塔木德金融做事：新财务治理（二十）采购、仓库治理轨制

一、总则

为规范公司原材料的采购供应，特将履行步骤规范如下：

二、申购及考验部门:

序号

名称

申购

考验部门

1

车间/工程原材料、物料设备、零配件类

生技部

生技部、供应部

2

办公用品、非生产用品

行政部

行政部、供应部

3

广告、宣扬类

行政部

行政部、供应部

（备注：采购，仓库统称供应部；工程，车间统称生技部）

三、采购程序:

1、项目工地操作程序:各项目部报告----经项目经理(卖力人)汇总填制签认《采购操持单》（一式三份）------交主管副总（总工）审批------交供应部采购。

2、公司采购操作程序：各部门根据生产实际情形订定月操持并填制《采购操持单》（一式三份）---报公司总经理或车间主任审批——交仓库核验——仓库没货需采购者，由仓库汇总——报供应部采购——供应部、生存部考验合格后入库

3、仓库、生存部应卖力进厂原材料质量考验、确认。

4、非操持性采购（突发事件或生产操持溘然改变而进行的采购）或大宗固定资产采购:

由干系部门填写《采购单》---报公司总经理或分项目经理审批---供应部购买---考验合格后办理入库手续。

四、入库：

1、入库前的考验掌握程序：

a质量考验：必须由操持人，生存部及仓库管理员共同验收，凡不合格均不可办理入库手续。
否则,根据情节对干系职员予以惩罚。

b入库手续的考验：所有材物料入库时均必须符合以上规定后方可办理相应入库手续。

2、库存量的管理方法：

仓库合营车间核算出常用物资量佳库存量，担保生产的良性运转，且保障不占用过多流动资金。

a最低库存量:最低库存量到最低限时,由仓库管理员依实际生产情形上报申购操持并填写《采购单》。
（车间生产小组长见到主任具名的作业关照单后开始备货。
平时每套产品至少备有20套库存量，气溶胶至少有200套库存量。
）

b最高库存量：应根据生产及仓库实际情形予以实行。

c所有设备常用配件及必备物资应根据实际生产运行情形以保持最低库存量。

e.介于产品的分外性及行业的分外哀求，紧张原材料入库时配套应有干系的合格证及考验报告。

3、仓库管理员对验收合格的购进物资办理入库手续。

六、结算程序：

1、采购结算程序：凭核准的《采购申请单》、《入库单》、购物发票等凭据财务审核―――公司总经理或分项目经理审批―――出纳办理结款手续。

2、条约供应商结算程序：凭验收入库单，发票，由采购员卖力办理结算，经财务核准―――分项目经理审核―――公司总经理或审批-------交财务入帐按条约约定付款。

3、凡未按此操作程序办理，财务不得付款。

七、条约管理：

1、对常用物资，做好前期条约评审，如需可与供应商签订长期供应条约,采纳月结或季结办法结算物资款项，。

2、所有条约应由公司总经理或分项目经理及供应部主管共同签订,并加盖公司条约章.

3、所有条约均必须加盖条约专用章。
凡未盖公司条约专用章,则视为草签协议，如有问题发生则公司不负任何任务及对协议内容不予认可。

4、所签订条约原件应由供应部门统一编号后,交财务部存档。

三．供应部（采购、仓库）岗位职责：

1、卖力企业所有原材物料、辅料、配件、设备、仪器等的市场调查、采购和购后做事事情。

2、按照《采购管理制度》采购物料。

3、卖力原材料、半成品、成品、工具四大的管理；

4、加强内外部各种原材物料的信息反馈事情；

5、卖力条约评审、采购、做事的归口管理；

6、建立供应商档案，对所有采购物料回厂后,造册登记《物料采购登记表》交供应部备档以便日后查询；

7、提交所采购物资产品合格证，考验报告等干系资料以合营生产/工程部所需。

8、仓库保障入库物资的数量准确，质量合格，按仓储哀求保管在库物资安全；把控物资的最佳库存量，保障生产所需。

9、仓库及时通报物料耗用单据（出库单），做好与财务信息的及时通报。

10、仓库应好定期、不定期的盘存。
月盘存应于每月30号进行。
供应仓储报表（库存明细表、材料出入库汇总表，产成品月明细表）三份，经与财务部核对后，一份自备,一份送财务部，一份送总经理室。
每周末根据库存情形供应周采购操持至供应部。

11、仓库每周根据库存情形供应周采购操持到供应部。

八、干系任务及采购纪律：

1、任务：

a在知足以上规定而没有完成采购任务，任务在采购员。

b因操持的韶光不敷或没有实行以上规定而不能完成采购任务，任务在操持人。

c属采购员超操持采购，则由采购员原价购买。

d属质量问题而不能利用，否则退货处理，否则由采购员原价购买。
如果由操持人指定，而回厂后不能利用，则由操持人原价购买

2、纪律

a、任何人不得私下收取客户回扣，如经创造，予以革职并扣除一个月薪资。

b、任何人不得收受供应商吃请、赌钱及进入娱乐场所，如经创造，予以革职并扣除一个月薪资。

仓库管理制度（暂行）

一、仓库纪律

1、严格按照公司规定的作息韶光高下班，做到不迟到、不早退、不旷工；上班韶光内在各自岗位上尽职尽责，不串岗、不做与事情无关的事情。

2、非仓管员工不得进入仓库，因事情须要的其它职员经请示上级赞许后，在仓管员的陪同下方可进入仓库，任何进入仓库的职员必须遵守仓库管理制度。

3、所有职员不得携带包装物品（如手提包、纸袋等）进入仓库，因事情须要携带，在出仓库时必须接管仓管员或理货员的检讨。

4、任何职员不得在仓库内吸烟。

5、仓管员工不得将水杯、饭盒、零食等东西带入到仓库，更不得在仓库内吃东西。

6、服从上级的事情安排，并按时保质保量完成上级交待的任务。

二、货色保牵制度

1、仓管员严格参照“ISO9000”标准哀求，规范仓库货色管理。

2、仓管员、必须全面节制仓库所有货色的贮存环境、堆层、搬运等把稳事变，以及货品配置（包括礼品等）、性能和一些故障及打消方法。
仓管员对所有入库货色的质量进行严格检讨和掌握。

3、贮存在仓库的货色，按照货色的品牌、型号、规格、颜色平分区归类整理摆放，在货架上作相应的标识，并制作一个《仓库货色摆放平面图》，张贴仓库入口处。

4、同类型的货色，不同批次入库要分开摆放，发放货色时，要按照前辈先出的顺序原则出库。

5、严格遵照货色对仓库的贮存环境哀求（如：温、湿度等）进行贮存保管，定时对货色进行清洁和整理。

6、担保仓库环境卫生、过道畅通，并做好防火、防潮、防盗等安全戒备的事情，并学会利用灭火器等工具，每天放工前必须检讨各种电器电源等安全情形。

7、仓管员按照财务哀求及时地记录好所有货色进出仓库的账目情形，每天做好盘点对数事情，担保账目和实物同等。

8、仓管员不得挪用、转送仓库内的任何物品，其他职员须要到仓库借用货色，必须经由本部门卖力人在借字上批准后才能让其借走。

三、货色进出仓库的规程

1、严格实行仓库的货色进出仓的运作流程，确保仓库区域的货色的贮存安全。

2、仓管员在接到入库关照时，按照入库单与交货职员做好货色清点交卸事情，并在入库单上具名确认。

3、仓管员在接到出库关照时，按照调拨单与提货职员做好货色清点交卸事情，并哀求提货职员在出库单上具名确认。

四、仓库与干系部门的衔接

1、做好定期不定期盘存，做到账实符合。

2、每月30日定期盘存，报送盘存报表至财务。

3、出入库原始单据及时通报，保障财务信息处理及时准确。

财务管理制度（暂行）

一、财务事情管理

（1）司帐年度自本年1月1日起至12月31日止。

（2）司帐凭据、司帐账簿、司帐报表和其他司帐资料必须真实、准确、完全并符合司帐制度的规定。

（3）财务事情职员办理司帐事变，必须填制或取得原始凭据，并根据审核所需原始凭据体例记账凭据。
司帐、出纳员记账,均必须在记账凭据上具名。

（4）公司财务部专人定期对各项财务事情进行财务清查时，账本记录应与实物款项符合。

（6）每月10日前体例财务报表经财务总监审核签认后上报公司。

（7）对公司内外资金运作实施司帐监督，对不真实，不合法的原始凭据，不予受理具名。

（8）对记载不准确不完全的原始凭据予以退回。

（9）如创造账本记录与实物、款项不符时，应查明缘故原由。
并及时书面报告总经理。
财务部无权自行处理。

二、司帐档案管理：

（1）司帐凭据、账本、报表、文件及其他主要文档均应归档保存。

（2）凭据应按月、按编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年份、起止韶光、号数、单据张数、由司帐及干系职员具名盖章（包括制单,审核,记账主管）后归档保存。

（3）所有财务报表分月、季、年报，按时归档，并分类填制目录。

（4）非财务职员不得随便查阅、拷贝、摘录司帐档案及财务软件、系统或携带外出，如因分外情形须要，均须由总经理批准。

三、司帐电算化的管理:

（1）财务电脑由财务职员操作利用,担保系统的正常运行管理，明确权责关系。

（2）建立严格的审核制度，对输入前的司帐传票和输入后登账前的司帐数据进行严格的审核。

（3）建立司帐软件和司帐数据的安全保密制度，制订戒备打算机病毒的方法。

（4）加强司帐数据的管理，建立司帐数据备份及规复制度。

（5）加强对电脑设备的管理，并指定专人卖力。

四、财务盘点的管理:

（1）月盘点:财务部在每月30日盘点质料/半成品/成品,其它资产盘点后将真实数据填写盘点表报公司。

（2）盘点分为定期与不定期盘存两种。
公司领导认为必要时可随时进行不定期抽查盘点。

五、内部审计稽查管理:

（1）由总经理直接安排审计事情。

（2）设兼职内部审计机构和职员，卖力对公司各部门的审计稽查事情。

（3）公司每年进行一次年度例行审计。

（4）必要时经公司批准，可随时对所属企业进行专项审计稽查。

A公司的采购、发卖、本钱核算、现金管理及财务操作情形;

B公司的实物、凭据、账册、有关文件和资料的完全性、真实性及司帐报表；

C公司所提出的财务进出操持、投资和经费的预算，信贷操持;

D经济条约的真实性和实行情形,以及经济效益;

E公司基建工程项目的预算/实行、本钱的真实性和经济效益;

F公司的资金、财产的完全安全情形;

G固定资产报废的合理性;

六、财务职员离、上任交卸的管理：

（1）调动事情或者离职，必须与接管职员办清交卸手续后，由公司财务部指派专人监交,必要时总经理可直接委派专人监交。

（2）财务职员因事情调动或因其他缘故原由离职的，必须在离职以前与接替人员办理好司帐交卸手续。
否则，不得离职。

（3）财务职员离职必须提前一个月向行政人事部递交申请离职报告，并在规定的期限内办理司帐移比武续，接替人员接管移交事情，办理未了事变。
否则，视作自动离职处理。

（4）财务职员办理移比武续前，须办理应了事变，书面报告未了事变，体例移交清册，并在司帐账簿的末了一笔余额后划线加盖印章。

（5）移、接交职员须按移交清册，逐项移交，核对总账，做到账证、账表、账实同等，不一致的由移交人卖力，书面解释缘故原由。

（6）交卸完毕，交卸双方和监交者要在移交清册上署名，并注明清书页数、各自职务、移交卸日期，移交清册一式三份，交卸双方各执一份，一份留公司财务部存档。

（7）凡移交时存在未了事变或遗留问题的，在问题未办理清楚或办理之前移交者不得离任。

（8）在以上事变未办理之前，行政人事部门不予办理调、离手续。

（9）司帐手续移交后，接替人应连续利用移交的账簿，不得另立新账，以保持司帐核算的连续性。
若司帐业务有违反《司帐法》，财经纪律等问题，属移交前事变应由原移交人卖力。
移交人须向接管人详细先容财务环节的全部事情，重大财务进出，司帐、出纳、仓管情形。

（10）离职职员必须遵守职业道德，严守原单位的商业秘密，包括公司的经营决策和重大举措，否则，答允担相应的任务，严重的承担法律任务。

七、财务职员违规惩罚办法：

（1）凡涌现下列情形的财务职员，予以严重警告并根据《管理条例》予以惩罚。

A超出规定范围、限额利用现金，或超出公司规定的资金留存现金者；

B给不符合财务操作秩序或规定的凭据予以签认或支付款项者；

C未经核准、审批、签认，擅自支付、挪用、借与他人现金者；

D保留账外款项或将分项目款项以财务职员个人名义储蓄办法存入银行者；

E在实行公司各项财务管理监督检讨等过程中涌现严重疏漏,徇私等情形者;

（2）违反本规定条款认定的环境之一者，财务职员应予以辞退并据情节轻重予以扣罚薪资1-3倍，情节严重者深究刑事任务。

A严重违反公司财务制度，并造成财务事情严重混乱者；

B假造、变造、谎报、毁灭、隐匿司帐凭据，司帐账务等者；

C利用职务便利，造孽霸占或虚报冒领，骗取公司利益的；

D弄虚作假、营私舞弊、造孽谋私、透露公司财务秘密，擅自外挪公司财务软件及贪污挪用公司款项者；

E事情范围内发生严重失落误或因玩忽职守，致使公司利益遭受丢失者；

F有其他严重渎职行为者。

八、货币/资金/支票/资产的管理规定：

（1）司帐和出纳职责分工制度:

在财务部专门设置专职出纳员，卖力办理货币资金（现金、银行存款）的收付业务。
司帐不得兼任出纳。
出纳不得兼任其它财务事情，除登记现金、银行日记账外，不得保管凭据和其它账目。

（2）掌握现金的利用范围:

按照国家现金管理规定，库存现金只能用于人为性支出，个人劳保支出，差旅费，零散开支、备用金及银行结算金额出发点以下的小额款项，现金库内只许可留现金在5000元以下，所有现金必须于逐日放工前全部交银行账户。
其它分外情形利用现金需经总经理批准。

（3）付款审批和支票的签发:

①付款必须填写相应的支付凭单，经财务主管、司帐、出纳三方签审。
所有付款应实施一支笔审批,必须经总经理具名后方能支付，如总经理外出不能及时签审，应电话请示或经总经理授权职员代签审后方能支付。
财务章和支票图章，必须分别掌管，不得由一人包办。
不准开出“空头票”和“空缺支票”，开出支票要进行登记。

②公司支票由出纳员卖力保管及利用;所有支票的利用必需由公司指定利用.

③作废的支票，须盖"作废"印记，粘贴于该同一号码的存根上.

④每次利用后，出纳员应即查对当日签发的支票存根，并将金额总数记在存根末了一张背面，核对与银行存款科目签发总数是否符合，同时查点尚未利用的空缺张数是否符合。

（4）现金库存限额和银行结算管理:

按日常3-5天开支的现金须要量核定现金库存限额，不得超过，不得以白条抵库。
企业单位间的经济往来，应通过银行进行转账结算；不准出借银行账户和套取现金。

（5）现金、银行存款日记账和结账:

现金日记账按币种设置，银行存款日记账要按账号分别设置，逐日要结出余额。
库存现金的账面余额要和实际库存现金逐日核对符合，银行存款账面余额要由司帐每月与银行对账单核对，调节符合。

（6）公司报表管理规定:

每月10日前财务主管卖力向总经理办报送干系财务报表，包括《资产负债表》、《损益表》、《现金流量表》、《往来明细表》、《用度明细表》、《材料、成品库存表》、《固定资产明细表》、《办公用品耗用表》等，各生产部门、各施工工地卖力人卖力报送《生产进度表》或《安装进度表》等。

九、固定资产的管理:

公司所有机器设备/房产/汽车/电器仪表/工具等属公司的固定资产均必须做好登记管理事情,未经总经理审核具名批准，不得出租外借或做报废处理.

十．财务部操作程序及实行标准:

1、财务借支手续：

（1）借款:财务部领取《借款单》填写好该凭据→本部门主管赞许签认→总经理审批→司帐审核→出纳审核借支。

（2）借款出差职员必须于返回后二天内到财务办理报销手续，（如遇分外情形延期报销者，必须经由总经理或财务总监批准具名）如两天内未结清欠款或未办理报销手续者，财务有权从其当月薪资中扣除。

（3）凡已有财务借支者必须结清遗留借款后,才能再次办理借支,否则,财务谢绝付款。

（4）禁止私人借款，如因分外缘故原由确需私人借款时必须报总经理批准签认后方可依本条第一款予以办理财务借支手续.

（5）禁止外单位借款.

（6）如因公司往来业务发生借资,必须由总经理批准并写出书面包管签认.

2、报销手续的规定：

（1）员工报销手续:持有效单据于事务结束二日内到财务司帐处填写<报销凭据>，由部门主管具名确认→财务职员（包括财务卖力人、主管司帐）核准具名→总经理审批→出纳员核准后具名报销。
上述干系财务职员因分外缘故原由未能具名，由财务卖力人根据实际情形决定是否支付。

工程项目管理

1、 首先项目备案，工程部出具工程概预算。

2、 中标签条约，条约原件及预算分项明细交财务一份.

3、 职员进场，物资申购。
（项目经理依工程时度报采购操持）

4、 现场施工，项目经理全面卖力工程质量、安全、进度等。

5、 财务对工程用度事中监控、核算。

6、 进度工程量及时向甲方报批，工程款项催收。

7、 项目决算，终极盈亏剖析。

8、 制作工程古迹。