电子表格共享与协作几种常用产品之比较

本人长期从事信息化履行，打仗的单位较多，打仗的表格也就较多，包括：Excel、WPS表格、Office 365 Excel、WPS 365表格、腾讯表格、石墨表格、华创网表等，都曾用过共享协作功能，因此有些体会和认识。
近日专门整理出来，供大家参考，大家利用中碰着问题也可留言或私信，我只管即便抽空答复。

2、何谓共享与协作

所谓共享，便是把电子表格放在一个公共地方，供大家共享查看，一旦数据产生变更，大家也能及时看到新数据，共享能使信息传达更方便、更及时。
所谓协作，便是由多人掩护表格数据，大家分工协作，共同完成信息的录入、编辑等，协作能使大家各司其职、形成协力。

3、本文所用示例

须要共享协作的场合很多，本文以售后报修为例进行解释，如下表所示：

图1：本文所用示例

解释：该表须要多人协作，包括：客服1人、主管1人、维修技师2人，他们各自大责一个板块，协同完成售后信息的填报。

4、桌面版Excel共享与协作

所谓桌面版Excel，是指本地安装运行的Excel，是相对付在线Excel而言的。

4.1 如何共享

Excel文件如果须要多人共享，可以在局域网内选择一台电脑，创建一个共享文件夹，再设置共享职员及读写权限，再把Excel文件放进来，大家即可共享个中的文件。

4.2 如何同时编辑

利用共享文件夹，虽然大家都能打开Excel文件，但同一时候只能一个人编辑。
如果某人已经打开并编辑，该文件就被他锁住了，其他人就只能以只读的办法打开。
如果须要多人同时编辑，可以利用Excel的共享事情簿来实现，步骤：打开Excel文件→审阅→共享事情簿→许可多用户同时编辑→确定，如下图中的①②③④所示：

图2：桌面Excel如何同时编辑

解释：此设置使得文件打开时不会被锁定，许可多人同时打开编辑，而且有自动刷新机制，能把其他人的编辑结果刷新到你的编辑页面上，形成协作效果，默认刷新间隔为15分钟。
自动刷新是通过保存文件来实现的，只不过由Excel定期自动保存，形成定期刷新的效果。

4.3 如何限定编辑区域

利用共享事情薄，虽然可以多人同时编辑，但未按年夜家职责限定编辑区域，存在越权修正的可能。
如果大家只能编辑自己卖力的区域，不能编辑其他人的区域，那就更好了。
利用Excel的编辑区域设置可实现此效果，步骤是：先锁定所有单元格，使得所有用户对所有单元格都不能编辑，再按下图中的①②③④设置可编辑区域，再启用数据表保护即可。

图3：桌面Excel如何限定编辑区域

解释：这里设置了三个可编辑区域，技师填写区（列I-L），客服填写区（列A-F、M-N），主管填写区（列G-H）。
须要把稳的是，各区域的详细职员选自于Windows用户账号，因此贵单位的局域网须要支配Windows域环境。

4.4优缺陷剖析

此方案的优点是简便易行且不产生用度，缺陷有4个，一是仅限局域网共享，难以异地共享、手机共享；二是不稳定，超过5个用户同时编辑随意马虎出错、奔溃；三是编辑区域设置须要Windows域环境，这个门槛实在挺高的；四是无法限定删除权，任何共享者都可撤销共享，乃至可以删除文件，一个不慎操作就会让所有人的劳动成果瞬间消逝。

结论：可局域网共享，但仅限少数人协作，且不稳定。

5、桌面版WPS表格共享与协作

所谓桌面版WPS，是指本地安装运行的WPS，是相对付在线WPS而言的。
在共享与协作方面，桌面版WPS表格的用法与桌面版Excel基本相同，但添加了两个缺陷，一是，对付共享文件，如果有人已经打开，其他人只能以只读办法打开时，Excel会进行提示，而WPS不会提示，直到你编辑完成、点击保存时才提示不能保存，纯属马后炮。
二是，对付同时编辑，Excel具有自动刷新机制，能相互刷新数据，而WPS不会刷新，全体编辑过程看不到别人的编辑结果，相互之间不通气，只有在手动保存时才刷新。

结论：可局域网共享，但缺少数据刷新机制，无协作功能。

6、Office 365 Excel共享与协作

2011年，微软推出在线版的Office即Office 365，它将文件存放在微软的云端（Onedrive），用户可在浏览器中打开，也可用桌面程序打开，它将共享范围由局域网扩大到互联网，使得用户可随时随地访问，且支持手机。

6.1 如何共享

在Office 365 Excel中，设置共享的步骤是：打开Excel文件→开始→共享→选择职员→选择权限，如下图中的①②③④所示：

图4：Office 365 Excel如何共享

解释：此设置会把表格共享给客服、吴兴、郭工，权限是可编辑，他们会得到一个指向云端文件的链接，点击链接即可同时编辑，能显示年夜家正在编辑的位置，能相互刷新编辑结果，形成协作效果。

须要把稳的是，如果您的Excel文件还在本地电脑，Office 365会哀求你先上传至Ondrive云端，通过Ondrive来实现共享；其余，这里的职员选自于Office 365管理后台设立的用户账号，而不是本地局域网的Windows用户账号。

6.2 如何限定编辑区域

利用Office 365 Excel的共享功能，虽然可以多人同时编辑，但未按年夜家职责限定编辑区域，利用管理保护可实现此效果。
但由于在线版在功能上有所阉割，不支持桌面版Excel的单元格锁定功能，因此您须要先用桌面程序打开Excel文件，锁定所有单元格，再上传到Onedrive，再按以下步骤设置：审阅→管理保护→开启保护事情表→设置编辑区域，如下图中的①②③④所示：

图5：Office 365 Excel如何限定编辑区域

解释：与桌面Excel一样，这里也设置了三个编辑区域，技师填写区（列I-L），客服填写区（列A-F、M-N），主管填写区（列G-H）。
不一样的是，Office 365 Excel无法像桌面程序那样为编辑区域分配详细职员，只能为编辑区域设置密码，通过密码来掌握谁能编辑。

6.3优缺陷剖析

Office 365 Excel的共享协作有两个优点：一是将共享范围由局域网扩大到互联网，能实现跨地域、跨设备的共享，二是多人同时编辑的数据刷新速率更快，能达秒级。
缺陷也有两个，一是无法本地支配，数据存储在微软那里，很多公司有安全顾虑。
二是无法为编辑区域分配职员，只能凭密码来掌握，谁知道密码谁就能编辑，权限掌握不严谨。

结论：支持多人共享协作，支持跨设备利用，数据刷新速率快，但无法本地支配，权限掌握不敷。

7、WPS 365表格共享与协作

在线版WPS以前叫WPS+，现在紧跟微软步伐也叫365，即WPS 365。
它将文件存放在金山云端，支持多人共享协作，支持跨设备利用。

7.1 如何共享

在WPS 365表格中，设置共享的步骤是：打开表格文件→分享→勾选“和他人一起编辑”→管理协作者→选择协作职员→选择权限，如下图中的①②③④⑤所示：

图6：WPS 365表格如何共享

解释：分享WPS 365表格的步骤与效果类似于Office 365，这里不再赘述。

7.2 如何限定编辑区域

如果想按年夜家职责限定编辑区域，可以利用区域权限来实现，步骤：协作→区域权限→开启保护员→添加许可编辑区域，如下图中的①②③④所示：

图7：WPS 365表格如何限定编辑区域

解释：这里设置了三个可编辑区域：列A-F、M-N为客服填写区，列G-H为主管填写区，列I-L为技师填写区。
优于Office 365的是，可为编辑区域分配职员，可屏蔽其他人查看本区域，将其他人的权限设置为禁止查看即可。

7.3优缺陷剖析

WPS 365表格较好地实现了多人共享与协作，还可屏蔽数据列（Column），缺陷是无法屏蔽数据行（Row）。
比如，本文实例中，维修技师打开表格后，能看到所有行，如果希望他只能看到派工给他的记录，看不到派工给别人的记录，实现相互隔离，这个就做不到了。

结论：WPS 365表格较好地实现了多人共享与协作，还可屏蔽数据列，缺陷是无法屏蔽数据行。

8、腾讯表格共享与协作

腾讯文档出身于2018年，是一款在线文档软件，与微软、金山比较，功能更简洁，与微信结合更流畅。
很多人没把稳到的是，腾讯文档也有桌面版，只不过桌面版完备不适宜共享协作，既无冲突避免机制，也无数据刷新机制，因此这里仅谈论在线版。

8.1 如何共享

在腾讯表格中，设置共享的步骤是：分享→约请好友一起协作→设置操作权限，如下图中的①②③所示：

图8：腾讯表格如何共享

解释：此设置会把表格共享给吴兴、客服，权限是可编辑，他们的手机微信会收到一个指向小程序的链接，点击链接即可打开表格同时编辑，效果类似于WPS 365，这里不再赘述。
其余，这里的职员选自于微信好友、QQ好友等。

8.2 如何限定编辑区域

如果想按年夜家职责限定编辑区域，可以利用保护来实现，步骤：选择须要保护的区域（例如第A至F列）→保护→保护所选范围（在此指定职员与权限）→得到一个保护区，如下图中的①②③④所示：

图9：腾讯表格如何限定编辑区域

解释：这里设置了4个可编辑区域，还可利用编辑区域屏蔽数据列，将其他协作人的权限设置为不可查看即可。

8.3优缺陷剖析

腾讯表格的优缺陷与WPS 365类似，较好地实现了多人共享与协作，还可屏蔽数据列（Column），缺陷是无法屏蔽数据行（Row）。
其余，腾讯文档是面向个人用户的，它没有企业管理后台，没有员工账号管理机制；数据也不能太多，否则会跑不动，测试表明，实例表格注意灌输10万条数据，腾讯表格的加载韶光达60秒，而其它产品一样平常几秒即可。

9、华创网表共享与协作

华创网表是一款出身于2003年的在线表格，虽然是小众软件，但有两个独到之处，一是可本地支配，二是有更详细的权限掌握，因此加入比拟行列。

9.1 如何共享

在华创网表中，设置共享的步骤是：系统管理→数据表管理→报修信息表→角色权限→定义角色→为角色指定用户，如下图中的①②③④⑤⑥所示：

图10：华创网表如何共享

解释：上图设置了三个角色，每个角色指定了多少用户，这些用户就可访问此表了。
这里的用户选自于系统管理→用户管理中的用户账号。

9.2 如何限定操作权限

比较其它表格，网表的权限设置更详细，每个角色对数据的增、删、改、看操作，以及可操作的数据范围均可设置，这里以技师的权限为例来解释，如下图所示：

图11：华创网表如何限定操作权限

解释：上图的①用于限定删除权；②限定录入权（即新增数据）；③限定可查看的字段（列）；④限定导出权限；⑤限定可查看的记录范围（行），以便相互隔离；⑥限定可修正的字段（列）。

9.3权限掌握的独到之处

对表内数据的细分与权限掌握，网表有独到之处，在行、列两个方向都能进行限定，能实现真正的相互隔离。

一样平常表格，包括微软、金山、腾讯、石墨等，都是通过行列位置来划分范围并授权，类似于在黑板上划分板块，这种机制存在局限性，比如，本文实例中，如果希望维修技师之间相互隔离，大家只能看到派工给自己的报修，就无法实现了。
由于每条报修是由客服先录入，再由主管派工，因此，到底哪些行属于他、哪些行不属于他，这个是无法事先确定的，按位置划分也就无法进行了。

而网表的划分办法，在列（Column）的维度上与一样平常表格相同，选择字段即可划分；而在行（Row）的维度上，是按照数据的值来划分，相称于按业务逻辑来划分，这种机制就要灵巧得多。
比如，希望维修技师之间相互隔离，只需限定他们可查看的记录范围即可，如下图所示：

图12：华创网表如何限定行（Row）范围

解释：这里限定技师可查看的记录范围：技师栏填写的是登录者本人。
其含义是，技师郭工登录进来，只能查看技师栏是郭工的记录；技师吴兴登录进来，只能查看技师栏是吴兴的记录，也便是说，大家只能查看派工给自己的记录（Row），从而做到了相互隔离。

网表还能实现按组织层级授权，即：一样平常员工只能访问自己的数据，部门主管能访问本部门员工的数据，而公司主管能访问全部数据，限于篇幅不再赘述。

9.4优缺陷剖析

与其它在线表格比较，网表的优点有三个：一是权限掌握更细，能实现真正的相互隔离；二是可以本地支配，所有程序与数据都在本地，完备自己掌控；三是后端采取数据库，每个前端表格对应一个后端数据库的表，容量险些是无限的，前端分页处理，不会因数据量大而卡顿，支持高并发访问，因此能把它当作MIS系统来利用；缺陷是无个人免费版，虽然可以试用，但长期利用须要收费。

结论：权限掌握更细，支持大容量、高并发，能当作MIS系统来利用，但须要收费。

10、各产品之比较

产品

支配办法

用度情形

优缺陷总结

桌面版Excel

本地

收费

可局域网共享，但仅限少数人协作，且不稳定。

桌面版WPS表格

本地

个人版免费，其它收费

可局域网共享，但无协作功能。

Office 365 Excel

厂家云端

收费

可共享协作，但不能本地支配，用户权限掌握较弱。

WPS 365表格

厂家云端

体验版免费，其它收费

可共享协作，但不能本地支配，用户权限掌握仍弱。

腾讯表格

厂家云端

根本版免费，会员版收费

可共享协作，但数据容量小，只适宜个人利用。

华创网表

本地、私有云端、厂家云端均可

收费

可共享协作，能当作MIS系统来利用，但无免费版。