90％的员工写email都邑犯的缺点？资深职人提纲挈领

新手员工就不消说，那是公司培训不到位；然而许多事情十多年的职场老手，也从未意识到自己对付email的“精确认知”险些为零。

多数员工可能会认为，写一封email根本没什么了不起，不便是把要说的事情打完字、再通过网络发送出去就完事了？

但是本人担当主管多年，看过太多员工在这个根本事情上屡犯缺点；更麻烦的是，无法精确的“意识”到、或是“定义”所犯下的缺点。

很少有员工会以一种严谨的态度来核阅这个基本事情技能，把「马步」蹲好。

到头来每个新手都自由发挥、各自理解，韶光久了，便养成了难以拔除的坏习气而不自知。

大概每每便是看似“太过大略”的事情，反而没有人加以重视。

好比一碗大略的蛋炒饭，可能人人都会做，但是要像「鼎泰丰」那样炒到又专业又好吃，反而更是种磨练！

越是大略的菜，越能看出一个厨师的真功夫。

因此我一贯在思考，要怎么样有系统、又大略明了的教诲我的员工，如何精确的利用email，以及要怎么样「善用」，而不是「滥用」email。

首先，我常常教诲我的员工，不要把email当成“微信”利用。

尤其很多年轻员工有这样的毛病。
一些无关痛痒的事情，或者是片段化的想法，却用email的办法来沟通。

这样的行为习气有一个很危险的后果。

这些小朋友没故意识到，微信的沟通紧张是「个人对个人」之间的，而一封邮件每每涉及人不止你自己和对方，常日还还会「副本」给很多干系的职员。

他们没故意识到：他们在用邮件发话时，实在就和在一个小型会议上发言并无二致。

这个就牵扯到一个主要不雅观念：揭橥一封邮件时，你到底要同时「副本」给哪些人？这就好比你要发起会议，要约请哪些人来参加？

而在真正的会议上时，第一，你不会这么「多嘴」；第二，即便你要发言，你也会慎重组织自己的思路与內容；第三，最主要的是你要看看在场的有谁？哪些话该讲，哪些话不该讲。

很多年轻员工发邮件时，彷佛完备忽略那些「副本」的人存在，常常“失落言”而不自觉。

最常见的一个严重缺点，便是「回答」别人的邮件时，完备不去留神对方邮件发来时，「副本」里面都有哪些人？

不但发文前不加以润色自己的邮件内容，还直接「全部回答」！
有时好去世不去世一些「高层」也在邮件群里时，一旦你说错话，就等着连同主管一起被修理了！

邮件可都是「白纸黑字」，会留下证据痛处的。
这是第一个滥用email的例子。

第二，很多老员工事情了多年，却依然拿捏不好email所代表的一种「正式性」。

所谓的「正式性」，便是当你在写一封email的时候，要意识到你所发出去的这个白纸黑字的文件，不单只代表你个人，更是代表了你们公司、或者是你的部门。

很多员工对付这种「正式性」缺少精确认知，常常写一些错别字（\公众typo\"大众）、或者是关键用词上有缺点，或逻辑不通，只有自己看得懂。

此外，email的沟通有其先天的单向性，一但发出的邮件，无法“及时”得到对方反馈，比起微信或打电话，反馈速率更慢。

因此，一但你發出的內容若有任何缺点，你便只能被动的接管对方的考验，改动本钱更大。

这样不仅会影响到事情的结果，对方单位也会对自家公司的专业度留下负面印象，不单只是个人形象受损！

例如，前两天我助理的一封邮件，里面有个产品品名写错了。

我看到他的副本，见告他这个彷佛有误，而他却彷佛一副\"大众无关紧要\公众的态度！

结果过不久对方就回答「查无此货号」，末了还是我发邮件去和对方道歉（对方是客户）。

或许有些年轻员工会以为我小题大做，但一个职场人的专业形象，便是在这种点点滴滴的细节中形成，就看你自己是否重视了。

末了，你该当懂得如何“善用”email的正式性，做为正式沟通上的一种\"大众武器\"大众。

这该当也是最主要的一点。
前面所铺垫的两个基本功，便是为了将email成为一个有力的武器，守卫你的利益！

很多老员工有个严重的盲点，便是真正主要的事情，反而不用email沟通！

正式性、政策性的公对公函件，正是该当用email的形式，清楚传达给对方。

由于这些主要规定，可能正是会在未来影响到双方商业利益的关键，用一个具有正式效力的沟通工具来进行沟通，才是更为恰当的。

双方未来若产生争议时，白纸黑字的电子邮件，是可以拿来作为打官司的凭据依据的！

例如，前天我另一个助理在材料的大货“允收数”上，与客人有争议。

就我理解，这种允收数的问题，该当是在交易初期、订单下过去之前，双方就要先明确达成共识；而这个客户已经交易非常久了，怎么会还有争议呢？

而当我见告他，这种争议该当要用“正式邮件”和对方沟通才恰当，他居然还想说要“用电话讲”比较清楚？

这又是一个事情上的认知偏差！

不但沟通「机遇点」的失落误，还有沟通「形式」选择上的不恰当。

首先，「电话沟通」无法留下任何证据（除非你录音？）；再者，目前产生的争议，本就不应该、也不须要由你们「个人」口头上来協商。

由于先前的轻忽，现在争议已产生，更是该当回到邮件的正式形式，公对公来处理，将双方的态度解释白。

除非你有把握可以直接在电话里让对方接管，事后再补个邮件作为凭据。

但这样的情形，实在根本不须要摧残浪费蹂躏唇舌，该当用简洁明了的笔墨解释公司态度，再由对方回答即可。

你想想，如果是两句话就能解释白的事，那还会存在争议吗？

以上便是我多年带团队，员工写email常犯的缺点，在此与各位分享！