涉密文件处理办法

有关涉密文件的处理

涉密文件是指记载涉及戎机事变与信息的文件。
涉密文件包括机关之间相互往来具有规范格式的公函、机关内处理事务的内部文件和各种信息记录。

01

涉密文件管理制度

一、收文制度

　　吸收国家秘密文件、资料，密件包装应该由办公室保密职员拆封。
同时应单独设薄登记，吸收职员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。

　　二、发文制度

　　分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。
发文职员应履行登记、编号、签罢手续，并严格分发范围，遵守干系规定;签收时必须逐件清点、核对。

　　通报涉密文件、资料应该通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。

　　三、阅读(传阅)制度

　　涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关职员透露文件内容。
传阅涉密文件，由办公室保密员卖力专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读韶光等，阅后具名并主动退回，不得横传，对急办的文件，保密员要及时催办。
涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应该即阅即批即退，并有保密员在场。

　　四、借阅制度

　　阅读和利用涉密文件、资料应该在符合保密哀求的办公场所进行，确需在办公场所外阅读和利用的，要履行严格的借阅记录手续。
借阅人对文件负有安全和保密的任务，自觉做到定期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。
保密员对借出的文件应按时限哀求及时追回。

02

发文环节的管理

发文环节包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
草拟文件时，有保密事变后应该立时做标记，并划定密级，限定秘密文件的范围。
审核、签发与复核，是对文件内容的把关，层层监控为的是使企业的商业秘密在产生阶段就得到很好的保护，以减少后患。
密件缮印要在专门的机要文件缮印部门进行，商业秘密文件的原稿与缮印稿都要把稳保密，同时还要把稳在缮印过程中留下来的一些印坏了的废弃文件，这些废弃文件要用碎纸机处理，不能随意堆放或卖给废品收购站。
须要用印的文件要加盖发文机关或企业领导人的印章，一样平常应由卖力人亲自加盖，企业有分外规定的除外。
要限定文件的发放范围和数量，待发的公函要进行封装，卖力密件事情的文书职员应该负责清点密件的印数，核对要发往的机关部门，装封后加盖密级章，贴上密封条加盖密封章，通过机要交通或专人发送。

03

收文环节的管理

收文管理包括检讨、登记、批办、通报等步骤。
收到密件后，首先要检讨来文封皮的状态，看是否有破坏或被窃的痕迹，在回执单或送文簿上签署姓名、韶光。
其次，在专门的密件登记簿上登记收到的全部密件，除了常规的登记项目外，还应注明密级、编号、份数、制作日期。
第三，将密件交由办公室主任处理。
与本企业有关的商业秘密文件，办公室主任应该负责进行拟办，提出合理的利于保密的见地，再由分管领导根据拟办见地对密件处理作出决定。
由于拟办见地关系到商业秘密的死活存亡，应该极为慎重，选择的承办部门、职员都要只管即便认定为可靠的，而且知密的范围要只管即便小。
办理中由于须要其他部门及职员的帮忙而必须供应信息时，要先向他们声明保密原则，并尽可能地以最小的商业秘密信息量得到他们最大的帮忙。
第四，密件必须由专人通报并卖力跟踪密件的全体办理过程，密件在同一个人手中勾留的韶光不能太长，通报文件的文书职员该当做到及时投递，及时传阅，并监督办理过程。