电子采购流程是若何运作的？

1、用户须要产品或做事采购流程从创造或预测用户的物质需求或做事需求开始。
他们利用电子文档，如请购单、常规的重新订购系统，或通过预测和客户订单来确定需求。

有时，在新产品开拓过程中确定的材料需求也会促进采购需求。
2、采购审批（和供应商评估）根据采购的规模和性子，这个阶段可能会有不同的步骤。
如果这次采购是新的采购，那么会对供应商进行评估，确定哪个供应商是公司的最佳选择。
如果之前已经购买过该产品或做事，那么供应商可能已经确定。
不过，部门主管和其他个人可能须要在向供应商发送采购订单之前批准这次采购。
对付小型采购，例如办公用品，电子采购系统常日许可带有小要求的请购单，无需从公司的另一个人那里得到审批就能采购某产品。
如果金额超过用户天生采购订单的权限，在请购单成为采购订单之前，请购单会自动经由必要的审批流程。
如果请购单申请没有现有供应商的较高金额的产品，那么采购部门可以从潜在供应商那里得到报价或投标。
采购将报价要求（RFQ）)或建议要求（RFP）发送给供应商，并约请他们为采购条约提交投标。
对付较大的采购，可能须要详细的评估。
这发生在确定采购需求存在之后，然后制订材料规格。
对付已确定供应商的常规和标准产品需求，不须要对供应商进行评估和选择，审批流程可以连续进行。
然而，任何新产品的潜在来源，特殊是那些繁芜的产品，都须要进行彻底的调查，确保采购部门只评估合伙格的供应商。
3、投标、会谈和供应商选择此步骤仅发生在没有现有供应商的采购，或现有供应商不再能知足您的需求时。
一旦采购部门在评估过程中完成了所哀求的活动，就会进行终极的供应商选择。
选择供应商是必不可少的活动之一，由于在采购周期的这一阶段犯下的缺点可能会对净利润造成重大影响，还须要用很长的韶光来纠正。
在收到投标并进行会谈后，采购团队选择供应商，并通过采购审批流程授权采购，该流程由电子采购系统自动完成。
4、采购审批一旦选择了供应商，或收到了请购单，采购部门会通过创建电子采购订单付与采购批准。
电子采购系统许可用户创建请购单，这些请购单会根据在设置中创建的审批规则自动通过审批流程。
一旦请购单通过审批，它会自动转换成采购订单，以节省韶光和精力。
采购订单详细解释采购干系的所有关键信息，包括数量、项目、质量哀求、价格、交货办法、交货日期、采购订单号、订单到期日和送货地址。
5、发布和吸收采购需求在采购周期的这个阶段，采购需求以有形的办法通报。
有些组织选择提交电子订单，而其他材料则通过邮件或传真提交。
利用电子数据交流(EDI)有助于缩短订单周期韶光。
运输和吸收流程须要其他干系文件，这些文件也可以做成电子的，比如提货单、材料装箱单和验收单。
6、持续监控供应商绩效你不应该由于去年找到了某一特定产品的最佳供应商，就认为他们永久是知足你需求的最佳供应商。
确保你一贯与最佳供应商互助的个中一个方法是，在付与他们条约后跟踪他们的绩效。
如果你创造他们总是延期交货，或者缺斤少两，或有其他问题，那么很明显他们影响了你与客户做生意的能力。
主要的是投资持续评估，确定改进机会或识别供应商没有履行承诺的情形。
如果你没有正式的评估，你就很难明得供应商的绩效。
如果没有评估系统，你就没有必要的数据来支持未来的采购决定。
电子采购工具在你的组织中进行电子采购的第一步是选择和履行电子采购办理方案。

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