若何创建产品文档

答案是不。

虽然这些内容格式很吸引人，但它们并不是客户想要查找有关产品查询信息的第一个资源。
当然，他们可甚至电或与代理谈天寻求帮助。

然而，77% 的客户在联系支持代理之前会利用自助做事门户。

客户喜好参考产品手册或文档作为事实来源，以便在碰着产品功能问题时帮助他们办理问题。
这意味着您须要创建产品文档来帮助客户更快、真实地找到答案。

万一您还没有准备好，我们建议您开始创建一个。
为了帮助您在产品文档流程中减少一些麻烦，我们构建了一个快速指南。
本指南将帮助您理解以下内容：

事不宜迟，让我们开始吧。

什么是产品文档？

产品文档是一本用户手册，可帮助客户理解产品的内容、功能、故障打消指南以及产品供应的功能更新。
一些产品文档还包括用例和示例，以帮助用户理解每个功能的事情事理。
它们得到产品的阅读更多文章部分、GIF、视频和图像的支持。
这些资源可帮助您创建更具吸引力的自助文章，帮助客户更快地找到办理方案。

产品文档的类型

仅仅理解什么是产品文档并不能帮助您为您的企业构建产品文档。
您还须要理解可以创建它的所有形式。
本节致力于探索构建产品文档的各种方法。

1. 用户文档

产品文档的盛行格式之一是用户文档。
它们可以是快速操作指南，也可以是详细指南。
一旦您开始构建它们，您的客户就会找到干系示例，帮助他们更好地理解您的产品。

2. 利用解释书

解释手册是企业选择创建产品文档的另一种常用格式。
我们已经看到了它的印刷版本，但多年来这种格式已经数字化。
它许可您创建一本小册子，供应有关产品功能的详细信息。

3. 故障打消指南

您真的想帮助客户更快地办理产品故障或问题吗？创建故障打消指南怎么样？它将帮助您创建一套构造化的办理方案，客户可以在碰着任何寻衅时履行这些办理方案。
它是一份办理问题的产品文档，重点办理人们在利用产品时可能碰着的常见问题和技能问题。

4、软件开拓工具包

该软件开拓套件常日称为 SDK，以向开拓职员供应库、代码示例、文档等而有名。
这紧张是为开拓职员构建的。
它可以帮助他们轻松集成产品。

对付属于 IT 和 ITES 类别的公司来说，这些可能是有益的。
他们可以为客户创建 SDK，并在选择产品订阅后发送。
客户可以哀求他们的开拓职员集成或设置产品，以便组织开始利用它或在购买的平台上构建新的运用程序。
虽然大多数 B2B 公司都采取基于订阅的模式，但仍有一些公司与客户共享 SDK 文件以帮助他们设置产品。

5. 内部产品文档

我们不要只专注于为客户构建产品文档。
您还可以构建它们以供内部或利益干系者利用。
事实证明，它们对客户支持、做事乃至成功团队都是有益的。

他们将帮助您向客户做事团队详细先容该产品。
他们可以理解您操持推出或已经发布的新功能和更新。
更主要的是，它们还可以派上用场来培训新的团队成员。
内部产品文档可以方便开拓团队记录他们正在构建的新功能或更新现有功能，他们将其用作发布文档

6. 功能文档

这在 B2B 企业中很常见。
他们创建产品的功能文档，帮助他们向客户阐明其产品的每个功能及其事情事理。

它的事情事理就像一个目录，他们可以在搜索栏中添加功能名称并立即找到其信息。
这种类型的产品文档对付想要向客户展示其全部潜力的企业非常有用。

7. 常见问题解答

通过为客户创建常见问题解答部分，帮助客户找到常见问题的答案。
这有助于企业降落支持本钱、节省代理韶光并提高事情效率。
他们可以更频繁地关注关键和韶光敏感的问题，这些问题实质上须要个人支持。
您可以回答常见问题列表，客户可以在有疑问时随时参考。

理解产品文档的类型后，可以更轻松地找出哪一种适宜您的客户支持流程。
但问题仍旧存在，为什么要投资产品文档？

为什么您的 SaaS 业务须要产品文档

现在，您可以捉住一个让客户更满意的机会。
您可以通过反应性文档（为相应客户碰着的问题而创建的文档）减少客户支持要求。

对付须要扩展的 SaaS 企业来说，产品文档是一个很有出息的支持系统，可以尽可能减少客户的支持要求。
您可以通过文档使您的产品更加用户友好，从而更顺利地入职并减少客户流失落。

SaaS 产品文档也有可能改进入职流程。
通过主动文档可以实现这一点。

您是否知道文档还可以帮助您提高在线有名度？是的！
拥有杀手级文档的上风在于，它可以成为您内容营销策略的一部分，尤其是当您的 SaaS 产品与热门行业干系时。

终极，它可以而且该当包含在您利用 SEO 优化知识库的努力中。

例如，MailChimp 的知识库匹配与电子邮件营销干系的查询。
如果您搜索“剖析电子邮件订阅者”，他们的文档会显示在搜索结果中。
这是潜在客户创造他们的产品的好方法。

如果您的知识库是主网站的子域，并且计入您的网站排名，则此方法效果最佳。

产品文档的好处

现在我们已经理解了为什么您的企业该当拥有产品文档，让我们考试测验探索可以从中得到的各种好处。

请把稳：这些好处不仅仅从客户的角度来看。
一旦建立了产品文档，企业也可以得到一系列好处。
下面让我们来磋商一下。

客户利益

您可以列出客户可以从利用产品文档中得到的好处。
下面的列表将向您先容这些好处。
这些包括但不限于：

1.更快地找到答案

客户可以跳过向支持团队寻求答案或辅导的过程。
他们不必接听电话、发送电子邮件或在网站上发起谈天。
像这样的知识库可以立即办理他们的寻衅或障碍。

2. 简化客户入职流程

客户上船后可能会提出多个问题。
通过适当的产品文档帮助他们找到这些初始问题的答案。
他们可以参考帮助文档来理解如何实时启用和履行某些功能。

3.帮助企业在线找到您的产品

有些企业正在探求一种办理方案来帮助他们更快地处理现有产品。
如果您可以针对此类查询优化您的帮助文章，那些寻求办理方案的人就会找到现有产品的替代品 - 这便是您！

4.成为他们可以依赖的资源

产品文档还充当信息资源，客户在碰着任何困惑或问题时可以随时返回。
他们也可以在入职后参考您的产品文档。
简而言之，它就像一本产品手册，他们可以随时回顾。

内部团队福利

确实，创建产品文档将使您的客户受益匪浅。
但你不会空手而归。
创建产品文档将使您在以下方面受益：

1.帮助代理商创建无缝的入职流程

通过将产品知识集中到一处，代理商可以更轻松地为所有新客户构建无缝的入职流程。
他们不必等待产品剖析师或开拓职员向他们先容您的产品将为客户供应的各种功能。

2. 保护关键产品信息免遭丢失

当您创建产品文档时，您终极会在个中存储大量信息。
利用精确的软件，您可以确保只有有限的用户才能访问信息。
通过设置角色，您可以确保只有管理员、编辑或作者才有权编辑所有文章中的信息。

3. 增强产品知识

借助最好的产品文档软件，您可以帮助代理商理解产品的演化以及迄今为止发布的各个版本。
再加上环绕产品、优点和功能的搜索数据，将帮助他们增强产品知识并供应更好的支持做事。

4. 减少频繁的倦怠并提高座席事情效率

构建产品文档将使支持团队避免频繁的倦怠。
这是由于他们不必处理有关产品的常见问题，由于它们将由您的中心存储库回答。
更主要的是，他们可以专注于更紧迫的问题，这些问题可能会导致优先失落去客户。

创建杀手级产品文档的 8 个基本步骤

对付立即创建产品文档的人来说，上述好处看起来是有利可图且引人瞩目的。
如果您有同样的觉得，我们建议您阅读以下步骤，为您的品牌创建杀手级产品文档。

1. 理解您的受众以及他们为什么须要此文档

您是否操持为客户创建一个支持文档，以便在对您的产品有疑问时可以随时参考？您是否希望创建一份内部文档来帮助您的支持、发卖和成功团队在与客户互动时找到干系办理方案？

确定您的受众以及他们须要此知识库备用的频率。
一旦你确定了你的受众，接下来的步骤就会变得更随意马虎。

2. 终极确定精确的文档类型

如果您想办理客户的问题，叨教自己以下问题：

他们须要常见问题解答吗？他们须要一本一次性手册吗？或者他们是否须要一系列可以常常参考的有关特性、优点和功能的自助文章？

一旦回答了这些问题，就可以更轻松地决定须要从头开始创建的产品文档类型。

3. 利用直不雅观的模板进行构建和事情

在任何产品中，强大的模板都可以让用户快速开始利用文档并参与产品。

这便是为什么我们强烈建议您创建一个可运用于所有专题文章的模板。
通过设定的模板，作者可以按照一定的格式添加信息，并在编辑批准后发布。

4. 制作带有图像、视频和 GIF 的文章

模板就位后，您可以开始向知识库添加文章。
但大略的笔墨是弗成的。
添加交互式 GIF、视频或产品屏幕截图，以提高文章参与度并帮助客户更快地办理他们的疑问和寻衅。

5. 构建更大略的导航构造

想要帮助您的客户更有效地从一项功能导航到另一项功能吗？在这种情形下，设置更大略的导航构造至关主要。
确定紧张种别及其子种别。
这将许可客户从一个种别文章导航到另一个种别文章，并帮助他们在搜索办理方案时节省韶光。

6. 将代码文档与产品文档分开

避免将代码文档与产品文档合并。
代码文档仅供内部团队利用。
它可以帮助您的程序员理解现有代码，记录缺点代码并相应地进行产品升级。
然而，这不是客户该当看到的。
因此，请确保将两者分开。

7. 回答所有可能的常见问题

制作产品文档的最大上风之一是能够减少常见问题。
您可以利用产品知识库通过在每篇专题文章下办理常见问题来主动回答常见问题。
不要只是阐明该功能的含义、优点或如何启用它。
考试测验添加做事和容许详细信息，以帮助客户和感兴趣的买家更好地理解产品和做事。
这将帮助他们更快地办理他们的担忧。

8.考虑频繁更新

如果不定期更新，您的产品文档就不会成为杀手级文档。
确保在功能更新即将发布时更新您的文章。
更新的文档将帮助客户更快地理解升级。
这种做法还将帮助发卖代表向潜在客户供应有关产品功能及其频繁更新的更多信息。

创建产品文档必须遵照的 7 项最佳实践

当您遵照下面给出的最佳实践时，您的产品文档会变得更加精彩。

1. 保持措辞大略

是的，您正在创建产品文档。
由于您供应的功能及其操作办法，这听起来可能有点技能性。
然而，最好保持措辞大略。
避免利用技能术语来帮助所有读者理解每个功能在您的产品中的事情事理。
如果添加行话或产品措辞，则利用术语表支持它。

2. 保持信息丰富的语气

创建 SaaS 产品文档时，请把稳您利用的语气。
它不是您友好的博客，而是内部和外部利用的信息来源。
其想法是帮助客户更快地找到办理方案。
因此，你的语气要尽可能供应丰富的信息，以帮助他们实现同样的目标。

3. 包括示例和用例

利用的示例越多，客户就越能理解产品功能。
例如，您可以回访现有客户。
在文章中阐明现有客户如何利用您的产品以及不同的功能如何帮助他们实现目标。

4. 构建视觉丰富的内容

如果您为每个功能创建分步文章，我们建议您添加尽可能多的产品屏幕截图，以概述该功能。
这将使客户更随意马虎理解在哪里可以找到该功能以及如何启用它。
您还可以添加视频、图表和 GIF，使其更具吸引力。

5. 通过轻松导航使所有文章易于访问

创建易于滚动的导航。
虽然大多数客户更喜好利用搜索栏来查找必要的文章，但您的产品文档工具不一定具有相同的功能。
在这种情形下，请通过限定种别及其子种别来保持导航大略。

6. 捕捉用户反馈以提高文章质量

确保捕获用户反馈，以理解他们是否认为本文有用。
如果文章不能帮助客户找到他们正在探求的答案，您可以随时返回并进行变动。

7. 确定可能的主题以保持文档更新

如果您在软件中具有搜索栏功能，则可以更轻松地识别客户更频繁搜索但找不到答案的可能主题。
您可以利用搜索词创建新文章，以更快地回答客户查询。

跟踪产品文档性能的 6 大指标

我们知道如何创建产品文档。
我们还知道哪些最佳实践将帮助您从长远来看完善文档流程。
但现在是时候确定最主要的指标来衡量产品文档的性能了。
下面让我们来磋商一下。

1. 访客反馈

利用反馈剖析来理解有多少客户喜好或不喜好您的文章内容。
这将使您理解客户是否认为所供应的信息有用。

2. 热图

如果您将 Hotjar 与产品文档软件集成，您可以轻松跟踪每篇文章的用户行为。
它将帮助您理解客户阅读您的自助文章的程度以及他们从哪里开始失落去兴趣。

3. 失落败的搜索

跟踪有多少搜索词导致客户“未找到结果”。
这将帮助您识别常见查询并环绕它们创建文章。

4. 用户参与度

监控知识库中每篇文章在一定期间内得到的总阅读量，以跟踪用户参与度。
如果您的阅读韶光靠近每篇文章中给出的韶光，则意味着您的客户创造该文章有用并且能够连续阅读。

5. 找不到页面

利用未找到页面指标来识别破坏的链接或 URL。
它将帮助您跟踪访问链接后导致404 页面缺点的所有 URL。
您可以纠正它们并为客户构建无缝的支持体验。

6.文章浏览量

跟踪文章的浏览量指标以理解客户是否认为该信息有用。
如果阅读韶光低于估量韶光，则意味着客户浏览了该文章，但未能找到他们想要探求的干系信息。

这些指标将帮助您理解您的产品文档在客户中是否表现良好。

另请阅读：产品管理的 8 种主要文档类型

您该当理解的七大产品文档软件

完备理解产品文档的制作办法后，是时候探求可以帮助您成功完成任务的最佳软件了。
为了帮助您在搜索中抢占先机，我们列出了您可以为您的企业考虑的 7 种顶级产品文档工具。
我们的顶级产品文档工具列表从 Baklib 开始。

1.Baklib

Baklib 是一款产品文档软件，以即时创建自助知识库而有名，供您的客户或员工公开、私下或稠浊访问。

它配备了丰富的编辑器，如Markdown 和所见即所得编辑器选项、人工智能驱动的搜索、版本掌握、高等定制、剖析和私人托管都可用。
Baklib 拥有大量吸引用户且难以忽略的功能。
它乃至供应高等安全功能，如团队角色、自定义域映射、 IP 限定、企业 SSO 等，帮助用户轻松保护所有产品信息。
它与 Zendesk、Freshdesk、Intercom、Slack、Microsoft Teams、Zapier 等集成。
您还可以利用 Java Script Snippet 与任何工具集成。

优点：

用户界面非常直不雅观详细的剖析报告可帮助用户有效地剖析其产品文档的性能。
定价透明，可以选择购买套餐并在必要时轻松升级在单个仪表板中管理多个项目可以创建内部、外部稠浊KB多措辞支持为您的环球客户供应产品信息运用程序助手中的工单偏转可减少支持工单2.Paligo

Paligo 是一个组件内容管理系统，也可用于企业构建知识存储库。
这个端到端平台许可用户实现内容重用和构造化创作，以交付信息驱动的文章。
它乃至承诺战胜内容孤岛，由于它促进全体内容制作过程中的协作。

优点：

帮助用户定义主题模板，以保持全体产品文档的写作风格和构造的同等性。
Paligo 以其客户做事和为客户供应办理方案的快速周转韶光而有名。

缺陷：

用户在将现有文档导入 Paligo 界面时面临困难。
将表格从 Word 格式复制粘贴到 Paligo 很困难。
它们须要在源代码级别进行编辑。
这意味着，技能知识很少或没有技能知识的用户在利用该软件时可能会碰着困难。
3.Mediawiki

Mediawiki 是您的企业在搜索产品文档软件时可以考虑的另一个选择。
众所周知，该工具能够为维基百科和其他工具供应网络和组织必要信息的能力。
该工具令人印象深刻的是其多措辞功能，使其在市场上的浩瀚竞争对手中脱颖而出。
除此之外，它是免费的，可供所有人利用。

优点：

它是免费的，这一事实使小型企业可以更轻松地立即启动其产品文档流程。
它供应了从开源中挑选信息并将其添加到您的文章中的选项，从而帮助用户简化文档流程。

缺陷：

与其他产品文档工具比较，该产品相称繁芜。
从安装、设置到掩护，每一步都须要付出很大的努力才能保持工具的正常运行。
它的文档功能相对较新，这便是为什么许多用户可能会创造它与其他选项比较涌现故障并碰着更多缺点。
4.Clickhelp

您可以查看的另一个文档工具是 Clickhelp。
这款功能丰富的软件以其从一种文档软件无缝迁移到另一种文档软件而有名。
它供应完全的阅读器 UI 定制，从而为用户带来最佳的用户体验。
它乃至许可用户通过评论、主题状态等进行协作。
就像其同行一样，Clickhelp 也通过片段和条件内容促进内容重用。

优点：

为所有人打造用户友好的体验。
没有技能背景的人也可以利用该产品轻松制作自助文章。
保护存储的信息，由于它许可用户仅向那些直接处理将在存储库中发布的文章的职员付与访问权限。

缺陷：

缺少可以减少写作、编辑和发布过程的快捷办法。
有时页面加载缓慢，从而影响用户体验。
5.Nuclino

Nuclino 也是我们在最佳产品文档软件列表中的首选之一。
该工具搜集了一个统一的空间，可以帮助您避免内容孤岛和高下文切换。
由于设计非常大略，用户可以更轻松地找到所有功能并更快地构建知识库。

优点：

用户界面大略干净，因此利用户可以更轻松地更快地利用该产品。
该工具可以让您在编写内容时更轻松地添加图像。

缺陷：

很难跟踪谁对更新的文章进行了末了的编辑。
与市场上的同行比较，它的集成数量较少。
6.GitBook

GitBook 是您可以考虑知足知识库需求的另一种产品文档软件。
作为一个文档工具，GitBook 承诺帮助用户创建公共和内部文档，帮助用户更快地找到答案。
它还许可您创建技能简介，而无需从头开始。
您可以通过他们的即用型模板和所见即所得编辑器抢占先机。

优点：

利用 GitBook 可以轻松向用户发送掌握访问权限。
您可以约请全体社区，他们可以轻松管理您的文档，同时担保数据安全。
轻松的 UI 可帮助用户更快地自定义文章，从而打造出色的体验。

缺陷：

目前，许多用户认为没有范围在单独的部分中添加全体 REST API 文档。
鉴于它是 Github 的产品，有时用户无法将内容与父平台同步。
7.Confluence

想要一个精细的文档工具来帮助您更快地完成自助文章构建活动吗？在这种情形下，Confluence 便是您的首选工具。
它供应了最佳实践模板，可帮助您立即开始创建文章。
最主要的是，它还供应高等搜索，帮助用户在存储库中更快地找到文章。
通过其页面树，您还可以确保所有文档在您的团队创建时都按其组织办法进行组织。

优点：

利用 Confluence 时，多个团队成员可以更轻松地同时编辑一篇文章。
它还可以帮助您跟踪各个作者揭橥的文章数量以及您的客户通过其报告功能接管的情形。

缺陷：

除了对正在进行的文档文章揭橥评论之外，团队没有其他办法利用该工具进行协作。
利用 Confluence 共享访问权限有点麻烦。
他们的许多客户抱怨，如果一名用户收到文档，另一位用户将无法访问该文档。
3 个真实的产品文档示例

如果您认为我们只会列出最好的产品文档工具，那么我们请再考虑一下。
我们坚信，理解市场上其他人如何利用这些工具非常主要，这样您才能更好地理解如何为您的业务履行这些工具。
下面给出了三个现实生活中的产品文档示例，它们将帮助您理解该工具的实现并鼓励您开始构建自己的工具。

让我们深入理解一下。

1. Baklib

想要查看深入的产品文档吗？ Baklib 是您开始不雅观察的完美示例。
客户可以查看有关该工具供应的各种功能的文章。
但除此之外，他们还可以访问产品功能版本，帮助他们及时理解品牌推出的所有升级。

那不是全部。
您还会把稳到他们的导航系统构造良好。

它们使客户能够更轻松地确定他们想要参考的精确种别，并帮助他们找到他们一贯在探求的文章，轻松地回答他们的问题。
您还可以在同一窗口中找到详细术语表的链接。
它将用户带到一个单独的页面，帮助他们理解每个功能在工具中的含义和浸染。
这一详细的产品文档示例可帮助您理解如何构建自己的产品文档并为变动留出空间。

直不雅观的知识库软件，可轻松添加内容并将其与任何运用程序集成。
考试测验一下Baklib！

2.Stripe 文档

想要一个常见问题解答风格的产品文档的示例吗？请参阅条纹。

环球数以千计的开拓者通过文档激情亲切支持 Stripe 开拓者体验。

Stripe 的开拓职员文档因利用三列布局来组织导航、内容创造和实时代码片段实行而有名。
顶部导航将文档分为 Stripe 的各个产品种别，例如支付、业务运营、开拓职员工具等。
您可以在每个产品下方实行的每个活动都有一个相应的帮助文件，供开拓职员从左侧导航开始。
除了入门指南之外，Stripe 还在导航中内置了深入的文档和教程。

3. Microsoft

末了，我们的列表以 Microsoft 的功能文档示例结束。
我们已经理解了产品文档和常见问题解答的样子。
现在是时候查看不同类型的文档了。

您会把稳到他们如何在文档中按字母顺序列出所有产品。
人们只需单击个中一个产品名称，它们就会将您勾引到另一页面，您可以在个中找到在一个位置列出的所有功能。

这可以帮助客户更快地找到常见问题和技能问题的答案。

开始以高枕而卧的办法构建您的产品文档

有了我们的指南，您的企业将可以更轻松地立即开始处理您的产品文档。
它将帮助您确定从头开始构建文档时必须遵照的最佳实践。

对付那些尚未找到得当工具来帮助他们完成此过程的人来说，可以在我们的指南中找到一系列选项，他们可以考试测验并评估这些选项是否符合自己的需求。
最主要的是，我们还先容了一些现实生活中的例子。
他们将帮助您的企业理解市场上其他企业如何采取和履行不同类型的文档。

我们希望本指南可以帮助您得到精确的开端，并找到能够简化您的产品文档流程的最佳办理方案。