干货！企业集团电子文件的归档范围和办法

①各业务系统形成的电子文件。
这类电子文件最好识别，比如条约系统、项目系统、收发体裁系等，可以通过归档接口实现业务系统中形成的电子文件在处理完毕实时归档。

②重大活动或会议中形成的各种多媒体电子文件、图片和数码照片。
包括重大活动和会议形成的录音、录像、数码照片、PPT、Word 文稿、播放的视频；画报、宣扬册等用打算机排版定稿后的电子版；收到的礼品以及得到证书等实物档案的数码照片。

③企业官网或微信小程序、微信公众年夜众号上对外展示的内容全文。

④各种有保存代价的电子邮件。
包括对外收发的公务电子邮件，企业内部系统中形成的电子邮件。

⑤未通过上述业务系统或办法产生的主要电子文档。
比如通过企业内部互换工具网上传输的事情申报请示、业务审批单等电子文档，各种数据统计表格等。

企业集团经营活动种类繁多，不同事变产生的电子文件有异，归档范围必须在最小细分项中按一定顺序列出电子文件名称。

目前干系国家标准和行业标准中，对电子文件归档范围的规定较为宽泛，比如 《电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 18894—2016》：“反响单位职能活动、具有查考和保存代价的各门类电子文件及其元数据应网络、归档。
”；《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（10号令）：“企业对付无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限……”《企业档案管理规定 （修订版搜聚见地稿）》第五十二条指出，“办公自动化系统、产品或业务系统、司帐核算系统、电子邮件系统、门户网站等系统及零散形成、吸收的，属于归档范围的电子文件，均应该以适当的办法进行网络、归档”。

以上对电子文件归档范围的描述，是框架式的，对归档办法的描述利用了“适当”一词，给各个企业很大的发挥空间，详细到不同企业的操作层面，须要细化到项目级和文件级才有现实可操作性。

以某企业集团的采购事变为例，采购事变下分办公物资采购和做事类采购，做事类采购分为申请、招采、条约三个子类，申请类包括做事类采购申请表及其附件，招采子类因招采办法的不同电子文件又有不同，公开招标的电子文件有：招标公告、招标文件、投标文件、评标文件、中选机构会签表、中选关照书，而择优询价的电子文件有：询价函及附件、报价干系资料、采购情形汇总报告、中选机构会签表。

对付企业内部事情职员来说，电子文件的归档范围必须细化到文件级，业务部门才能对照电子文件归档范围，对详细的电子文件进行归档处理和确定保管期限。
这须要企业综合档案管理职员，对企业各部门进行拜访调研，深入互换沟通，节制本企业产生的电子文件情形，“对须要归档事变体例分类方案，分到最小细分项，即在最小细分项中归档电子文件基本同等。
”

一样平常来说，常用的电子文件归档办法有在线归档和离线归档两种办法，另有信息化程度较高的企业集团实现了云环境归档。

“在线归档和移交是指通过网络直接将须要归档或移交的电子文件、电子档案及干系数据传输到后端档案部门指定的做事器中，” 而离线归档，便是把将要归档的电子文件先输出到存储介质上，或者先从业务系统把要归档的数据导出来存到某种存储介质上，再由该存储介质传输到档案管理系统。

从两种办法的描述来看，离线归档须要两次传输转换，是从A到B，再从B到C的过程，在线归档直接是从A到B的过程，少了中间环节，更高效便捷，是目前最受欢迎的办法，但是此种办法依赖企业的业务系统，须要业务系统与档案系统实现对接。

总之，电子文件的归档管理是根本，是供应利用的条件。
而由于企业集团的业务繁芜性、各下属公司的发展不屈衡性，产生的电子文件种类繁多，数据非构造化，导致这个问题比较繁芜，企业集团的电子文件归档是无法用“与对应纸质档案归档范围同等”、“电子文件归档便是把线下的办法挪到线上”简大略单两句话就能轻易办理的。

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