B 端产品的通讯录若何设计？

一、序言

在很多 B 端产品中，都会涉及到通讯录的设计，尤其是那种在线沟通、协作的 SaaS 产品，比如钉钉、企微、飞书、贝壳 A+（贝壳经纪人平台）等等。

不同的平台对通讯录的设计会有些许差别，本篇我们就来看看如何设计 B 端产品的通讯录。

二、通讯录的目的

设计某个产品的功能首先要看这个功能要达到的目的——以终为始。
对付通讯录来说，目的在于提高企业内部沟通的效率，这个效率表示在两个方面：提高正向沟通效率和减少负向沟通效率。
对付正向沟通效率，紧张表示不才面几个方面：

找人方便：能够快速找到想要沟通的同事；联系方便：能够供应多种联系渠道；外部通讯录：能够方便进行外部联系。

对付负向沟通效率，常日来说是避免不必要的沟通，范例的情形是隐蔽部分敏动听员联系办法或做职员分组隔离。

三、组织机构设计

常日来说，通讯录都会按组织机构来设置，范例的组织机构便是树状构造，如下图所示。

一样平常来说，我们在给客户开通账号的时候默认为创建一个根节点，也便是总公司。
那么这里有个问题，便是是否要对机构进行分类。
比如公司或部门要不要区分。
一样平常，在线沟通类的是不区分机构类型的，比如钉钉默认的部门管理功能中，添加部门只须要指定上级部门就可以了。

然而，对付涉及到财务、人事管理的时候，对机构进行分类还是有必要的，由于涉及到财务账簿、税务信息、计发薪酬时都须要按机构类型来区分。

比如奇迹部制时，公司下的奇迹部要独立核算盈亏，会单独建立财务账簿，那就须要区分机构是不是奇迹部。
我们也可以看到，在钉钉的智能人事模块就增加了奇迹群、奇迹部、子公司、部门和组的分类。
我们设计的 SaaS 由于客户须要对 C 端付用度户开具电子发票，因此也设置了机构类型，开票时是按收款机构所属的公司进行的。

组织机构的展现形式也分多种，在 PC端常日会采取多层级列表的形式呈现，点击后可以展开下一级。
在通讯录中，左侧常日会放置组织机构的完全树状构造，便于按机构进行筛选。

筛选时，也须要把稳，常日只会展示当前机构下的直属职员，而不会展示全部的下级机构的职员。
比如A 部门有下级机构 B，A 部门同时还有直属职员 P1、P2，B 部门有直属职员 P3、P4。
那么当选中的部门是 A 时，只会展示 P1、P2这两名成员，而不会展示机构 B 的 P3和 P4。

在手机端，考虑屏幕尺寸，组织机构常日须要逐层级点击进入，而不会通过展开折叠来展示完全的组织机构。

考虑通过组织机构快速找人，不管哪种办法，都须要支持通过组织名称搜索详细的机构。

四、内部通讯录设计

通讯录实际上便是对企业内外部职员的档案信息的管理，关键的信息是联系办法。
以是，在添加职员时，常日须要姓名、手机号、头像（照片）、所属机构、职位、邮箱等基本信息；如果是人事类的，还会须要供应身份证号、银行卡号、入职韶光、在职状态（正式、试用、返聘等）等信息。

当然，信息字段很难覆盖各个企业的管理哀求，比如像阿里系还会有花名这种称呼办法。
个人的建议是，每家企业的通讯录管理办法都不同，我们通讯录的字段可以支持自定义，以及设置是否必填。
钉钉在这块可以说是做得比较好的了，既支持自定义字段、还支持设置展示的字段、职员可自行填写的字段以及可被搜索的字段。

这里还有一个问题便是职员是否支持跨部门任职，也便是所属机构有多个。
一样平常这种情形比较少见，但是在大企业来说，一人管理多个部门是很常见的。
在沟通中，这类人须要同时涌如今多个部门群聊中，因此建议是许可所属部门多选。

同时，考虑我们讲的提高沟通效率，我们须要支持快捷办法找人。
在沟通的主页面，供应全局的联系人搜索是非常必要的。
而且，搜索出来的联系人不能仅仅只有姓名，由于会有重名的情形须要同时附带组织机构信息以及职位信息，比如 xxxx 公司xxx 部门产品经理。
这在跨机构沟通时非常必要，比如在大型企业须要其他部门的人帮忙的时候，常日会见告我们说“你去找 xxx”。
我们得到的信息只有一个姓名，而大企业里重名是很常见的（乃至一个部门都可能重名）。
这个时候我去搜索联系人的时候，就须要机构和职位信息来赞助确定到底要找哪一个人。

下图是钉钉搜索某个联系人的信息。

常日来说，为了便于联系，我们会在内部通讯录公开员工的通讯办法，比如手机号、邮箱等字段，并且许可在沟通工具上直接找到某个成员发送。
但是，这也会有其余情形，那便是我们接下来要说的避免负向沟通。

我曾经见过一个成立了20多年的传统企业，老板是白手起身，早些年常常亲临一线，因此和很多基层员工关系很密切。
但是随着企业发展壮大，老板处理的事情也就越来越多，然而这个时候可能还会有很多基层员工常常通过在线沟通工具找到他 —— 结果导致他泛滥，干脆就不用这个软件了。
这种情形下，虽然便于了基层员工找老板，但是却耗费了老板很多宝贵的韶光，反而降落了效率 —— 这便是负向沟通的范例情形。

针对上面说的负向沟通的情形，办理方案是开启所谓的高管模式，即对付高管，可以限定直接找他沟通的办法以及人群范围。
比如，钉钉的高管模式设置界面如下，可以让高管屏蔽所有的信息 —— 然后只有设定例模内的成员才可以与高管沟通。

还有一个须要考虑的情形是，企业内部的员工有些是不公开个人敏感信息的，有些是可以公开全部信息的。
比如内部某个神秘课题研究组的成员不想被外界打扰乃至不能透露敏感信息。
因此，通讯录须要支持设置部分人的信息屏蔽。
这种和高管模式类似，也是可以支持指定部分人可见（白名单），白名单外的人则无法看到这些敏感信息。

五、外部通讯录设计

外部通讯录常日是为了管理外部客户、互助伙伴等信息，一方面是便于内部员工沟通业务，另一方面统一管理客户资料。
当然，对付客户跟进常日会利用更专业的 CRM 系统来处理。
然而，企微与微信打通后，就实现了可以在企微内直接于客户对话沟通的机会，因此企微内的外部通讯录相称于给了企业直打仗达客户、互助伙伴的机会。

企微的模式大概是这样的，员工利用企业微信添加某个客户微信后，这个客户就默认归属为该员工的客户，并且会创建客户资料。
然后，员工在往后就可以通过企微和客户进行直接沟通了。
而且，企微供应了数据接口来获取员工的客户信息、沟通记录。
也正是基于企微这种可以触达客户个人微信。
并且留下沟通痕迹的这种特性，出身了 SCRM。

对付外部通讯录，须要把稳两点，一是客户分配，也便是避免多人和客户沟通（一是可能发生抢单，二是客户也不喜好多线对接）；二是客户分组隔离，这种在社群运营的群聊比较常见，须要区分不同层级的客户，比如高等会员、普通会员和非会员等。
由于不同层级客户的运营策略是不同的，比如非会员紧张是提高付费转化，已付费会员紧张是做好做事，如果混在一起可能达不到预期效果。
这块就须要考虑通过分组或客户分级来办理。

六、总结

本篇先容了 B 端产品通讯录设计的一些要点，更多是参考了钉钉成熟的设计。
在实际的产品设计中，企业 IM、CRM、 HR、团队协作这类常日都会有通讯录的设计，大家也可以参考钉钉的设计，再结合产品客户特点进行调度。
须要把稳的便是，通讯录的设计要达到提高沟通效率的目标，这里一方面是提高正向沟通效率，另一方面须要减少负向沟通。

专栏作家

产品海豚湾，"大众号：产品海豚湾（ID：pm-dophin-bay），大家都是产品经理专栏作家。
技能出身的产品经理，从事过 C 端产品和 B 端产品设计，善于 SaaS 产品设计、产品架构设计和需求剖析。
卖力的B 端产品完成了完全的从0到1，从1到 N 的过程，成功签约行业百强客户。

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