全文！电子司帐档案治理规范（DA/T 942022）

电子司帐档案管理规范

DA/T 94—2022

1 范围

本文件规定了电子司帐资料形成、网络、整理、归档和电子司帐档案保管、统计、利用、鉴定、处置等事情的哀求。

本文件适用于机关、团体、企业奇迹单位和其他组织（以下简称“单位”）开展电子司帐档案管理活动。

2 规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。
个中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修正单）适用于本文件。

DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范

DA/T38 档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技能哀求和运用规范

DA/T39 司帐档案案卷格式

DA/T70 文书类电子档案检测一样平常哀求

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1 电子司帐资料 electronic accounting document

单位在进行司帐核算过程中通过打算机等电子设备形成、传输、存储的记录和反响单位经济业务事变的电子形式的各种司帐信息记录。

注：电子司帐资料包括以电子形式存在的司帐凭据、司帐账簿、财务司帐报告和其他司帐资料。
个中，财务司帐报告包括企业财务司帐报告、政府司帐主体的财务报告和决算报告、民间非营利组织财务司帐报告，以及其他司帐主体的财务司帐报告。

3.2 电子司帐档案 electronic accounting archive

在司帐核算事情中由电子打算机直接形成或吸收、传输、存储并归档，记录和反响单位经济业务事变，具有凭据、查考和保存代价的电子司帐资料。

3.3 司帐核算系统 accounting system

单位为进行司帐核算而利用的，用于直接采集数据，处理司帐业务，天生司帐凭据、司帐账簿、财务司帐报告等司帐资料，并对司帐资料进行转换、输出、剖析和利用的打算机软件、软件系统或软件功能模块。

3.4 业务系统 business system

除司帐核算系统外，其他产生电子司帐凭据的办公自动化系统、报销系统、条约管理系统、企业资源操持系统等打算机信息系统。

3.5电子司帐档案管理信息系统 electronic accounting archives management information system

单位用于电子司帐资料网络、整理、归档以及电子司帐档案保管、统计、利用、鉴定、处置等业务的电子档案管理信息系统或软件功能模块。

4 管理原则和哀求

4.1 单位应加强电子司帐档案管理事情，建立和完善电子司帐资料的形成、网络、整理、归档和电子司帐档案保管、统计、利用、鉴定、处置等管理制度，采纳可靠的安全防护技能和方法，担保电子司帐档案在通报及存储过程中的真实性、完全性、可用性和安全性。

4.2 单位应将电子司帐档案管理事情纳入司帐职员、档案职员、干系业务职员岗位职责和绩效考察。

4.3 单位的司帐机构或司帐职员所属机构（以下统称单位司帐管理机构）卖力应归档的电子司帐资料网络、整理、归档等事情，定期向单位的档案管理机构或者档案事情职员所属机构（以下统称单位档案管理机构）移交。

4.4 单位档案管理机构卖力电子司帐档案保管、统计、利用、鉴定、处置等事情，并对电子司帐资料的网络、整理、归档等进行辅导和监督。
单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理电子司帐档案。

4.5 单位的信息技能机构应在干系司帐核算系统及业务系统方案、剖析、设计、履行、运维等过程中落实电子司帐资料归档哀求，将电子司帐资料归档哀求在司帐核算系统及业务系统中予以实现，供应信息技能支持，并卖力电子司帐档案管理信息系统的运行掩护。

4.6 单位应加强电子司帐档案的安全保密管理，涉密电子司帐资料和电子司帐档案管理按照国家有关规定实行。

4.7 符合国家有关规定形成（或吸收）并按照本文件管理的电子司帐资料，可仅以电子形式归档保存。

5 电子司帐档案管理流程

电子司帐档案管理由司帐职员、档案职员分工卖力，涉及司帐核算系统、业务系统、电子司帐档案管理信息系统等信息系统，管理过程包括电子司帐资料的形成、网络、整理、归档和电子司帐档案的保管、统计、利用、鉴定、处置等，管理流程见图1。

6 电子司帐资料的形成

6.1 内部形成的电子司帐资料应经由包办、审核、审批等必要的审签程序，内容及元数据完好完全。
元数据的构造、内容等见附录A。

6.2 电子司帐资料应形成相应格式的独立的电子文件进行归档。

6.3 内部形成的电子司帐资料应按一定的韶光和单元输出归档电子司帐资料，文件大小应便于管理和利用，各种电子司帐资料输出韶光及格式应符合以下哀求。

a）内部形成的电子司帐凭据应在办理完毕后输出成归档电子司帐凭据，并在输出信息中表示干系联电子司帐凭据间的关联关系。
从外部吸收的电子司帐凭据一样平常以原格式归档。
如原格式不符合归档哀求，应将专用软件一并归档，或将原格式转换为符合归档哀求的格式，原格式与符合归档哀求格式的电子司帐资料一并归档。

b）电子司帐账簿可按月、季、年等周期定期输出归档电子司帐账簿，输出周期可根据数据量大小确定。

c）电子财务司帐报告可按司帐期间输出归档电子财务司帐报告。

6.4 版式电子司帐资料归档推举利用OFD格式，不具备运用OFD格式条件的单位可利用PDF格式或其他符合长期保存哀求的版式格式。
为方便解析和统计，可同步输出类XML描述文件归档。

7 电子司帐资料的网络

7.1 电子司帐资料归档范围见附录B，各单位可参考但不限于附录B确定本单位电子司帐资料归档范围。

7.2 属于归档范围的电子司帐资料及其元数据应由司帐核算系统、业务系统传输至电子司帐档案管理信息系统，传输过程安全可控。
电子司帐档案元数据方案见附录A。

7.3 电子司帐资料网络一样平常通过接口在线自动网络，接口方案见附录C。

7.4 电子司帐资料网络时应梳理电子司帐资料的来源，归档电子司帐资料与来源系统对照关系可参照表1。

7.5 电子司帐资料网络时应按照DA/T70有关哀求进行真实性、完全性、可用性和安全性检测。
经检测合格的电子司帐资料方可登记进入电子司帐档案管理信息系统。
检测不合格的，应重新网络并在检测合格后登记进入电子司帐档案信息系统。

7.6 检测合格的电子司帐资料应根据附录B划定保管期限。
电子司帐档案保管期限分为永久和定期，定期一样平常为10年和30年，从司帐年度结束后的第一天算起。
附录B中的电子司帐档案保管期限为最低保管期限，各单位可根据事情须要选择更高的保管期限。

7.7 各单位电子司帐档案的详细名称如有同附录B所列名称不一致的，应比照类似档案的保管期限办理。

8 电子司帐资料的整理

8.1 整理韶光

电子司帐资料网络完成后应及时整理。
个中，电子司帐凭据、电子司帐账簿、电子固定资产卡片、电子财务司帐报告及其他电子司帐资料应分别在司帐年度结束后1个月内、司帐决算后1个月内、固定资产报废后1年内、电子财务司帐报告天生后1个月内、司帐年度结束后3个月内完成整理。

8.2 原则

整理电子司帐资料应按照其自然形成规律和固有特点，保持电子司帐资料之间的有机联系，差异不同的保存代价，便于保管和利用。
形成电子司帐资料数量较少的单位，将电子司帐资料按照8.3进行分类后可按件整理。

8.3 分类

8.3.1 制订分类方案

电子司帐资料整理时应按照电子司帐档案分类方案进行分类。
电子司帐档案分类方案参照8.3.3进行体例，并嵌入电子司帐档案管理信息系统中。

8.3.2 电子司帐档案分类原则

电子司帐档案分类原则如下。

a）按司帐资料形式分类：即按司帐资料的内容形式分类。
一样平常分为司帐凭据、司帐账簿、财务司帐报告、其他司帐资料4类。

b）按司帐年度分类：即按司帐档案针对的司帐年度分类。

c）按保管期限分类：即按司帐档案的保管期限分类。

d）按组织机构分类：即按司帐档案形成的组织机构分类。
一样平常用于总预算司帐单位的司帐档案分类。

e）按司帐类型分类：即按司帐档案反响的司帐类型分类。
一样平常用于税务机关的司帐档案分类。

8.3.3 分类方法

推举利用的分类方法及适用性如下。

a）司帐资料形式司帐年度保管期限分类法，详细见附录D的D.1，适用于中、小型单位，即司帐档案的年形成量不大的单位，也是目前大多数单位采取的方法。

b）司帐年度司帐资料形式保管期限分类法，详细见D.2，适用于预算单位。

c）司帐年度组织机构司帐资料形式保管期限分类法，详细见D.3，适用于多个部门产生司帐档案的单位以及各级总预算单位。

d）司帐年度司帐类型司帐资料形式保管期限分类法，详细见D.4，适用于专业性强的各级税务机关。

8.3.4 分类号设置

电子司帐档案种别名的设置应科学、简洁，可根据实际扩展。
司帐年度采取4位阿拉伯数字，司帐资料形式、保管期限、组织机构、司帐类型等类目一样平常采取大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或二者组合体例，不应有重号。
上、下级类目编号间用“”分隔。

8.4 电子司帐凭据的组件、组卷及排列

8.4.1 电子司帐凭据按记账凭据号组件，记账凭据及其附带的原始凭据、其他附件等组成一件。
件内按记账凭据、原始凭据、其他附件的顺序排列。

8.4.2 电子司帐凭据一样平常按韶光组卷，即将电子司帐凭据按适当的韶光周期组卷，卷内电子司帐凭据按凭据号先后顺序排列。
实施电子司帐凭据分类的，按类型结合韶光组卷，不同类型的电子司帐凭据不应组成一卷。

8.4.3 电子司帐凭据案卷按韶光先后顺序排列。
实施电子司帐凭据分类的，电子司帐凭据案卷按类型结合韶光顺序排列。

8.4.4 同一记账凭据号的司帐凭据存在不同记录形式时，可分别按照不同记录形式进行整理，并以元数据的办法记录其关联关系。
如记账凭据为电子形式、原始凭据为纸质形式时，记账凭据按电子档案形式整理，成为一件电子档案；原始凭据以纸质档案形式整理，成为一件纸质档案。
同时，在记账凭据的相应元数据中注明其原始凭据号，在原始凭据适当位置注明其对应记账凭据号。

8.5 电子司帐账簿的组件、组卷及排列

8.5.1 电子司帐账簿根据6.3按科目、司帐周期，结合单个电子文件可存储的数据量组件。
个中，电子固定资产卡片按固定资产编号组件，同一固定资产编号的电子固定资产卡片组成一件。

8.5.2 电子司帐账簿应在一个司帐年度内按类型定期组卷。
卷内电子司帐账簿按形成韶光先后顺序排列。

8.5.3 不同类型的电子司帐账簿按总账、明细分类账、银行存款日记账、现金日记账、固定资产卡片、其他赞助账簿的顺序排列，同一类型的电子司帐账簿按韶光顺序排列。

8.6 电子财务司帐报告及其他电子司帐资料的组件、组卷及排列

8.6.1 电子财务司帐报告按类型结合周期组件。
不同类型、不同周期的报告不应组成一件。

8.6.2 电子财务司帐报告按月报、季报、半年报、年报分别组卷。
卷内电子财务司帐报告按形成韶光先后顺序排列。

8.6.3 电子财务司帐报告案卷按月报、季报、半年报、年报的顺序排列，同一类型电子财务司帐报告案卷按韶光先后顺序排列。

8.6.4 除前述外的其他电子司帐资料按种别结合韶光整理组卷，不同种别和保管期限的电子司帐资料不应组成一卷。
卷内电子司帐资料按形成韶光顺序排列。

8.7 编号

排列好的电子司帐资料应体例档号，档号格式为“[全宗号-]种别名-案卷号-件号（卷内序号）”。
种别名由分类方案给定；案卷号和件号（卷内序号）由4位阿拉伯数字标识，不敷4位的，前面用“0”补足。

9 电子司帐资料的归档

9.1 经整理的电子司帐资料在司帐年度终了后，可由单位司帐管理机构临时保管1年，再移交单位档案管理机构保管。
因事情须要确需推迟移交的，应经单位档案管理机构赞许，但最长不超过3年。
临时保管期间，电子司帐档案的保管应符合国家档案管理的有关规定，且出纳职员不应兼管电子司帐档案。

9.2 单位档案管理机构在吸收电子司帐档案时应按照DA/T70有关哀求进行检测，检测合格后方可吸收。

9.3 电子司帐档案移交与吸收时，双方应通过线上或线下及时办理交卸手续。

10 电子司帐档案的保管

10.1 定期评估

单位档案管理机构应每年对电子司帐档案的可读性进行评估，形成评估报告；如存在因系统软硬件或其他技能升级、更新导致电子司帐档案不可读取的风险，应对电子司帐档案进行迁移。

10.2 迁移评估

电子司帐档案迁移前应进行迁移可行性评估，包括目标载体、系统、格式的可持续性、安全性、经济性等评估，并担保迁移过程中电子司帐档案真实、完全，过程可控，防止迁移过程中电子司帐档案信息丢失或被造孽修改。

10.3 存储

10.3.1 电子司帐档案应履行在线和离线存储。
在线存储按电子司帐档案管理系统运行哀求履行。
离线存储载体应具有较好的耐久性，按优先顺序依次为一次性写光盘、磁带、硬磁盘等。

10.3.2 主要电子司帐档案应进行一式三套离线存储，三套离线存储载体宜分开保管，有条件的单位应进行异地备份。

10.3.3 离线存储载体管理按照DA/T15和DA/T38给出的哀求进行。

10.3.4 离线存储应按照保管单位和存储载体容量进行信息组织。
应支持导入后形成交卸凭据，交卸凭据的哀求拜会《电子档案移交与吸收办法》，不能用运维备份的信息组织办法进行离线存储，更不能用系统备份文件代替离线存储文件。

10.3.5 对离线存储电子司帐档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读考验，抽样率不低于10%，创造问题应及时采纳方法。

10.3.6 对磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。
原载体同时保留韶光不少于4年。

11 电子司帐档案的统计

单位应按照国家档案统计哀求及本单位实际须要，对电子司帐档案进行统计。

12 电子司帐档案的利用

12.1 单位应制订利用电子司帐档案的权限规定，权限设置应科学、合理，并在电子司帐档案管理信息系统中履行。
当超出权限利用档案时，应进行审批。

12.2 单位应担保电子司帐档案在利用过程中不被修改。

12.3 电子司帐档案可根据授权供应在线或离线利用，利用过程应通过日志或其他办法形成记录，记录信息包括利用人、利用韶光、利用办法、利用电子司帐档案名称、档号等。
利用过程信息应作为电子司帐档案元数据进行保存。

13 电子司帐档案的定期鉴定及处置

13.1 单位应定期对已到保管期限的电子司帐档案进行鉴定，形成鉴定见地书。

13.2 电子司帐档案鉴定事情应由单位档案管理机构牵头，组织单位司帐、信息技能、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

13.3 经鉴定，仍需连续保存的电子司帐档案，应重新划定保管期限；经鉴定可以销毁的电子司帐档案，按照以下程序销毁。

a）由单位档案管理机构输出电子司帐档案销毁清册，列明拟销毁电子司帐档案的名称、册数、起止年度、档号、应保管期限、已保管期限、应销毁韶光等内容。

b）单位卖力人、档案管理机构卖力人、档案管理机构包办人在电子司帐档案销毁清册上签署见地。

c）单位档案管理机构卖力组织电子司帐档案销毁事情，并与司帐管理机构共同派员监销，销毁完成后监销在销毁清单上具名。
电子司帐档案销毁应通过物理删除的办法进行，并进行不可规复性验证，销毁清册及记录宜输出纸质文件永久保存。

13.4 保管期满但未结清债权债务或涉及其他未了事变的电子司帐档案不应销毁，应单独抽出立卷或转存，直至未了事变完结为止。
单独抽出立卷或转存的电子司帐档案，应在电子司帐档案鉴定见地书、电子司帐档案销毁清册和电子司帐档案保管清册中列明。

13.5 单位按照国家有关规定及时将应进馆的电子档案及其元数据移交进馆。
移交方法拜会《电子档案移交与吸收办法》。

14 元数据管理

14.1 在电子司帐资料归档和电子司帐档案管理过程中应同时捕获、归档和管理元数据。

14.2 系统开拓时应对元数据捕获节点进行方案，明确司帐核算系统、业务系统、电子司帐档案管理信息系统需捕获的元数据项及其捕获办法，详细见附录A。

14.3 应对电子司帐档案元数据进行完善，详细见附录A，确保元数据能够规范、客不雅观、准确地描述电子司帐档案的主题内容与形式特色。
电子司帐档案背景、构造和管理过程元数据不应修正。

15 司帐核算系统、业务系统及电子司帐档案管理信息系统培植

15.1 单位司帐核算系统、业务系统培植哀求

单位在司帐核算系统、业务系统培植时应充分考虑电子司帐资料以下归档哀求。

a）选择适宜的电子司帐资料存储格式，以便于向电子司帐档案存储格式转换。
为担保电子司帐资料的顺利归档，系统履行时尽可能采取符合归档哀求的数据构造和文件存储格式作为系统运行时的文件存储格式。
如确无法采取符合归档哀求的格式，应在系统履行时对所利用的数据构造和文件格式进行可转换性评估，评估为无法转换或风险较大的业务系统应谨慎利用。

b）对电子司帐资料在司帐核算系统、业务系统中的元数据捕获节点与元素进行方案，将应由司帐核算系统、业务系统捕获的电子司帐资料元数据全部形成并捕获。
有关哀求见附录A。

c）根据系统技能架构选择可行的电子司帐资料输出办法，详细见附录C。

d）确定司帐核算系统、业务系统天生电子司帐资料归档时的数据包格式。

15.2 电子司帐档案管理信息系统功能

电子司帐档案管理信息系统功能应符合附录E的规定。

15.3 司帐核算系统、业务系统与电子司帐档案管理信息系统衔接

电子司帐资料归档和电子司帐档案管理一样平常通过电子司帐档案管理信息系统实现，也可通过在司帐核算系统、业务系统中设计电子司帐资料归档和电子司帐档案管理功能实现，还可通过将相应功能分别设计在司帐核算系统、业务系统和电子司帐档案管理信息系统中实现。

16 未履行电子司帐档案管理信息系统单位电子司帐档案保存方法

16.1 通过司帐核算系统进行司帐核算单位的电子司帐档案保存方法

为落实《财政部国家档案局关于规范电子司帐凭据报销入账归档的关照》中“四、单位以电子司帐凭据的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子司帐凭据”哀求，未履行电子司帐档案管理信息系统，但通过司帐核算系统进行司帐核算的单位，电子司帐档案应由司帐职员按照以下方法进行保存。

a）从司帐核算系统下载电子司帐资料，按照附录F的表F.1填写电子司帐档案登记表，对电子司帐资料进行登记。

b）对下载后的电子司帐资料进行真实性、完全性、可用性和安全性检测，检测合格后方可吸收。

c）对电子司帐资料进行组件。
将同一凭据号的电子司帐凭据拷贝至同一文件夹，并在文件夹内按记账凭据、报销单、发票、其他附件的顺序排列，一个文件夹视为一件；电子司帐账簿按科目、司帐周期，结合单个电子文件可存储的数据量组件，每个司帐周期为一件；电子财务司帐报告按司帐周期组件，一个司帐周期为一件。
存储格式应符合本标准6的哀求。

d）划定保管期限。

e）排列电子司帐资料。
根据分类方案和电子司帐资料号顺序以件为单位依次排列电子司帐资料，体例档号，并将档号、保管期限等信息填入电子司帐档案登记表。

f）体例解释文件，包括电子司帐档案内容（司帐期间+司帐文件形式）、电子司帐档案数量、移交人、其他须要解释的情形（如非通用格式文件解释）等。
例如：2020年1月—12月电子司帐凭据，共555件，张三移交。

g）电子司帐资料、目录（电子司帐资料登记表）及解释文件的存储见图F.1。

h）将目录（电子司帐资料登记表）输出纸质文件。

i）将电子司帐资料、目录（电子司帐资料登记表）及其纸质文件、解释文件和其他纸质档案在规定时限内移交档案职员。

j）采取多重备份、定期检测等方法，担保电子司帐档案在保管期限内真实、完全、安全、可用。

16.2 未通过司帐核算系统进行司帐核算单位的电子司帐凭据保存方法

为落实《财政部国家档案局关于规范电子司帐凭据报销入账归档的关照》中“四、单位以电子司帐凭据的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子司帐凭据”哀求，未履行电子司帐档案管理信息系统且未通过司帐核算系统进行司帐核算的单位，司帐资料紧张为纸质载体，从外部吸收的电子司帐凭据应由司帐职员按以下方法进行保存。

a）吸收电子司帐凭据，填写电子司帐资料登记表，对电子司帐资料进行登记。

b）对吸收的电子司帐凭据进行真实性、完全性、可用性、安全性检测，检测合格后方可吸收。

c）根据相应纸质载体会计凭据所在案卷（或册）号在存储载体中建立卷（或册）文件夹，将电子司帐凭据拷贝至相应卷（或册）文件夹。

d）根据相应纸质载体会计凭据所在案卷（或册）号，将档号、保管期限等信息填入电子司帐档案登记表中。

e）体例解释文件，包括司帐期间、电子司帐凭据名称、数量、移交人、其他须要解释的情形（如非通用格式文件解释）等。
例如：2020年1月—12月电子发票，共555件，张三移交。

f）电子司帐凭据、目录（电子司帐档案登记表）及解释文件的存储见图F.2。

g）将目录（电子司帐档案登记表）输出纸质文件。

h）将整理好的电子司帐凭据、目录（电子司帐档案登记表）及其纸质文件、解释文件和其他纸质档案在规定时限内移交档案职员。

i）采取多重备份、定期检测等方法，担保电子司帐档案在保管期限内真实、完全、安全、可用。

附录A

（规范性）

电子司帐档案管理元数据方案

本方案参考DA/T46，结合目前电子司帐资料归档和电子司帐档案管理的实际制订，表 A.1给出了文件实体元数据项，表 A.2给出了机构职员实体元数据项，表 A.3给出了业务实体元数据项，表A.4给出了实体关系元数据项。

附录B

（规范性）

司帐档案归档范围与保管期限表

表B.1规定了企业和其他组织司帐档案保管期限，表 B.2规定了财政总预算、行政单位、奇迹单位和税收司帐档案保管期限。
税务机关的税务经费司帐档案保管期限，按照行政单位司帐档案保管期限规定办理。

附录C

（资料性）

司帐核算系统、业务系统与电子司帐档案管理信息系统接口方案

C.1 接口办法

C.1.1 Web Service做事调用办法

基于Web Service做事调用的归档接口示见地图C.1。

数据流解释：

①做事要求：司帐核算系统、业务系统发起做事要求；

②做事相应：电子司帐档案管理信息系统吸收做事要求，处理完成后返回结果并反馈至司帐核算系统、业务系统。

C.1.2 中间库办法

基于中间库的归档接口示见地图C.2。

数据流解释：

①数据上传：司帐核算系统、业务系统将待归档数据传输至中间库；

②数据提取：电子司帐档案管理信息系统从中间库提取待归档数据；

③结果反馈：电子司帐档案管理信息系统完成待归档数据提取处理后，将处理结果反馈至中间库；

④结果反馈：司帐核算系统、业务系统从中间库提取处理结果。

C.2 接口功能

C.2.1 司帐核算系统、业务系统接口功能

司帐核算系统、业务系统接口功能参照下列哀求：

a）归档前将待归档电子司帐资料及其元数据按推举格式封装成归档信息包；

b）将归档信息包传输至指定位置（或者调用对方接口），传输过程中归档信息包信息不丢失、不被造孽变动；

c）吸收归档信息包吸收方的反馈，包括归档成功或失落败、失落败故障代码等；

d）对归档成功的电子司帐资料进行已归档标记，以防止重复归档，并能取消标记，在人工干预下重新归档；

e）记录归档电子司帐资料类型、归档韶光、归档状态，并能够实现按照归档电子司帐资料类型、归档韶光、归档状态组合查询。

C.2.2 电子司帐档案管理信息系统接口功能

电子司帐档案管理信息系统接口功能参照下列哀求：

a）吸收司帐核算系统、业务系统通报来的数据包（或者从指定位置提取数据），并精确解析；

b）对司帐核算系统、业务系统提交归档的电子司帐资料及其元数据的真实性、完全性、可用性、安全性进行检测，检测不合格的谢绝吸收；

c）将解析后的电子司帐资料及其元数据存储在数据库、文件库，并保存过程日志；

d）向司帐核算系统、业务系统发送电子司帐资料归档成功或失落败，以及失落败故障代码；

e）在归档信息包吸收、解析和数据存储等过程中，信息不丢失、不被造孽变动；

f）记录归档电子司帐资料类型、归档韶光、归档状态，并能够按照归档电子司帐资料类型、归档韶光、归档状态组合查询。

C.3 接口培植管理哀求

接口培植管理参照下列哀求：

a）归档接口应与司帐核算系统、业务系统，同设计、同开拓、同测试和同履行，履行时未开拓归档接口的司帐核算系统、业务系统应及时通过二次开拓实现；

b）为担保电子司帐资料真实性、完全性、可用性、安全性，应将检测功能嵌入归档接口，减少人工干预；

c）归档接口开拓时应进行充分测试，并经专家评审，以确认功能哀求达到设计目标哀求；

d）归档接口投入运行后，应安排专人对接口运行情形进行持续跟踪，创造问题及时处理；

e）对付现存司帐核算系统、业务系统，应联系司帐核算系统、业务系统原开拓商或组织自有力量进行接口开拓；

f）对付新开拓司帐核算系统、业务系统，应在开拓初期将档案部门纳入履行团队，提出司帐核算系统、业务系统电子司帐资料归档功能哀求，并对归档功能进行测试确认；

g）司帐核算系统、业务系统和电子司帐档案管理信息系统更新应充分论证对归档接口功能的影响，确保归档接口能够正常运行；

h）应制订应急机制，在司帐核算系统、业务系统和电子司帐档案管理信息系统因升级、系统故障、病毒传染等缘故原由影响接口功能时立即启动应急相应。

附录D

（规范性）

电子司帐档案分类方案

D.1 司帐资料形式司帐年度保管期限分类法

详细分类方法如下：

1 司帐凭据

2009年

30年（收款凭据、付款凭据、转账凭据）

2010年

30年（收款凭据、付款凭据、转账凭据）

2 司帐账簿

2009年

1.30年（总账、明细分类账、银行存款日记账、现金日记账、其他赞助账簿）

2.30年或固定资产报废后5年（固定资产卡片）

2010年

1.30年（总账、明细分类账、银行存款日记账、现金日记账、其他赞助账簿）

2.30年或固定资产报废后5年（固定资产卡片）

3 财务司帐报告

2009年

1.永久（年度财务司帐报告<决算>）

2.10年（月度财务司帐报告、季度财务司帐报告、半年财务司帐报告）

2010年

1.永久（年度财务司帐报告<决算>）

2.10年（月度财务司帐报告、季度财务司帐报告、半年财务司帐报告）

4 其他司帐资料

2009年

1.永久（年度内部掌握评价报告、年度内部掌握审计报告、司帐档案保管清册、司帐档案销毁清册）

2.30年（司帐档案移交清册）

3.10年（银行余额调节表、银行对账单）

2010年

……

本分类方法适用于大多数的中、小型单位，即司帐档案的年形成量不大的单位。
它也是目前大多数单位采取的方法。

D.2 司帐年度司帐资料形式保管期限分类法

详细分类方法如下：

2009年

1 司帐凭据

30年（收款凭据、付款凭据、转账凭据）

2 司帐账簿

1.30年（总账、明细分类账、银行存款日记账、现金日记账、其他赞助账簿）

2.30年或固定资产报废后5年（固定资产卡片）

3 财务司帐报告

1.永久（年度财务司帐报告<决算>）

2.10年（月度财务司帐报告、季度财务司帐报告、半年财务司帐报告）

4 其他司帐资料

1.永久（年度内部掌握评价报告、年度内部掌握审计报告、司帐档案保管清册、司帐档案销毁清册）

2.30年（司帐档案移交清册）

3.10年（银行余额调节表、银行对账单）

2010年

1 司帐凭据

30年（收款凭据、付款凭据、转账凭据）

2 司帐账簿

1.30年（总账、明细分类账、银行存款日记账、现金日记账、其他赞助账簿）

2.30年或固定资产报废后5年（固定资产卡片）

3 财务司帐报告

1.永久（年度财务司帐报告<决算>）

2.10年（月度财务司帐报告、季度财务司帐报告、半年财务司帐报告）

4 其他司帐资料

1.永久（年度内部掌握评价报告、年度内部掌握审计报告、司帐档案保管清册、司帐档案销毁清册）

2.30年（司帐档案移交清册）

3.10年（银行余额调节表、银行对账单）

本分类方法适用于预算单位司帐。

D.3 司帐年度组织机构司帐资料形式保管期限分类法

详细分类方法如下：

2009年

1 国库处

1.司帐凭据（30年）

2.司帐账簿（30年）

a）30年（总账、明细分类账、银行存款日记账、现金日记账、其他赞助账簿）

b）30年或固定资产报废后5年（固定资产卡片）

3.财务司帐报告

a）永久（年度财务司帐报告<决算>）

b）10年（月度财务司帐报告、季度财务司帐报告、半年财务司帐报告）

4.其他司帐资料

a）永久（年度内部掌握评价报告、年度内部掌握审计报告、司帐档案保管清册、司帐档案销毁清册）

b）30年（司帐档案移交清册）

c）10年（银行余额调节表、银行对账单）

2 预算处

a）30年（总账、明细分类账、银行存款日记账、现金日记账、其他赞助账簿）

b）30年或固定资产报废后5年（固定资产卡片）

3 司帐处

1.财务司帐报告

……

2.其他司帐资料

……

2010年

……

本分类方法适用于多个部门产生司帐档案的单位以及各级总预算单位司帐。

D.4 司帐年度司帐类型司帐资料形式保管期限分类法

详细分类方法如下：

2009年

1 税收司帐

1.司帐凭据

2.司帐账簿

3.财务司帐报告

a）永久（年报）

b）10年（季报、月报）

4.其他司帐资料

2 经费司帐

1.司帐凭据

2.司帐账簿

3.财务司帐报告

a）永久（年报）

b）10年（季报、月报）

4.其他司帐资料

2010年

……

本分类方法适用于专业性强的各级税务机关的司帐档案。

附录E

（规范性）

电子司帐档案管理信息系统功能需求

E.1 网络功能

E.1.1 电子司帐资料手工登记

电子司帐资料手工登记参照下列需求：

a）应支持手工输入电子司帐资料元数据及上传电子司帐资料并授予唯一编号；

b）应支持所输入的元数据项在知足国家有关标准的条件下，可根据须要增减；

c）应支持元数据校验功能，可对元数据根据权限进行变动、删除、检索等操作。

E.1.2 在线吸收

在线吸收参照下列需求。

a）应支持与业务系统的集成，能够从报销系统、核算系统、报表系统、税务系统等司帐业务系统吸收电子司帐资料及其元数据，并对所吸收的电子司帐资料授予唯一编号。

b）应支持吸收立档单位移交的，符合国家档案局、财政部干系标准规定的电子司帐资料，包括但不限于：

1）文本文件；

2）版式文件；

3）数据文件；

4）图像文件；

5）音视频文件。

c）应支持对吸收的电子司帐资料全文进行格式转换的功能，天生符合国家、行业干系标准的电子文件格式。
EXCEL等格式文件转换为版式文件后涉及跨页等问题，不能完全阅读的，宜支持原始格式在线查看。

d）应支持电子司帐资料元数据与纸质司帐资料同步吸收，支持自动建立电子司帐资料元数据与司帐资料全文的关联关系。

e）应支持不限定吸收电子司帐档案的数量，支持对电子司帐档案的吸收数量、不合格退回数量等的统计与查询。

f）宜支持在吸收或捕获时，对重复吸收或捕获的电子司帐档案进行识别，系统应发出警告。

g）应能够天生与移交清单对应的电子档案吸收单，并自动授予任务人、韶光以及干系信息，供应输出等功能。

E.1.3 电子司帐资料和电子司帐档案离线吸收

电子司帐资料和电子司帐档案离线吸收参照下列需求：

a）应支持电子司帐资料、电子司帐档案数据的离线批量导入功能，支持常见的EXCEL、DBF、MDB、XML、TXT、ET等格式文件的导入吸收，并实现元数据和电子全文的自动关联；

b）应支持吸收导入过程中数据的校验，如是否唯一、是否可以为空、日期格式是否精确等；

c）应支持如涌现部分数据导入失落败时，供应报告解释；如涌现中断（如：断电、断网、去世机等），应支持再次导入时，断点续传功能；

d）应支持导入后形成交卸凭据，交卸凭据的哀求拜会《电子档案移交与吸收办法》。

E.1.4 吸收检测

吸收检测参照下列需求：

a）应支持对归档吸收的电子司帐资料按照DA/T70进行真实性、完全性、可用性、安全性的检测；

b）应支持检测后显示详细检测结果及问题解释；

c）应支持检测完成后以件为单位形成检测业务实体元数据，保存在元数据中；

d）应支持对吸收的电子司帐资料全文进行格式转换，包括按件转换和批量转换。

E.2 归档文件整理功能

E.2.1 划定保管期限

应支持按照电子司帐档案保管期限表对归档电子司帐资料划定保管期限。

E.2.2 组件

组件参照下列需求：

a）应支持对来自于同一业务系统或不同业务系统的归档电子司帐资料按照8.4、8.5、8.6给出的哀求将归档电子司帐资料组成件，并保持司帐事变文件之间的有机联系；

b）应支持对件内电子司帐资料的子件进行排序；

c）应支持组件后的撤销组件、重新组件等。

E.2.3 分类

应支持按照设定的司帐档案分类方案，将电子司帐资料进行分类，并给定种别名。

E.2.4 组成保管单位

组成保管单位参照下列需求。

a）应支持对归档电子司帐资料按照DA/T39规则自动或在人工干预下组成卷或盒，并能按规则将卷（盒）内电子司帐资料排序定位，包括但不限定：

1）应支持电子司帐资料元数据和档案标引信息的自动生成功能；

2）应支持电子司帐资料目录的自动生成功能。

b）应支持在人工干预下调度归档司帐资料所属卷（盒）并重新排序定位。

E.2.5 编号

应支持依据档号体例规则形成档号，所形成档号唯一、合理、稳定、可扩充、大略。

E.2.6 编目

编目参照下列需求：

a）应支持供应规范的司帐档案目录模板，能按照DA/T39套打出案卷封面、卷内目录或归档文件目录、全引目录、备考表、卷（盒）封面和脊背等；

b）应支持进行目录模板制作，可以对模板中的字体、打印内容、排序办法等进行调度；

c）应支持打印预览功能，宜支持多模板批量天生和打印功能；

d）应支持根据模板对选定的归档电子司帐资料或电子司帐档案形成相应的目录；

e）应支持按照DA/T39格式将案卷封面、卷内目录、归档文件目录或全引目录、案卷目录、备考表等通用格式文件导出功能；

f）应支持司帐档案编目操作过程有审计跟踪日志，可追踪、审计和审查。

E.2.7 关联关系建立

关联关系建立参照下列需求。

a）应支持建立同一司帐档案及其子件间关联关系的功能，包括但不限于：

1）应支持建立电子记账凭据与电子原始凭据的关联关系；

2）应支持归档电子司帐资料主件与附件之间的关联关系；

3）应支持电子司帐资料全文与元数据间建立关联关系；

4）应支持同一核算单位的电子司帐档案之间建立关联关系。

b）应支持电子司帐档案元数据在档案移动、修正、处置后能够自动及时更新，确保关联关系的精确性。

c）应支持电子司帐档案之间的关联关系在档案移动、修正、处置后能够自动及时更新，确保关联的精确性。

d）关联功能的操作应有审计跟踪日志，可追踪、审计和审查。

e）宜支持存在纸质司帐档案时，可掩护纸质司帐档案与电子司帐档案的关联关系。

E.3 电子档案存储功能

电子档案存储功能参照下列需求：

a）应支持电子司帐档案的集中存储、分布式存储、集中+分布式存储，完备在线存储、部分在线存储+部分离线存储等存储办法；

b）应支持可按离线存储载体容量进行信息组织，将组织好的司帐档案存至相应的离线存储载体上，信息组织哀求拜会《电子档案移交与吸收办法》；

c）应支持文件存储应与数据存储分离，不许可数据库中存储文件字节码。

E.4 电子档案保管功能

E.4.1 电子档案长期保存

电子档案长期保存参照下列需求：

a）应支持电子档案存储格式的转换，将存入系统的电子档案转换为符合长期保存哀求的存储格式；

b）应支持对转为长期保存的电子司帐档案及其元数据按照DA/T70进行真实性、完全性、安全性、可用性检讨；

c）应支持长期保存的电子司帐档案有日志记录，可追踪、审计和审查；

d）系统应支持按离线存储载体容量进行信息组织，将组织好的档案存至相应的离线存储载体上，信息组织哀求拜会《电子档案移交与吸收办法》；

e）应支持采取迁移、仿真、封装、检测等办法保障数字档案信息的长期保管；能对非通用格式电子档案阅读所须要的原始软硬件在系统中进行标识；

f）应支持关键业务实体元数据记录到长期保存的电子司帐档案元数据中。

E.4.2 电子档案存储格式转换与信息组织

电子档案存储格式转换与信息组织参照下列需求：

a）应支持电子司帐资料、档案的格式转换功能，如批量格式转换、单个转换、人工定制转换或通过外部办理方案实现转换，并天生符合国家、行业干系标准的用于利用和长期保存的电子司帐档案；

b）应支持能够将格式转换结束的电子司帐档案个别或批量存储至存储载体；

c）应支持对格式转换过程中发生的问题或缺点，进行提示或发出警告，并记录未转换成功的干系信息；

d）应供应对格式转换前后的电子司帐档案进行真实性、完全性、可用性的检测功能；

e）应支持在格式转换过程中添加可记录电子档案原始状态的信息。

E.4.3 备份

备份参照下列需求：

a）应支持对电子司帐档案的元数据、全文数据，进行完备、增量、差分备份等功能；

b）应支持系统中涌现故障后规复电子司帐档案全文数据及其元数据；

c）应具备备份、规复策略的配置和掩护功能；

d）应对备份的数据、介质和信息，进行登记、检测与管理；

e）应记录备份、规复的业务过程日志信息。

E.4.4 定期鉴定

定期鉴定参照下列需求：

a）应支持对电子司帐档案鉴定与处置的定义、配置和履行功能，按照电子司帐档案的处置规则，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程；

b）应支持司帐档案保管期限到期自动提醒功能；

c）应支持根据鉴定见地调度电子司帐档案保管期限、密级等功能；

d）系统应保存鉴定与处置的过程信息，如记录鉴定情形、任务职员、见地和韶光等信息，可统计查询；

e）鉴定行为应记录日志，关键操作信息应记入电子司帐档案元数据中，并可跟踪审查。

E.4.5 销毁管理

销毁管理参照下列需求：

a）应支持对须要销毁的司帐档案进行销毁申请、审批等流程定制；

b）应支持从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除被销毁的电子司帐档案，同时应留存已销毁电子司帐档案的元数据信息，并在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定销毁活动；

c）宜将销毁档案的干系记录单独建立数据库进行安全保存，与当前有效的电子司帐档案进行分别管理；

d）应支持对销毁的电子司帐档案体例销毁清册，记录文件名称、数量、销毁缘故原由等信息。

E.4.6 移交

移交参照下列需求：

a）应支持电子司帐档案到期移交提醒的功能；

b）应支持电子司帐档案移交的在线申请、审批等流程设置；

c）应支持移交卸收前对电子司帐档案进行真实性、完全性、可用性、安全性检测；

d）应支持符合移交哀求的电子司帐档案移交完全司帐档案信息包，移交过程中产生的关键业务信息需记录到档案元数据中；

e）应支持档案移交卸收后形成司帐档案移交清册；

f）应支持移交过程中的业务操作记录日志，可跟踪审查。

E.4.7 介质管理

介质管理参照下列需求：

a）应支持对存放电子司帐档案存储介质的统一管理，系统管理员可根据介质保管的实际需求为司帐档案设置相应的存储介质；

b）宜支持介质预警功能，当存储介质不稳定、存储空间不敷等情形涌现时，关照系统管理员。

E.5 统计与报表

统计与报表参照下列需求：

a）应支持对电子司帐档案数量与容量的统计功能，可按照档案的司帐分类、文件格式、韶光等维度进行统计；

b）应支持对一定韶光期限内的电子司帐档案的吸收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务事情情形进行统计的功能；

c）应支持统计结果的输出及打印；

d）宜支持内置常用电子档案事情统计报表模版，并能够基于模板根据输入条件天生统计结果；

e）宜支持报表制作工具，支持用户自定义统计报表。

E.6 利用功能

E.6.1 检索查询

检索查询参照下列需求：

a）应支持按司帐分类检索档案，具备模糊检索、组合检索、筛选检索、关联检索等多种检索办法；

b）应支持对司帐档案元数据、全文数据检索的访问权限掌握。

E.6.2 浏览

浏览参照下列需求：

a）应支持对常见格式的电子司帐档案信息进行浏览，如元数据浏览、全文浏览等；

b）应支持对电子司帐档案浏览的访问权限掌握；

c）应支持授权范围内的在线浏览、下载、打印等操作；

d）宜支持在电子司帐档案浏览时增加防盗水印等保护方法。

E.6.3 借阅

借阅参照下列需求：

a）应支持对电子司帐档案借阅申请、审批、催还、归还功能；

b）应支持电子司帐档案在线借阅申请、审批和流程定制等操作，支持自动授权功能；

c）应支持借阅审批流程符合司帐档案管理利用制度；

d）应支持授权范围内的在线阅读、下载、打印等操作；

e）应支持对下载的电子司帐档案原文权限的利用掌握，可包括但不限于：

1）全文在线浏览掌握；

2）全文在线打印掌握；

3）全文下载浏览次数、韶光的掌握；

4）全文防拷贝、防扩散、防修改。

E.7 系统管理功能

E.7.1 日志管理

日志管理参照下列需求：

a）应支持日志记载功能，记录用户操作信息、系统启动关闭信息、用户登录等行为和信息；

b）应支持对电子司帐档案管理关键业务过程操作行为和系统非授权访问等事变进行审计、跟踪的功能，记录创造的问题；

c）应支持日志自动天生的功能，并履行分类管理。
系统日志应包括系统运行日志、用户操作日志、电子司帐档案数据处理日志等种别；

d）应支持用户行为监控和预警工具，通过系统、邮件、短信等办法奉告系统安全保密员；

e）宜支持日志的检索、查询功能，通过可视化的界面展示日志的检索结果。

E.7.2 系统设置

系统设置参照下列需求。

a）应支持对电子司帐档案进行流程化管理，可根据不同的电子司帐档案类别的管理哀求设置相应管理流程，可对流程进行跟踪和回溯。

b）应支持对电子司帐档案元数据构造进行定义和掩护的功能，规定电子司帐档案分类的等级层次及关联关系，详细功能可包括但不限于：

1）利用系统供应的功能对分类体系进行逐级定义；

2）从外部接口文件中导入分类体系；

3）从外部系统中自动导入分类体系；

4）系统开始利用后，司帐分类目录构造的修正、调度应在审批后方可进行，并采取安全可靠的方法确保电子司帐档案不被修正。

c）应支持代码表的设置与掩护，如，司帐年度代码、密级代码、保管期限代码等信息的设置与掩护；应支持元数据及其关联关系的设置掩护，可以定义元数据的名称、类型、是否为空、是否唯一、字符串长度限定、缺省值、最大值、最小值、组合字段、关联关系等属性信息。

d）应支持“四性检测”的设置掩护，可进行检测规则、检测元数据项目等设置。

E.7.3 用户管理

用户管理参照下列需求：

a）应支持用户信息的直接录入，或通过接口办法同步其他系统中的用户信息；

b）应支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全掌握功能；

c）应支持用户信息的管理，对用户信息可以进行查看、新增、修正、删除、启用、禁用、分组、分类等功能操作，用户信息的删除、启用、禁用可以支持批量操作；

d）应支持用户密码强度管理，可以设置、调度用户密码强度策略，对付多次登录验证失落败的用户账号信息，支持用户锁定处理；

e）宜具备用户身份安全认证做事或用户信息绑定固定IP地址和MAC地址等功能，实现掌握用户登录，担保信息安全。

E.7.4 组织管理

组织管理参照下列需求：

a）应支持组织机构信息的直接录入，或通过接口办法同步其他系统中的组织机构信息；

b）应支持组织机构的多级管理功能；

c）应支持组织机构信息的管理，对组织机构信息可以进行查看、新增、修正、删除等功能操作，可实现用户与组织机构的映射。

E.7.5 权限管理

权限管理参照下列需求：

a）应支持电子司帐档案权限管理功能，担保授权用户能够在其权限范围内进行合法操作；

b）应支持权限风雅掌握，如指定用户、角色、岗位、单位等授权档案记录的访问和利用权限；

c）应支持权限有效期的设置，到期后系统自动取消权限；

d）应支持根据职责和岗位的不同以功能和数据授权办法赋权。

附录F

（资料性）

电子司帐档案保存用表（图）

表F.1给出了电子司帐档案保存时所用的目录文件（电子司帐档案登记表）格式，图F.1给出了电子司帐档案存储构造的示意，图F.1给出了电子司帐凭据存储构造的示意。

参考文献

[1] 企业电子文件归档和电子档案管理指南.档办发﹝2015﹞4号.

[2] 司帐档案管理办法.中华公民共和国财政部 国家档案局令第79号.

[3] 关于规范电子司帐凭据报销入账归档的关照 .财会﹝2020﹞6号.

[4] 电子档案移交与吸收办法.档发﹝2012﹞7号.

[5] DA/T46—2009 文书类电子文件元数据方案

来源：国家档案局官网

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