手把手教你写一封简洁高效的电子邮件外企工作必备

与书信比较，电子邮件（Email）更加简短，由于它是针对详细问题的回答，在极短的韶光内写就，因而，电子邮件的写作可以许可利用非书面语、省略语，乃至有时可以省略存问用语。

Email组成部分

电子邮件包含以下内容：

▷ 标题Subject line：标题栏写明该邮件所谈论的紧张事变。

▷ 呼唤语Salutation：可有可无。
你可以用一个大略的“Hi”开头，也可以直呼对方的名字，比如“Clare”，还有人干脆就不加称谓，直入主题。

▷ 写邮件的情由Reason for writing

▷ 要点Main point

▷ 结尾Closing：邮件结尾多种多样，比如“Best”或者“thanks”都可以用来结尾，结尾部分也是可有可无的。

电子邮件Tips

1

标题要详细

用简短一句话陈述清楚详细事变，比如“Meeting at 10am about pay rise”（10点见切磋涨薪事宜），而不是大略的一个\"大众Urgent\"大众（紧急）。

即便是回答他人的邮件，最好也能写清邮件主题，而不是直接在标题栏写 Re:或者R:R。
为了避免他人将邮件误认为垃圾邮件（spam），避免利用“hi”“hello”这样概括性的标题。

2

内容要简短

一封邮件，最好只写一件事。
如果有须要的话，你可以为不同的事变发多封邮件，同时为每封邮件写清不同的标题，这可以帮助对方理解邮件的内容。

你不须要在邮件内引用此前邮件的所有内容，你可以利用尖角括号来选择性地引用部分内容，<< 引文 >>。

3

措辞简明直接

在邮件中，措辞只管即便刀切斧砍。
以下是利用简明英语的要点：

多用主动语态，少用被动语态

利用短句，避免长句

不要利用针言（idiom）

如果收件人和你并不是一个领域的人，则只管即便避免利用技能用语和行业术语（ technical or jargon words）

4

明确奉告收件人要做的事情

在邮件中为收件人指明要做的事情，例如，如果你须要收件人搜集某些信息，可以写：

➤Please can you find me the sales figures for 2015?

你是否可以为我找一下2015年的发卖额？

而避免写成模糊不清的：

➤I'm going to need the sales figures for 2015.

我想我须要2015年的发卖额。

5

推敲邮件内容

邮件要言之有物，同时保持礼貌的态度、中立的语气。

牢记收件人随时可以将邮件转发给他人（could forward your email to other people），以是要确保邮件内容可以为他人知悉，以是不要在邮件内八卦，评论，邮件内容也不能包括保密性内容。

6

发送之前检讨一遍

发送之前，利用拼写检讨软件，避免涌现拼写缺点，自己大声读一遍，确保没有语法和标点符号利用缺点。

邮件范例

呼唤语

邮件的开头办法多种多样，常日你可以复制发件人的呼唤语，但如果你是邮件发起者的话，以下这些呼唤语都可以做参考。

▌朋友或者同事

Hi是非正式的词，可以对朋友或者同事利用。
当然，如果你和收件人比较熟，也可以用Hello或者“Hello+姓名”来打呼唤。

▌非熟人

如果你知道收件人的名字的话，利用\公众Dear Mr/MsJones\"大众 ，和在信件中一样，利用Ms而不用Miss和Mrs。

▌正式邮件

如果你不知道收件人的名字，直接用\公众Dear Sir\"大众, \"大众Dear Madam\"大众 或者\公众Dear Sir / Madam\公众来开头。

▌群发邮件

如果你要给一群人群发邮件的话，你可以利用集体名词来进行称谓，如：

\公众Dear customers\"大众 致顾客

\"大众Dear partners\"大众 致互助方

如果你是给同公司的一群人群发邮件的话，你可以用：

\公众Dear All\公众 大家好

\公众Dear colleagues\"大众 同事们好

\"大众Hello everyone\"大众 大家好

如果你是给公司的上司们发邮件，可以用：

\"大众Dear Managers\公众 经理好

\"大众Dear Directors\公众 领导好

\"大众Dear Board members\"大众 各位董事

▌不用呼唤语

常日在公司，你可能只是给同事发个快速的信息，就像打电话一样，在这种情形下，你不须要进行寒暄，直接开始说事情就可以了。

正文

正文第一句话要见告收件人邮件的紧张内容。
以下为常用的表达：

▌回答之前的邮件

➤Thanks for the information.

感激你供应的信息。

➤Thanks for your phone call.

感激你的电话。

➤Thanks for getting me the figures.

感谢你为我网络了数据。

▌先容事变进展

➤Just a quick note to tell you…

一封快信，跟你说一下……

➤Just a quick note to let you know…

大略跟你说一下……

➤Just to update you on…

奉告你一下最新进展

▌奉告有附件

➤Take a look at the attached file.

请查看一下邮件附件。

➤Have a quick look at the file I've attached about…

请看一下我邮件的附件内容，这是关于……

➤Thought you might find the attached interesting.

你大概会对附件内容感兴趣。

▌改变原定操持

➤Sorry, but I can't make the meeting tomorrow.

不好意思，但是我来日诰日可能不能开会了。

➤Sorry, but I won't be able to meet you next week.

不好意思，但我下周不能和你会面了。

➤Sorry, but something has come up and I can't meet you for lunch.

不好意思，但临时有点事，我不能在午饭时和你见面了。

正文的第一句话最好只包含一个主题。
比如你大概是想寻求帮助、分享信息或者提出问题，这种情形下，你的第一句该当如下表述：

➤\公众Have you got a few minutes to help me with…?\"大众

不知你是否有韶光帮助我……

➤\"大众Just wanted to let you know…\"大众

只想让你知道……

➤\"大众Regarding X, can you tell me if…?\"大众

关于某事，你是否能够见告我……

如果你有多个事变想要解释，那么一个事变对应一个自然段。
就算一个自然段只有一行，也没有关系。
段与段之间的空行可以帮助收件人理解你有不止一项事变须要解释。

结尾

信尾客套话常日也很简明。
常常只须一个词，如：Thanks，Best，Cheers，不须要用一样平常信函中的Sincerely yours或Best regards。

署名的时候，不要把Mr., Ms., Mrs.之类头衔一起签。
署名也看信件的语气，给朋友或熟人，签一个Bill就可以。
给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates。

范例

Hi John

你好，John

Just wanted to let you know we got the project! They're signing tomorrow, so we should be starting the planning next week.

想奉告你我们拿到那个项目了，来日诰日将签约，下周我们要开始操持。

Regarding your presentation to them last year, do you still have the Powerpoint files?

关于你去年给他们做的展示，你是否还留存着ppt文件呢？

Thanks

感激

Tom

（编辑：左卓 赵璠<演习>）

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