直营电商采购账务难点怎么解？

一、采购结算、采购暂估的含义

在详细展开难点处理前，先统一两个观点在本文的含义。

1. 采购结算

我们常常看到采购或财务职员，一手拿采购入库单、一手拿采购发票核对完毕，然后用曲别针别在一起的过程，这个过程便是采购结算的核心动作。
因此，本文中把采购入库单与采购发票、采购用度发票匹配的过程称为采购结算。

在采购结算中，有两种情形须要特殊解释：

一是采购过程中发生的运费、保险费、装卸费、通关费等，这些用度有些企业直接分摊到采购货色本钱中，有些企业把它们归集到期间用度中。
二是采购过程中的合理损耗也是采取了这两种处理办法，有的分摊到了采购货色本钱中，有的归入了期间用度。

这两种情形在财务处理上会进入不同的司帐科目，但在业务处理中差别不大，最多是不同的系统中操作上有细微差别，采购职员也不必过多关心。

2. 采购暂估

先用大口语阐明一下，采购暂估便是对采购金额的估计。
按照财务规定，每月采购的货色，月尾必须入账。
财务以采购发票金额做为入账金额，若本月采购的货色，月尾之前没有收到采购发票，就须要把采购金额先估计入账，等到收到采购发票后，再根据采购发票的实际金额做调度。
这种估计采购金额并按该金额入账的办法即为采购暂估。

由于采购暂估是预估的搪塞账款，以是财务上也称为暂估搪塞。
在采购结算中，笔者提到采购发票包含采购货色发票和采购用度发票两部分。
若本月的这两部分发票都没有收到，一样平常货色金额必须暂估，对付用度金额，根据金额的大小，企业可以灵巧选择是否进行暂估。
对付如何估计采购金额，也不是随便拍脑袋，一样平常按照采购订货时的价格进行暂估。

二、暂估回冲

估计的采购金额，等到收到采购发票后，须要把采购暂估回冲掉。
那么，如何做暂估回冲呢？

一样平常有三种办法：单到回冲、单到补差、月初回冲。
企业最常用的是单到回冲和单到补差这两种。

这三种办法详细是什么，请看下表中阐明：

三、如何处理采购结算与采购暂估

由于采购结算、采购暂估两个环节衔接紧密，它们也是采购业务中财务、业务处理的衔接点，笔者把二者放在一块儿进行讲授。

1. 采购结算、采购暂估的分类

对付一笔货色来讲，若本月收到货色，也收到了货色发票和用度发票，就不须要做暂估处理，直接结算即可。

若本月仅收到货色，未收到货色发票或用度发票，月尾须要对货色金额做暂估，用度金额视企业哀求而定是否进行暂估。

等到收到货色发票或用度发票的月份，先回冲暂估，再做结算。

针对极个别先收到发票，本月未收到货色的情形，先把发票做搪塞账款处理即可，等到收到货色后直接做结算。

根据采购职员收到货色和发票的不同韶光，常用的采购结算与采购暂估详细可以分为如下几种情形：

2. 采购结算、采购暂估的详细处理

在细说每种情形的处理之前，笔者先阐明一下采购用度发票的处理原则。

采购用度发票，可以摊入采购本钱，可以归集到期间用度。

归集到期间用度时，不须要对应到每笔采购货色，不须要采购结算，也不会涉及采购暂估了。

但是，采购用度发票如果摊入采购本钱，它一样平常按照须要摊入的每种货色的数量或金额进行分摊。
采购用度金额能对应到每笔采购货色最好，若实在对应不上也须要清楚的知道该当分摊到哪些种类的货色中；因此，采购用度发票摊入采购本钱时，一定须要做采购结算处理。

采购用度摊入采购本钱时是否须要暂估呢？企业一样平常根据采购用度金额大小而定，金额较小时一样平常不暂估，等收到采购用度发票后，直接结算即可。

由于采购用度归集到期间用度无需暂估，以是在如下的详细处理先容中，笔者按照采购用度摊到采购本钱的办法进行阐述。

（1）货票同到

对付货色、货色发票、用度发票同时到来的情形最好处理，此种情形不涉及暂估处理，仅需做采购结算。
三者匹配完毕后，采购用度按照入库单上每种货色的数量或金额直接摊入采购本钱。
结算完毕，须要在系统中天生一张采购结算单，同时给参与结算的货色打上已结算的标识。

（2）货与部分票同到

针对货色全到、货色发票全到、用度发票部分到的情形，一样平常与“货票同到”处理情形相同，把上述三者先做结算，剩余部分做暂估。
后续收到剩余部分的用度发票时，再做一次用度结算处理；但此时一样平常把后续收到的用度发票金额直接摊入结存的货色本钱中，不再追踪当时货色的采购入库单据。

由于在系统中，当时的货色入库单据已经做过一次结算，并进行了账务处理，哪怕进行追踪也无法更新当时货色单据的金额。
还有另一个主要缘故原由是摊入结存本钱的办法，一样平常不影响货色出库的本钱打算（影响货色出库本钱的分外情形是：“个别计价”核算出库本钱的情形）。

针对货色全到、货色发票部分到的情形，无论用度发票情形怎么样，一样平常把到票的那一部分货色做结算处理，没有到票的部分做暂估处理。
在处理中，一样平常把用度发票按照分摊规则直接摊入货色的结存本钱中。

（3）先货后票

先货后票的情形，本月先做暂估，等收到货色发票后先回冲暂估，再做结算处理。
对付用度发票，若进行了暂估也须要先回冲暂估，再做结算处理。

用度结算时，一样平常也是仅调度货色的结存本钱。
比如：用度结算处理时，可以通过一笔仅有金额无数量的“入库调度单”，调度货色的结存本钱。

（4）先票后货

先票后货的情形，比较少。
但是，存在此情形时，一样平常把发票先做搪塞处理即可，等到收到货色后，再做结算。

（5）未开票退货

此种情形也称为“红蓝入库单结算”。
由于采购入库后，业务环节结束了，但财务处理还没有结束，终极须要通过结算往财务环节流转。
由于货色已退给供应商，不会再收到采购发票，以是要从财务意义上结束这笔业务，须要进行入库单据和退货单据的匹配事情，即：红蓝入库单结算。

（6）开票退却撤退货

开票退却撤退货，原则上会收到供应商的退货发票，若实在没有退货发票，一样平常是换货而非退货。
对付换货业务，如果原来的采购入库单在系统中已经标记为开票，建议在形式上走退货流程，依据退货单做形式上的红字采购发票，并二者做结算。

四、采购结算中的分外情形处理

前面提到采购结算及暂估的六种情形，它们都是正常情形。
在采购结算中还有一些“疑难杂症”或不按套路出牌的情形。
采购损耗、小供应商不给开拓票，这两种便是“疑难杂症”的范例代表。

下面说一下这两种情形该当如何处理：

（1）采购损耗

采购损耗，分为合理损耗与非合理损耗。
对付合理损耗，双方协商由谁来承担，若采购方承担，可以摊入采购本钱或归入期间用度；摊入采购本钱时，在采购结算环节，平摊到对应的采购金额中即可，它会轻微抬高货色的采购单价；若归入期间用度，根据损耗依据直接在财务中做凭据即可。
若合理损耗由供应商承担，一样平常在采购结算中抵消该部分采购金额即可，从而降落货色的采购单价。

对付非合理损耗，一样平常由供应商承担，同样也是在采购结算中抵消采购金额，从而减少搪塞账款。

（2）供应商无法开具采购发票

在现实事情中，企业常常要买些低值易耗品，或生产辅料。
有时这些供应商便是个体户，他们不愿给客户开拓票，或须要单独谈开拓票的条件；这就导致企业购买低值易耗品或生产辅料时收不到采购发票。

针对这些情形，如果企业在采购系统中走采购入库流程，建议做张虚拟的采购发票，然后结算即可。
当做财务凭据时，用供应商给开的收据作为原始凭据。

五、期初采购的处理

在企业财务业务一体化上线之初，上线前未收到采购发票的采购入库单怎么处理呢？还须要重新走一遍入库单吗？不用，可以通过期初入库单的办法办理。

在采购模块须要做一个期初采购的功能，在该功能下录入上线前未收到采购发票的采购入库单。
录入的这些采购入库单，它不会影响仓库中的现存量，它仅用于收到采购发票后，回冲暂估、做采购结算处理。
期初采购入库单后续的暂估回冲、采购结算流程，与正常的采购入库业务完备一样。
如上，即是期初采购的处理。

六、采购中转科目借贷不平的常见缘故原由

当采购系统与财务系统集成利用时，一样平常采购业务的入库单进入存货核算模块天生凭据，采购发票进入搪塞款管理模块天生搪塞凭据。
然后，这两类凭据再进入财务总账模块。

下面先画图把这两种办法做个比拟：

在“财务业务一体化”办法下，采购入库单、采购发票都在采购管理模块中，二者结算后，采购入库单、采购发票分别传入存货核算和搪塞管理模块天生凭据。
在“直接做总账凭据”办法下，拿着纸质的采购入库单和采购发票，直接在总账模块中填制凭据即可。

在这两种办法下最大的差异便是：财务业务一体化办法下，采取了“物资采购”科目做中转。
缘故原由在于：它把“直接做总账凭据办法”下的一张凭据拆成了两张，为了平账，必须通过一个中转科目。

这里须要解释的是“物资采购”中转科目月末是没有余额的，由于只有采购入库单、采购发票做结算后才会用到该科目做中转，暂估状态下不需中转科目。

暂估时，借方直接记入“原材料或库存商品”，贷方记入“暂估搪塞”，不涉及“物资采购”的中转。
有时，企业也用“在途物资”科目做中转；至于“物资采购、在途物资”两个司帐科目在司帐准则下的含义与差异，本文中不做谈论，本文的目的在于把这种业务在财务业务一体化下的利用难点阐明清楚。

正是由于在“财务业务一体化”办法下，用“物资采购”科目做了中转，增加了处理环节，以是稍有不慎，便会引起“物资采购”科目借贷方不平，月末有余额。

究其详细情形与缘故原由，笔者总结如下：

（1）发票凭据与入库单凭据司帐期间不一致

若采购入库单与采购发票在某月份做了却算，两张单据须要同时在当期内天生凭据，若有一方不天生，月末会引起“物资采购”科目借贷不平，导致借方或贷方有余额。
这里再次强调一下，对付采购入库单暂估的业务，是用不到“物资采购”科目的。

（2）非采购结算业务利用了“物资采购”科目

无论哪一个中转科目，一定是须要借贷匹配的；建议给中转科目明确利用范围与用场，不得用于其他情形，这样才能有效避免中转科目借贷不平。
对付用于采购结算业务的中转科目，若在其他业务中当做非中转科目利用，当然极易引起“物资采购”科目的借贷不平。

（3）存在未结算就直接做凭据的采购发票

在财务业务一体化中，采购发票须要先与入库单结算再天生凭据，若未结算就直接天生了凭据。
而采购入库单要么仍在暂估状态要么须要做暂估，由于暂估处理用不到“物资采购”科目，以是此种情形下会造成“物资采购”科目借贷不平。

（4）用度发票摊入采购本钱的调度单据，未天生凭据

在采购入库单与采购货色发票做过一次结算后，收到采购用度发票时，若采购用度发票须要摊入采购本钱，它只能通过直接调度相应货色的结存本钱。
一样平常通过存货调度单据实现本钱的调度，同时采购用度发票做搪塞账款处理。
在此种情形下，若调度单据没有及时天生凭据，也会引起“物资采购”科目借贷不平。

这里讲点儿题外话，存货调度单据，会引起存货明细账仅有金额没有数量的情形。
举个例子，如果A货色现在的库存量是零，若现在有一笔采购用度发票通过存货调度单摊入了A货色的本钱中，此时就会引起A货色仅有金额无数量的情形。

但是，此种情形不算非常，不用担心，后期它会随着A货色的购进与利用，在A货色的出库本钱核算中，进行动态调度的。
比如：A货色的出库计价办法为“移动均匀”，那么A货色每次出库时，系统都会动态的打算A货色的出库本钱的。

七、结束语

财务业务一体化下，电商采购账务的难点不多，但是这些难点还真是不大略，噜苏并且对财务知识哀求较高，或许这才是成难堪点的真正缘故原由吧！
对付这些难点的讲授，笔者也觉得比较难，由于自己清楚与如何让别人清楚这完备是两种能力或两个阶段。

笔者上述的讲授，仍比较晦涩，也可能不全面，权当抛砖引玉，愿能激起读者更深入思考与理解！

作者：产品人晓明；微信"大众号：产品人晓明

本文由 @产品人晓明 原创发布于大家都是产品经理，未经作者容许，禁止转载。

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