账的过程。
在入库付款环节，核销是确定付款单与原始发票、搪塞单之间对应关系的操作，即指明每一次付款是支付哪笔采购业务的款项，只有经由核销的搪塞单才能真正作为付款处理。

大略的说，勾稽便是将两个单据之间相互关联，核销便是对付对单据进行核实并销账。

勾稽与核销

07 讲一个采购的案例

末了，我们以一个实际业务案例来理一下采购的财务核算、预支款、暂估入库、采购退货等流程。

老李是X公司的采购员，卖力食品的采购，立时要到七夕节了，须要提前备一批巧克力做匆匆销，老王向供应商询价后，以11.3元/盒的含税本钱价采购了1000盒，共计需支付采购货款11300元。
「这是采购流程」

按照条约约定，须要先支付采购订单金额20%的预支款，于是老李向财务申请了2260元（1130020%）的预支款，7月1日，财务出纳打款。
「这是预支款流程」

7月5日，供应商按时将1000盒巧克力送往X公司的库房，库房分批收货入库。
入库明细同步到财务系统中天生暂估入库记录。
「这是暂估入库流程」

7月10日，老李收到供应商邮寄来的采购增值税发票，递交财务录入系统后，天生实际搪塞单，系统以实际搪塞入账，并回冲暂估搪塞。
「这是实际搪塞冲暂估」

7月20日，到了付款日期，老李根据搪塞单向财务申请支付供应商尾款9040元（本搪塞单已预支2260元，还剩9040元）。
「这是付款申请流程」

7月25日，付款申请审核通过后，出纳基于付款申请向供应商的银行转账9040元，并在系统里天生付款单，本付款单与搪塞单和发票进行核销。
「这是付款流程」

8月10日，七夕过后，巧克力还剩200盒，按照条约约定，老李在采购系统中创建退供单，按原价将剩余库存退给供应商，仓库按照退供单中的信息发货「这是退供应商流程」

8月15日，供应商收到仓库发出的退货后，为X公司办理退款2260。
财务收到退款后，创建退款单记录回款，并天生一张金额为负数的搪塞单回冲原搪塞单。
「这是退款的财务流程」

专栏作家

scm木笔，微信公众年夜众号：供应链产品条记，大家都是产品经理专栏作家，著有《实战供应链》一书，成为既懂业务又懂系统的供应链实战专家

本文原创发布于大家都是产品经理，未经容许，禁止转载

题图来自 Unsplash，基于 CC0 协议

该文不雅观点仅代表作者本人，大家都是产品经理平台仅供应信息存储空间做事。