OA（数字化办公系统）是若何运作的会议治理+访客治理功能拆解！

这是OA系统功能拆解系列的第五篇，总计须要拆解7大功能：

办公用品管理：对办公用品的采购、入库、领用、归还等环节进行全面管控固定资产盘点：实现对固定资产的登记、盘点、折旧打算等功能车辆管理：包括车辆的基本信息登记、维修申请、用车申请、保养申请、保险申请等法务管理：处理企业的条约审批、法律事务咨询、轇轕处理等事情会议管理：卖力会议的安排、关照、记录等事情访客管理：对访客的预约、登记、接待等进行管理应收搪塞：管理企业与客户、供应商之间的账款往来，包括发票管理、收款申请、付款申请等

之前的四篇内容我们详细拆解了【办公用品管理】和【固定资产盘点】、【车辆管理】、【法务管理】功能，详见：

这篇我们拆解【会议管理】和【访客管理】这两个功能模块、业务流程和逻辑，这两块儿都是比较小的业务模块，以是放在一起说。

注：下方所用示例工具>>简道云行政OA管理系统（可自定义修正）

会议管理，顾名思义，便是对企业或组织内部各种会议的组织、安排、折衷和掌握的过程。
它涵盖了从会议的方案——预备——关照——园地安排——资料准备，到会议期间的进程掌握——记录，以及会议结束后的跟进和评估等一系列事情。

而访客管理，则是对进入企业或组织场所的访客进行登记、审核、勾引和监督的管理流程。
包括：

访客的预约身份信息登记访问目的确认接待安排以及在访问期间的活动范围限定和离开时的注销登记等

01 业务流程和架构

会议管理的业务流程图如下：

而访客管理的紧张业务模块就两部分：

02 功能点详解1. 会议管理系统的紧张功能

会议管理系统常日具有以下功能：

1）会议安排与预订

可以根据会议室的可用性、参会职员的日程安排，快速预订得当的会议韶光和园地。

且会议预约之后，系统会通过智能助手自动同步预约记录和会议室占用情形，防止会议室预约撞档：

2）参会职员管理

方便添加、删除参会职员，并能自动发送会议关照和提醒，包括邮件、短信等办法。

3）会议议程管理

能够创建、编辑和发布会议议程，让参会职员提前理解会议内容和流程。

4）会议资料共享

这实在算是一个协作类的功能，可以上传、下载和在线查看与会议干系的文档、演示文稿等资料。

5）会议记录与纪要

供应记录会议内容的功能，方便天生会议纪要，并能跟踪纪要中决策的实行情形。
（这个功能很主要！
）

并且最好是将”待办事项“和”会议纪要“关联起来，这样就可以实现：只要天生会议纪要就会自动天生干系与会职员的待办事项，有助于及时监督代办的完成。

6）统计与剖析

末了便是任何一个数字化系统都该当具备的能力：数据的剖析与统计，以会议管理为例，对会议的数量、时长、参与度等数据进行统计和剖析，为优化会议管理供应依据。

2. 访客管理系统的紧张功能

对付访客管理系统来说，常日有以下功能基本上就够用了：

1）访客预约和登记管理

访客可以提前在线填写预约信息，包括个人信息、访问韶光、访问目的、受访职员等，现场快速登记访客信息，包括姓名、联系办法、携带物品等。

把稳：这里必须要做到内部外部访客都可以访问这个预约表单，即开放外部职员填写表单的权限

最好是做成一个带流程的信息网络表，这样可以根据我们企业的需求进行审批，比如预约拜访参不雅观是须要干系领导审核的，而临时的访客进入则只须要安保审核即可。

2）身份验证

支持多种身份验证办法，如身份证扫描、人脸识别等，确保访客身份的真实性。
（这个也是根据须要设计，并不是所有的访客登记都须要这么严格）

3）关照与提醒

自动向受访职员发送访客预约关照，向访客发送确认和提醒信息。

4）发放访客凭据

有须要的话，可以设置模板自动天生并打印访客证、二维码或发放电子凭据，方便识别和管理。

5）实时监控与数据统计

实时节制访客的在访状态和行踪， 对访客数据进行统计剖析，天生各种报表，如访客流量、访问频率等。

也可以与企业自身的门禁系统继续，实现与企业或机构的门禁系统无缝对接，自动掌握访客的通畅权限。

总的来说，会议管理和访客管理虽然看着是很不起眼的一个模块，但他们在企业或组织的日常运营里还是很主要的！

一个好的会议管理能让各种会议安排得明明白白，不摧残浪费蹂躏大家的韶光和精力，让大家沟通起来顺顺溜溜，做决策也能又快又准。

而出色的访客管理既能把安全这道 关把得牢牢的，又能让访客觉得方便又舒畅，让企业的形象蹭蹭涨。

如今是个啥都讲数字化、信息化的时期，好好用上这些当代化的管理工具和技能，把会议管理和访客管理做得越来越好。
这样一来，企业或组织就能在竞争里也能更有上风！

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