办公小技巧：Excel省时高效操作六大年夜窍门

1. 用好自动添补与快速添补

自动添补是Excel的一个非常有用的功能，它可以根据已有单元格的模式自动添补一系列单元格。
假设我们想输入一个具有月份名称的列，从2018年9月开始，须要按月递增，只需在第一个单元格A2中输入2018-9，选择该单元格并按下右下角的添补柄将其向下拖动，自动添补功能便可以根据上一个单元格的模式，神奇地添补别的单元格的月份名称（图1）。

快速添补是Excel中更加智能的一种输入办法，它可以根据第一列中输入的数据模式自动提取或合并数据。
例如，我们希望将第一列中所有类似于值“abc/123/xyz”的中间部分数值123提取到第二列中，只需在第二列第一个单元格B2中输入数据123，然后，在Excel中选择“数据→数据工具”组中的“快速添补”，这样，在第二列的别的单元格中，就会自动抽取对应与第一列单元格中间段的数据，并进行添补（图2）。

同样，我们也可以利用快速添补来组合数据。
例如，如果第一列的审核结果均“某某某已通过审核”，个中的名字来源于第二列的姓名字段，则可以根据第二列的姓名，与“已通过审核”笔墨段进行组合，通过“快速添补”命令，实现在第一列中自动添补审核结果（图3）。

2. 利用F4键自动实行重复任务

F4键是Excel中很谅解人的一个键盘快捷键，它可以为我们节省韶光。
如果我们须要一次又一次地重复相同的步骤，可以利用F4键自动实行重复的任务。
但请把稳，F4键只重复末了的操作或命令。
例如，我们在A2单元格中填入数值1之后，将该单元格的背景颜色设置成了黄色，如果下面的相邻单元格也须要设置这样的背景色，那么，在设置完A2单元格的背景色之后，只需按动↓键，然后按下F4键，就能让下面的单元格重复上面单元格的颜色。
以此类推，不断按动下箭头和F4键，就能重复设置多个单元格的颜色为黄色（图4）。
如果中间的颜色须要分段设置为别的颜色，只需在相同颜色的区域内实行F4键操作即可。

再比如，表格中有部分不相邻的数字须要加粗显示，那么只需先设置一个数字加粗，然后不断点击须要加粗显示的单元格并按下F4键，即可实现不连续单元格内容的加粗显示。

小提示：此外，还可以利用F4键关闭事情簿和Excel窗口。
按Ctrl+F4组合键，可以关闭事情簿；按Alt+F4组合键，能够关闭Excel。

3. 用Ctrl+Shif快捷组合键进行快速选取

Ctrl+Shift与其他编辑键组合，可以供应有效和快速的选择功能。

用“Ctrl+Shift+↓”组合键，可选择当前单元格下方列中的所有数据；

用“Ctrl+Shift+↑”组合键，可选择当前单元格上方列中的所有数据；

用“Ctrl+Shift+→”组合键，可选择本行中当前单元格右侧的所有数据；

用“Ctrl+Shift+←”组合键，可选择本行中当前单元格左侧的所有数据；

用“Ctrl+Shift+End”组合键，将光标跳到事情表中包含数据的右下角单元格，并在所选的第一个单元格和包含数据的右下角单元格之间，选择包含数据的所有单元格（图5）。

4. 让公式和函数的含义一看便知

我们可以利用一个大略的注释函数来注释单元格，这将可以帮助我们影象繁芜的函数和公式，并向其他利用该电子表格的用户作出必要的阐明。
要对单元格的内容进行注释，只需在公式末端添加“+N("注释内容")”即可。
例如，当我们单击某个单元格时，个中显示“=B2C2+N("产量乘以单价就能算出产值")”，此内容就包含公式和注释两部分。
这时，对付附加的“+N("产量乘以单价就能算出产值")”，不管个中引用的内容如何，均不会影响到原有公式的精确打算（图6）。
一个“尾巴”，办理了可能让人一头雾水的公式函数的注释问题，何乐而不为？

5. 用选择性粘贴快速进行打算

通过利用分外的“选择性粘贴”而不是利用公式，可以在电子表格中实行快速的大略打算（包括加、减、乘或除）。
例如，打算某种产品的产值，如果每个月的产量已知，该产品的单价一年内未发生变革，均为500元，则可以先在产值栏内输入500，复制1到12月的产量，然后在“产值”栏内实行“选择性粘贴”并选择“乘”，确定之后，“产值”栏内便会自动填入打算结果（图7）。