GMP检查指南(第八章 文件治理)

检讨核心

良好的文件和记录是质量担保系统的基本要素。

履行GMP必须有良好的文件系统。
文件系统能够避免信息由口头互换所可能引起的差错，并担保批生产和质量掌握全过程的记录具有可追溯性。
企业必须有内容精确的书面质量标准、生产处方和指令、规程以及各种记录。

第一节原则

第一百五十条 文件是质量担保系统的基本要素。
企业必须有内容精确的 书面质量标准、生产处方和工艺规程、操作规程以及记录等文件。

1.企业是否制订所生产品种的质量标准、生产处方和工艺规程、操作规程 以及相应的记录;

2.是否将这些文件纳人文件管理体系中;

3.所制订的质量标准、生产处方和工艺规程、操作规程以相应的记录是否 符合规范哀求。

中药制剂

应同时考虑是否知足“中药制剂”附录第24条干系哀求;

应该制订掌握产品质量的生产工艺规程和其它标准文件:

1.制订中药材和中药饮片养护制度，并分类制订养护操作规程;

2.制订每种中药材前处理、中药提取、中药制剂的生产工艺和工序操作规 程，各关键工序的技能参数必须明确，如:标准投料量、提取、浓缩、精制、 干燥、过筛、稠浊、贮存等哀求，并明确相应的贮存条件及期限;

3.根据中药材和中药饮片质量、投料量等成分，制订每种中药提取物的收 率限度范围;

4.制订每种经由前处理后的中药材、中药提取物、中间产品、中药制剂的 质量标准和考验方法

检讨企业制订的生产工艺和干系文件是否包含上述哀求

第一百五十一条 企业应该建立文件管理的操作规程，系统地设计、制订、 审核、批准和发放文件。
与本规范有关的文件应该经质量管理部门的审核。

1.理解企业的文件管理体系，是否明确文件的管理部门，是否在该部门的 职责中表示;

2.企业是否制订有文件的管理规程，内容是否完全，是否将文件的设计、 制订、审核、批准和发放的等内容纳人，并有干系的管理规定;

3.是否规定所有与本规范有关的文件需经质量管理部门的审核;

4.现场检讨实行情形是否符合规定哀求。

第一百五十二条 文件的内容应该与药品生产容许、药品注册等干系哀求同等，并有助于追溯每批产品的历史情形。

1.所制订的文件是否与药品生产容许证和干系备案批件的内容同等;

2.所制订的文件是否与药品注册批件及干系法律法规哀求同等;

3.所制订的文件是否具有可追溯性

第一百五十三条 文件的起草、修订、审核、批准、更换或撤销、复制、 保管和销毁等应该按照操作规程管理，并有相应的文件分发、撤销、复制、销毁记录。

1.是否制订有起草、修订、审核、批准、更换或撤销、复制、保管和销毁 等管理规程，并应明确起草人或修订人、审核人、批准人及其职责;

2.现场抽查几份文件，看是否按照制订的规程进行;

3.是否建立有文件分发、撤销、复制、销毁记录，并按规定进行登记，能 确保现场利用的是最新版本文件，不会涌现过期文件;

4.现场抽查几份文件看是否都是最新版本的

5.文件涉及多个部门时，职责是否明确，任务分配是否清晰;

6.还可以抽查已失落效或作废文件的管理是否符合规定。

第一百五十四条 文件的起草、修订、审核、批准均应该由适当的职员署名并注嫡期。

1.查看干系的管理规定，看文件的起草、修订、审核、批准职员是否按规 定进行;

2.现场抽查几份文件，查看起草、修订、审核、批准职员的署名、日期是 否与文件哀求同等。

第一百五十五条 文件应该标明题目、种类、目的以及文件编号和版本 号。
笔墨应该确切、清晰、易懂，不能模棱两可。

1.是否制订管理规程，明确文件题目种类、目的以及文件编号和版本号方 面的哀求;

2.检讨各种文件的制订是否符合干系哀求;

3.文件的标题是否针对文件内容提出，能清楚地解释文件的性子;

4.各种文件是否有便于识别的文件编号和版本号;

5.文件利用的措辞是否确切、清晰、普通易懂，不模棱两可。

第一百五十六条 文件应该分类存放、条理分明，便于查阅。

查看文件的分类与存放是否知足本条款的哀求

第一百五十七条 原版文件复制时，不得产生任何差错;复制的文件应该 清晰可辨。

1.检讨企业从管理上是否可以确保复制文件的可控性，并可以抽查几份文 件确认:

2.查看复制的文件是否清晰可辨

第一百五十八条 文件应该定期审核、修订;文件修订后，应该按照规定 管理，防止旧版文件的误用。
分发、利用的文件应该为批准的现行文本，已撤 销的或旧版文件除留档备查外，不得在事情现场涌现。

1.查看干系的管理文件，看文件是否按规定进行审核、修订;

2.现场查看所利用的文件是否为批准的最新的版本;

3.分发记录是否显示旧版文件均已收回;

4.查看现场是否仍有旧版本文件

第一百五十九条 与本规范有关的每项活动均应该有记录，以担保产品生 产、质量掌握和质量担保等活动可以追溯。
记录应该留有填写数据的足够空 格。
记录应该及时填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除。

1.查看所制订的文件记录能否担保产品生产、质量掌握和质量担保等活动 可以追溯;

2.查看所制订的文件记录是否留有足够的空格填写相应数据;

3.现场抽查干系记录，看记录的填写内容是否真实，字迹是否清晰、易 读，不易擦除

中药制剂

应同时考虑是否知足“中药制剂”附录第25条干系哀求:

应该对从中药材的前处理到中药提取物全体生产过程中的生产、卫生和质 量管理情形进行记录，并符合下列哀求:

1.当几个批号的中药材和中药饮片稠浊投料时，应该记录本次投料所用每 批中药材和中药饮片的批号和数量;

2.中药提取各生产工序的操作至少应该有以下记录:

2.1中药材和中药饮片名称、批号、投料量及监督投料记录;

2.2提取工艺的设备编号、干系溶剂、浸泡韶光、升温韶光、提取韶光、 提取温度、提取次数、溶剂回收等记录;

2.3浓缩和干燥工艺的设备编号、温度、浸膏干燥韶光、浸膏数量记录; 2.4精制工艺的设备编号、溶剂利用情形、精制条件、收率等记录; 2.5其它工序的生产操作记录;

2.6中药材和中药饮片废渣处理的记录。

第一百六十条 应该尽可能采取生产和考验设备自动打印的记录、图谱和 曲线图等，并标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人应该签 注姓名和日期。

1.是否制订有采取生产和考验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等的管 理规程及干系职员的职责;

2.现场查看是否按规定进行，且所打印的记录、图谱和曲线图等是否注明 了干系的信息，以解释记录、图谱和曲线图等真实性，是否有操作职员署名和 日期:

第一百六十一条 记录应该保持清洁，不得撕毁和任意涂改。
记录填写的任何变动都应该签注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要时，应该解释变动的情由。
记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，应该作为重新誊写 记录的附件保存。

现场抽查记录是否符合本条款的哀求。

第一百六十二条 每批药品应该有批记录，包括批生产记录、批包装记 录、批考验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录。
批记录应该由 质量管理部门卖力管理，至少保存至药品有效期后一年。

质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性稽核、确认、验证、变更等其他主要文件应该长期保存。

1.是否有关于文件、记录保存的干系管理规定，明确各种记录的保存年限 和保存部门;

2.查看实际保存与文件规定是否同等，确认与每批产品的生产和质量干系 的记录是否保存于质量管理部门:

3.主要的文件储存部门和韶光是否符合文件规定

第一百六十三条 如利用电子数据处理系统、摄影技能或其他可靠办法记 录数据资料，应该有所用系统的操作规程;记录的准确性应该经由核对。

利用电子数据处理系统的，只有经授权的职员方可输入或变动数据，变动 和删除情形应该有记录;应该利用密码或其他办法来掌握系统的登录;关键数 据输入后，应该由他人独立进行复核。

用电子方法保存的批记录，应该采取磁带、缩微胶卷、纸质副本或其他方 法进行备份，以确保记录的安全，且数据资料在保存期内便于查阅。

1.是否制订有关于电子数据处理系统的管理规程:

1.1是否明确有电子文档的保存办法;

1.2是否明确电子文档的采集部门和采集人的职责;

1.3是否明确操作权限;

1.4是否规定涌现非常情形的处理办法;

1.5是否保留修正痕迹

2.是否制订有所采取的电子数据处理系统的操作规程;

3.现场稽核是否能按规定哀求管理、保存电子文档。

第二节 质量标准

第一百六十四条 物料和成品应该有经批准的现行质量标准;必要时，中 间产品或待包装产品也应该有质量标准。

1.质量标准的制订是否符合干系文件管理的规定;

2.是否制订有物料和成品的质量标准;

3.是否制订有中间产品或待包装产品的质量标准。

质料药

应同时考虑是否知足“质料药”附录第25、26条干系哀求:

1.企业应该根据生产工艺哀求、对产品质量的影响程度、物料的特性以及 对供应商的质量评估情形，确定合理的物料质量标准

是否制订有物料质量标准;

对供应商质量评估时利用的质量标准是否与现行质量标准同等;出

现不一致是否进行评估

2.中间产品或质料药生产中利用的某些材料，如工艺助剂、垫圈或其它材 料，可能对质量有主要影响时，也应该制订相应材料的质量标准

第一百六十五条 物料的质量标准一样平常应该包括:

(一)物料的基本信息:

1.企业统一指定的物料名称和内部利用的物料代码;

2.质量标准的依据;

3.经批准的供应商;

4.印刷包装材料的实样或样稿。

(二)取样、考验方法或干系操作规程编号;

(三)定性和定量的限度哀求;

(四)贮存条件和把稳事变;

(五)有效期或复验期。

检讨企业所制订的物料质量标准是否包含本条款哀求的内容

中药制剂

应同时考虑是否知足“中药制剂”附录第34、35和36条干系哀求

1.中药材和中药饮片的质量掌握项目应该至少包括:

1.1鉴别;

1.2中药材和中药饮片中所含有关身分的定性或定量指标;

1.3已粉碎生药的粒度检讨;

1.4直接人药的中药粉末人药前的微生物限度检讨;

1.5外购的中药饮片可增加相应原药材的考验项目;

1.6国家药品标准及省(自治区、直辖市)中药材标准和中药炮制规范中 包含的其它考验项目。

2.中药提取、精制过程中利用有机溶剂的，如溶剂对产品质量和安全性有不利影响时，应该在中药提取物和中药制剂的质量标准中增加残留溶剂限度;

3.应该对回收溶剂制订与其预定用场相适应的质量标准。

第一百六十六条 外购或外销的中间产品和待包装产品应该有质量标准; 如果中间产品的考验结果用于成品的质量评价，则应该制订与成品质量标准相 对应的中间产品质量标准。

1.检讨企业是否有外购或外销的中间产品和待包装产品的管理规程;

2.是否制订有相应的质量标准;

3.所制订的中间产品考验标准是否用于成品的质量评价中;

4.对付中间产品的考验结果用于成品的质量评价的中间产品质最标准，是 否与成品质量标准哀求同等。

第一百六十七条 成品的质量标准应该包括:

(一)产品名称以及产品代码;

(二)对应的产品处方编号(如有);

(三)产品规格和包装形式;

(四)取样、考验方法或干系操作规程编号;

(五)定性和定量的限度哀求;

(六)贮存条件和把稳事变;

(七)有效期。

检讨企业所制订的成品质量标准是否包含本条款哀求。

质料药

应同时考虑是否知足“质料药”附录第39条干系哀求:

质料药质量标准应该包括对杂质的掌握(如有机杂质、无机杂质、残留溶剂)。
质料药有微生物或细菌内毒素掌握哀求的，还应该制订相应的限度标准。

第三节 工艺规程

第一百六十八条 每种药品的每个生产批量均应该有经企业批准的工艺规 程，不同药品规格的每种包装形式均应该有各自的包装操作哀求。
工艺规程的 制订应该以注册批准的工艺为依据。

1.企业是否制订有关于产品工艺规程的干系管理规程;明确起草、修订 审核、批准职员的职责:

2.企业是否按规定制订或修订产品的工艺规程，并经审核、批准后实行;

3.企业所制订的工艺规程是否与注册批准的工艺同等;

4.企业所制订的工艺规程是否对应确定的批量;

5.企业所制订的工艺规程是否是经由验证:

6.所制订的工艺规程是否包含了不同包装规格形式的哀求; 7.所制订的工艺规程是否有可操作性,

第一百六十九条 工艺规程不得任意变动。
如需变动，应该按照干系的操 作规程修订、审核、批准。

检讨工艺规程的制订、修订、审核、批准是否按干系规定进行。

第一百七十条 制剂的工艺规程的内容至少应该包括:

(一)生产处方:

1.产品名称和产品代码;

2.产品剂型、规格和批量;

3.所用原辅料清单(包括生产过程中利用，但不在成品中涌现的物料)， 阐明每一物料的指定名称、代码和用量;如原辅料的用量须要折算时，还应该 解释打算方法。

(二)生产操作哀求:

1.对生产场所和所用设备的解释(如操作间的位置和编号、清洁度级别、 必要的温湿度哀求、设备型号和编号等);

2.关键设备的准备(如洗濯、组装、校准、灭菌等)所采取的方法或相应 操作规程编号;

3.详细的生产步骤和工艺参数解释(如物料的核对、预处理、加入物料的 顺序、稠浊韶光、温度等);

4.所有中间掌握方法及标准;

5.预期的终极产量限度，必要时，还应该解释中间产品的产量限度，以及 物料平衡的打算方法和限度;

6.待包装产品的贮存哀求，包括容器、标签及分外贮存条件;

7.须要解释的把稳事变。

(三)包装操作哀求;

1.以终极包装容器中产品的数量、重量或体积表示的包装形式;

2.所需全部包装材料的完全清单，包括包装材料的名称、数量、规格、类 型以及与质量标准有关的每一包装材料的代码;

3.印刷包装材料的实样或复制品，并标明产品批号、有效期打印位置; 4.须要解释的把稳事变，包括对生产区和设备进行的检讨，在包装操作开 始前，确认包装生产线的清场已经完成等;

5.包装操作步骤的解释，包括主要的赞助性操作和所用设备的把稳事变、 包装材料利用前的核对;

6.中间掌握的详细操作，包括取样方法及标准;

7.待包装产品、印刷包装材料的物料平衡打算方法和限度。

检讨企业所制订的工艺规程是否包含本条款哀求。

质料药

应同时考虑是否知足“质料药”附录第27条干系哀求:

质料药的生产工艺规程应该包括:

1.所生产的中间产品或质料药名称;

2.标有名称和代码的质料和中间产品的完全清单;

3.准确陈述每种质料或中间产品的投料量或投料比，包括计量单位。
如果 投料量不固定，应该注明每种批量或产率的打算方法。
如有正当情由，可制订 投料量合理变动的范围;

4.生产地点、紧张设备(型号及材质等);

5.生产操作的详细解释，包括:

5.1操作顺序;

5.2所用工艺参数的范围;

5.3取样方法解释，所用质料、中间产品及成品的质量标准;

5.4完成单个步骤或全体工艺过程的时限(如适用);

5.5按生产阶段或时限打算的预期收率范围;

5.6必要时，需遵照的分外预防方法、把稳事变或有关参照内容;

5.7可担保中间产品或质料药适用性的贮存哀求，包括标签、包装材料和 分外贮存条件以及期限。

第四节 批生产记录

第一百七十一条 每批产品均应该有相应的批生产记录，可追溯该批产品 的生产历史以及与质量有关的情形。

1.企业是否制订有所生产的每个品种和规格的批生产记录;

2.批生产记录是否能反响出该批的生产和质量情形;

3.批生产记录是否包括了关键生产步骤的描述和记录；

第一百七十二条 批生产记录应该依据现行批准的工艺规程的干系内容制 定。
记录的设计应该避免填写差错。
批生产记录的每一页应该标注产品的名 称、规格和批号。

1.批生产记录的制订是否与现行的工艺规程相对应:

1.1批生产记录填写的内容是否是按现行的工艺规程及岗位操作规程的规 定进行的:

1.2批生产记录紧张填写操作过程和参数(如数量、过程参数、韶光等); 1.3批生产记录的每一页是否都至少标注有产品的名称、规格和批号。

2.批生产记录的制订是否能避免填写差错。

第一百七十三条 原版空缺的批生产记录应该经生产管理卖力人和质量管 理卖力人审核和批准。
批生产记录的复制和发放均应该按照操作规程进行掌握 并有记录，每批产品的生产只能发放一份原版空缺批生产记录的复制件。

1.是否制订有批生产记录的管理规程:

1.1是否明确原版空缺批生产记录的审核人和批准人为生产管理卖力人和 质量管理卖力人;

1.2是否明确有批生产记录的复制和发放的管理规定;

1.3是否明确发放部门及复制和发放人的职责;

1.4是否制订有复制和发放记录;

1.5是否规定原版空缺批生产记录的保存哀求和保存方法。

2.检讨每批产品的批生产记录是否只发放了一份复制件。

第一百七十四条 在生产过程中，进行每项操作时应该及时记录，操作结 束后，应该由生产操作职员确认并签注姓名和日期。

1.检讨批生产记录的填写是否及时，包括生产中涌现偏差的记录填写; 2.检讨批生产记录填写是否经生产操作职员署名确认，并注嫡期。

第一百七十五条 批生产记录的内容应该包括:

(一)产品名称、规格、批号;

(二)生产以及中间工序开始、结束的日期和韶光;

(三)每生平产工序的卖力人署名;

(四)生产步骤操作职员的署名必要时，还应该有操作(如称量)复核 职员的署名;

(五)每一原辅料的批号以及实际称量的数量(包括投入的回收或返工处 理产品的批号及数量);

(六)干系生产操作或活动、工艺参数及掌握范围，以及所用紧张生产设 备的编号:

(七)中间掌握结果的记录以及操作职员的署名;

(八)不同生产工序所得产量及必要时的物料平衡打算;

(九)对分外问题或非常事宜的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情形的 详细解释或调查报告，并经具名批准。

企业所制订的批生产记录是否包含本条款哀求。

第五节 批包装记录

第一百七十六条 每批产品或每批中部分产品的包装，都应该有批包装记录，以便追溯该批产品包装操作以及与质量有关的情形。

1.企业是否制订有所生产的每个品种和规格的批包装记录;

2.批包装记录是否能反响出该批的包装和质量情形,

第一百七十七条 批包装记录应该依据工艺规程中与包装干系的内容制 定。
记录的设计应该把稳避免填写差错。
批包装记录的每一页均应该标注所包 装产品的名称、规格、包装形式和批号。

1.批包装记录的制订是否与现行的工艺规程相对应:

1.1批包装记录填写的内容是否是按现行的工艺规程及岗位操作规程的规 定进行的;

1.2批包装记录紧张填写操作过程和参数(如数量、规格、韶光等);

1.3批包装记录的每一页是否都至少标注有产品的名称、规格、包装形式 和批号

2.批包装记录的设计是否能避免填写差错。

第一百七十八条 批包装记录应该有待包装产品的批号、数量以及成品的 批号和操持数量。
原版空缺的批包装记录的审核、批准、复制和发放的哀求与 原版空缺的批生产记录相同。

1.是否制订有批包装记录的管理规程:

1.1是否明确原版空缺批包装记录的审核人和批准人;

1.2是否明确有原版空缺批包装记录的复制和发放的管理规定;

1.3是否明确发放部门及复制和发放人的职责:

1.4是否有复制和发放记录;

1.5是否规定原版空缺批包装记录的保存哀求和保存方法;

2.检讨每批产品的包装记录是否只发放了一份复制件

第一百七十九条 在包装过程中，进行每项操作时应该及时记录，操作结 束后，应该由包装操作职员确认并签注姓名和日期。

1.检讨批包装记录的填写是否及时:

2.检讨批包装记录填写是否经包装操作职员署名确认，并注嫡期。

第一百八十条 批包装记录的内容包括:

(一)产品名称、规格、包装形式、批号、生产日期和有效期;

(二)包装操作日期和韶光;

(三)包装操作卖力人署名;

(四)包装工序的操作职员署名;

(五)每一包装材料的名称、批号和实际利用的数量;

(六)根据工艺规程所进行的检讨记录，包括中间掌握结果;

(七)包装操作的详细情形，包括所用设备及包装生产线的编号;

(八)所用印刷包装材料的实样，并印有批号、有效期及其他打印内容; 不易随批包装记录归档的印刷包装材料可采取印有上述内容的复制品

(九)对分外问题或非常事宜的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情形的 详细解释或调查报告，并经具名批准;

(十)所有印刷包装材料和待包装产品的名称、代码，以及发放、利用、 销毁或退库的数量、实际产量以及物料平衡检讨。

企业所制订的批包装记录是否包含本条款哀求

第六节 操作规程和记录

第一百八十一条 操作规程的内容应该包括:题目、编号、版本号、颁发 部门、生效日期、分发部门以及制订人、审核人、批准人的署名并注嫡期， 标题、正文及变更历史。

企业所体例的操作规程是否包含上述哀求的内容，并与企业文件管理规程 哀求同等。

第一百八十二条 厂房、设备、物料、文件和记录应该有编号(或代码)， 并制订体例编号(或代码)的操作规程，确保编号(或代码)的唯一性。

1.是否制订有关编号(或代码)的操作规程，能确保所体例的编号(或代 码)是唯一的;

2.检讨企业体例的厂房、设备、物料、文件和记录的编号(或代码)是否 唯一;

3.是否规定卖力体例编号(或代码)的部门或人员及相应的职责。

第一百八十三条 下述活动也应该有相应的操作规程，其过程和结果应该 有记录:

(一)确认和验证;

(二)设备的装置和校准;

(三)厂房和设备的掩护、清洁和消毒;

(四)培训、换衣及卫生等与职员干系的事宜;

(五)环境监测;

(六)虫害掌握;

(七)变更掌握;

(八)偏差处理;

(九)投诉;

(十)药品召回;

(十一)退货。

检讨企业所制订的本条款相应的操作规程的实行，均有相应的记录。