若何做一份专业的采购询价函？采购新手必看！

采购询价函是采购询价的常用办法，而撰写询价函更是一个技能活！

如何通过询价函向供应商明确自己的详细需求、得到想要的供应商信息；如何在询价这一步表示出企业采购的专业度等等，都是采购须要思考的问题。

我们梳理了一些采购询价函的拟写思路，期望从最大略的环节开始帮助采购小白提高事情效率。

01

明确采购询价函目的

询价（request for quotation）简称RfQ，是企业采购的一个常规流程，是企业向供应商或潜在厂商提出操持采购特定产品或做事，请对方报价的互动过程。
询价单除了在外贸中常用，在制造企业、企业招投标文件里也常常涌现，询价用的文件我们称为询价单/询价函。

询价函的目的每每不是为了得到一个数字，而最好是得到企业想得到的报价内容。

因此，询价函常日还会包括产品的规格，让供应商知道须要采购产品的规格，依此规格与数量进行报价。
在询价逻辑上，产品规格越详细，报价的结果越准确。

询价单对应会有报价单，后续常日选择了哪家供应商，则报价单也会相应成为条约的一部分，成为有法律约束力的文件，因此针对报价信息的完全，询价函的完全度不容小觑。

02

采购询价函常日包含的内容

采购询价函越完全，能够获取到的信息也就越充分，特殊是在面对新对接的供应商，询价函也是理解供应商实力的一个切入口。

我们认为一个完全的询价文件至少该当包括以下信息：

1.询价项目的“产品/零件/品名”与“物料型号”

“产品/零件/品名”与“物料型号”在每一家供应商内部中每每都有其独特的代表性，特殊是物料型号中一个数字的不同可能便是版本的不同，须要在询价时仔细核对，与供应商对齐信息。

2.询价项目的“需求数量”

常日供应商在报价时都须要知道买方的需求量，这是由于采购量会直接影响到报价的打算。
比如“年需求量”、“季需求量”乃至“月需求量”、“单次订购数量”等等。
采购量也是让供应商剖析其自身产能是否能知足采购需求的一个指标。

3.询价项目的“产品规格书”

规格书是一个描述采购产品品质的工具，在生产制造领域应包括最“新版本”的技能工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的统统信息。
如为国际采购，以双语(Bilingual)形式呈现以便于沟通。

4.询价项目的“品质”哀求

表达询价项目品质规范哀求的办法有许多种，常日可以利用以下几种办法呈现。
采购职员很难单独利用一种办法便能完全表达对产品或做事的品质哀求，该当依照产品或做事的不同特性，综合利用多种标签来进行。

包括但不限于：产品品牌或同级品、商业标准、材料与制造方法规格、性能或功能规格、工程图面、市场等级、样品、事情解释书等等，总之在韶光许可的条件下，报价拆分越细越好。

5.询价项目的“报价根本”哀求

“报价根本”常日包括报价的“币值”与“贸易条件”。
海内买卖比较纯挚，常日都以公民币交易，贸易条件不因此“出厂价”便是以“到厂价（运费是否内含则另议）”来打算。
国际贸易则视汇率的稳定与否做有弹性的报价方法。

6.企业采购的“付款条件”与“付款韶光

付款条件是影响供应商报价的成分之一，常日有“阶段性付款”的办法，供应商也会在报价时提出其不同的哀求，末了的付款条件则需买卖双方经协议后所订定。

对付付款条件须要明确注明其时间打算的“付款起算日”，比如在国际贸易中常日海内供应商一样平常因此出货日(Shipping Date)、发票日(Invoice Date)或装船日(On Board Date)来起算付款到期的韶光。
这时如果国外买主的认定为抵达日(Arrival Date) 甚或到厂日 (Receiving Date) 为起算日，中间就有可能相差一个月的韶光。

7.询价项目的“交期”哀求

交期的哀求包括买方对采购产品须要的韶光，以及卖方须要多少韶光来准备样品、第一批小量生产，及正常韶光下单生产所须要的韶光。

8.询价项目的“包装”哀求

包装办法在供应商估算价格时霸占很大的一个比重，除了形状分外或体积弘大的客户订制品外，供应商对付包装都有其利用的标准纸盒、纸箱以及栈板等包装材料。
如果没有其余提出分外的包装哀求，供应商都会以其标准的包装办法来进行估价。

有时也不会在报价单上详细注明其标准的包装办法，此时采购如果不去察觉，日后再追加包装哀求，不仅韶光被拖延，对付比价的作业也会造成不利的影响。

此外，供应商在理解买方的包装哀求后，也可供应建议是否能考虑采取标准包装，或以拼货拼柜的办法来降落出货本钱。

9.“运送地点”与“交货办法”

海内买卖的交货办法常以铁路、公路为主，国际采购中的运送地点与交货办法更繁芜，这些决定了运费价格的打算与报价。

10.询价项目的"售后做事"与"担保期限"哀求

在采购一些大型专业设备时，供应商一样平常都会供应基本的售后做事与担保期限。
如果此时有分外的哀求，例如哀求延长担保期限，或改变售后做事的内容等等，因其牵扯到采购“总持有本钱(Total Cost of Ownership, TCO)”。

11.供应商的“报价到期日”

为了方便采购比价，报价的到期日该当让供应商有所理解，对付较繁芜的产品，该当给予供应商足够的韶光来进行估价。

12.“保密协议”的签署文件

在一些新产品开拓的询价上，由于牵扯到业务机密，为了不让竞争对手知道，企业会进一步让供应商签署一份“保密协议(Non Disclosure Agreement, NDA)”的文件，哀求供应商在一规范的年限内不能将新产品操持的名称、采购数量预测、询价的技能哀求、规格等等信息向外界透露。

13.采购询价对接办法与报价解释

与供应商保持联系，特殊是采购的项目繁芜且具技能性时，及时办理技能核对等报价干系的问题。

报价解释是指须要确定报价是否为综合价格，是否包含设备购买费、运输费、培训费、职员驻场做事费、职员差旅费、电话、各种税费（含报关税）、远程上门做事费、售后做事费、安装调试费，以及增值税专用发票等综合用度，特殊是要确定报价是否须要支付报价外的其他任何用度。

03

采购询价函的隐性风险

询价函里除了操持采购的产品名称外，一样平常还会包括其他的信息，比如付款条件、产品规格、品质等级等。

但采购询价的实质还是在获取有利于采购企业的报价，因此，我们还须要把稳个中的一些风险：

PART.01

虚报采购量

在询价时企业采购常日都有一个通病，那便是怕量少而无法得到好价格，便把需求量或采购量虚报高量。

虽然采购能够拿到量产的价格，如果在真正推进采购会谈，无法达到报价的预期数量时，供应商每每会再次提高价格，或在其他方面减少对客户的做事，或停滞供应，会涌现反复在询价会谈价格阶段花费韶光。

因此，与供应商沟通需求量，采购不妨也可拿出市场预测来说服供应商正常报价，才能顺利达成互助、持续供货的目的。

PART.02

掌握询价供应商数量，在精不在多

询价时让不同的供应商报价，末了选择最适宜的厂商交易，是很正常的。
但询价过多也会涌现新的问题，比如供应商也会知道其他的供应商的报价，乃至相熟的供应商之间涌现串通抬价的可能。

与其在比价环节花费韶光，不如先在筛选供应商上分配更多的韶光，筛选出目标供应商，再细致询价。

采购询价函有时是采购新人的入门任务，看似大略的问价，实在深入研究后也会涌现很多我们须要持续学习的地方

采购询价事情虽小，但是在部分行业与领域专业性哀求依然很强。
一问一答之间，都是采购代价的表示。

领取本更多资料的Word、PDF版完全内容方法：

1.本资源编号：8940。

2.关注+评论+转发，然后私信“资料