汽车4S店配件治理工作指引配件库房治理细则与工作流程

一、配件部职能及岗位职责

（一）配件主管岗位职责 ……………………………………………… 2

（二）配件操持员岗位职责 ……………………………………………… 2

（三）配件采购员岗位职责 ……………………………………………… 3

（四）配件库房保管员岗位职责 ………………………………………… 4

（五）配件调度员岗位职责 ……………………………………………… 5

（六）配件配送员岗位职责 ……………………………………………… 6

（七）配件发卖员岗位职责 ……………………………………………… 7

二、库房管理细则

（一）验收入库： ………………………………………………………… 7

（二）配件的保管： ………………………………………………………… 8

（三）配件的发放： ………………………………………………………… 9

（四）盘点： ……………………………………………………………… 10

（五）旧件回收及管理： …………………………………………………… 11

三、事情流程

（一）配件管理操持流程（附流程图） …………………………………… 11

（二）配件管理采购流程（附流程图） …………………………………… 12

（三）配件管理提货流程（附流程图） …………………………………… 13

（四）配件管理入库流程（附流程图） …………………………………… 14

（五）配件管理库存管理流程（附流程图） ……………………………… 16

（六）配件管理出库流程（附流程图） …………………………………… 17

（七）配件管理配送流程（附流程图） …………………………………… 18

（八）配件管理零售流程（附流程图） …………………………………… 20

（九）配件管理修理领料流程（附流程图） ……………………………… 21

（十）配件报损管理办法及报告流程（附流程图） ……………………… 22

一、配件部职能及岗位职责

（一）配件主管岗位职责

1、卖力厂家下达的配件发卖任务、集团公司下达的配件发卖任务及利润指标的完成；

2、根据公司的经营目标及整体运作办法，合理制订配件的营销政策， 并付诸履行

3、督匆匆事情职员做好配件的经营和管理，合理调度库存，加快资金周转，减少滞销品种。

4、折衷操持、采购、调度、入库、配送和库管（各）岗位（之间）的事情关系，明确事情流程，担保各环节事情的畅通，不断提高配件供应的知足率、准确率、无缺率。

5、折衷同其它业务部门的关系，确保维肄业务及其它配件发卖业务的正常开展。
卖力处理由于配件质量引起的投诉事宜。

6、合营公司本部参与勉励制度的制订，并卖力配件从业职员的古迹考 核及业务培训。

7、定期组织召开周例会，总结成绩，战胜不敷；

8、完成公司交办的其他事情。

（二）配件操持员岗位职责

1、合营部门经理完成厂家下达的配件发卖任务、集团公司下达的配件 发卖任务及利润指标。

2、操持员应与厂家、供货商保持良好供求关系，理解节制市场信息。

3、节制配件的现有库存和保险储备量，应时作出配件的采购操持和呆滞配件的处理方案，熟习维肄业务对配件的需求，确保业务的正常开展。

4、用量大的A类件，要实施“货比三家”的原则，作到质优价廉，并通过剖析比较，制订出最佳定货单。
担保不断挡，积压量最小。

5、根据供应和经营情形，应时作出库存调度操持，卖力做好入库验收事情。
对付购入配件质量、数量、价格上存在的问题，作出书面统计，并监督采购职员进行非常处理。

6、卖力供货商搪塞帐款帐目，及时作好微机帐目。
卖力保管全部进货明细单、提货单、入库单并归类存；临时管理进货发票及运单。
卖力同财务、业务往来单位的帐务核对。

7、及时做好配件的入库事情，以实收数量为准，打印入库单。
卖力配件干系的财务核算及统计事情。

8、完成部门经理交办的其他事情。

（三）配件采购员岗位职责

1、合营部门经理完成厂家下达的配件发卖任务、集团公司下达的配件发卖任务及利润指标。

2、对操持量进行审核，做好操持的延续和补充事情，对配件供应的及时性、精确性卖力。

3、以低本钱高品质为目标，积极开拓配件配套厂家，降落采购用度，提高采购效率。

4、建立采购供应的业务档案，节制不同运输办法的运输天数、用度等，进行定量剖析，确定最佳采购方案。

5、用量大的A类件，要实施“货比三家”的原则，作到质优价廉，并通过剖析比较，制订出最佳定货单。
担保不断挡，无积压。

6、强采购管理，应时、适量、适质、适价，与厂家保持良好的关系；按操持采购，分外情形有权做临时调度。

7、购过程中，要强化验货事情，对配件的品牌、规格、数量等都要做到准确无误，负责完成配件的第一次考验事情。

8、入库验收事情中，采购员要协同操持员、库管员作好配件的第二次考验事情，对配件质量 、品牌、规格、价格等问题作合理解释。

9、卖力配件质量、数量的非常处理，及时做好索赔、退货及退换。

10、对急件、零散采购件，采购员要进行充分的询价、比价、议价，并按采购程序优先办理。

11、完成部门经理交办的其他事情。

（四）配件库房保管员岗位职责

1、入库前要整理库房，为新到配件的摆放供应空间。

2、货色入库验收的事情中，库房管理员要负责清点货色的数量，检 查质量，同时填写实收货色清单（送货上门），核实无误后具名确认。
对付有质量问题的货色，保管员有权拒收。

3、保管员卖力配件上架，按号就座，严格实行有关“配件的保管” 规定。

4、保管员卖力根据核对好的入库单据，负责填写卡片帐，做到帐物符合。
填写卡片帐事情，应在当天完成。

5、在配件的发放过程中，保管员必须严格履行出库手续，根据调拨员签发的出库申请提取配件，严禁先出货后补手续的缺点做法，严禁白条发货。

6、出库后，保管员根据出库单负责填写卡片帐，做到帐实符合。

7、确保库存准确，担保帐、卡、物符合。
库管员随时对有出入库的配件进行复查。
做好配件的月度和季度盘点事情。

8、因量质问题退换回的配件，要另建帐单独管理，及时督匆匆操持员进行库存和帐目调度，保正库存配件的准确、无缺，督匆匆采购员尽快作出非常处理。

9、应时向操持员提出配件库存调度（短缺、积压）的书面报告。

10、保管全部与配件的业务单据、入库清单、出库清单并归类存档。

11、完成部门经理交办的其他事情。

（五）配件调度员岗位职责

1、调度员协同库房管理员、提货人（或配送职员）根据配件出库清单，验收出库货色。
出库清单可根据详细库存情形或提货人的临时哀求进行调度，并根据配件出库的实际情形补充出库清单。

2、调度员要督匆匆库房管理员、提货人（或配送职员）在核实无误后的出库清单上具名认可，确保清单与实物符合。

3、调度员卖力应收帐款帐目和收缴事宜，不得赊销，一律先收款后付货，减少不必要的去世帐、呆帐。

4、调度员卖力应收款往来帐目，作好微机帐目的处理，及时录入往来票据（收款关照、出库清单、其它收款证明、运输用度）。
保管全部配件业务单据、出库清单并归类存档，卖力同财务、业务往来单位的帐务核对。

5、调度员协同采购员、库房管理员卖力各业务往来单位的质量件退换事情，并严格实行“退件规则”。

6、随时向采购员、操持员反响业务上涌现的有关配件质量、价格、存货等问题，并作出书面报告交操持员。

7、协同采购员、操持员、库房管理员进行配件验收入库事情，及时节制配件来货情形，确保不丢失每一份配件订单。

8、建立并保持与各经营单位的良好互助关系，对客户在配件业务上提出的质疑（质量、价格、发运、往来帐、业务咨询等），作出合理解释，折衷办理，确保不丢失每一位客户。

9、完成部门经理交办的其他事情。

（六）配件配送员岗位职责

1、及时准确地将货色发送到指定地点。

2、确保货色的安全到达，严禁涌现破坏、遗失落的征象。

3、合理选择运输工具和运输路线，节省韶光、节约用度，提高事情效率。

4、对付客户的提问应该作出准确合理地解答，对付自己不能阐明的问题，应合理的回避不要给客户及公司带来不必要的麻烦。
事后应积极找出答案。

5、积极网络有关的配件信息，尤其是涌现的配件质量问题，作出及时地反馈。

6、送货时，必须带回有收货单位主管人具名的收货凭据，并帮忙收货方验收货色。

7、向外地发送货色时，应哀求运送方具名证明。
并及时与收货单位进行联系，准确地说出收货办法、收货地点及其它应解释的情形。
确保货色的安全到达。

8、及时查询货色是否安全到达。

9、完成部门经理交办的其他事情。

（七）配件发卖员岗位职责

1、熟习和节制各种配件品名、编号、价格、性能和用场，对客户激情亲切严密，及时准确的知足每一客户的需求。

2、客户提出关于配件的问题（质量、价格、咨询等），能及时准确的回答。

3、严格实行配件发卖价格，不得私自提价或贬价（正常的价格降浮除外）。
发卖配件必须开具相应的出库凭据，不准擅自赊帐。

4、维修领料必须严格实行维修领料流程，维修工领料必有接车单方可领取配件，且必需交旧领新。
不得打白条出库。

5、积极网络客户及维修工反馈回的配件信息，以便操持员、采购员及时的调度配件操持及采购办法。

6、卖力管理柜台物品和及时补充适销的配件库存，及时作动身卖业务的配件需求操持。

7、出库和入库的配件，要及时登卡片帐，确保配件库存的准确性。

8、完成部门经理交办的其它事情。

二、库房管理细则

库房管理包括配件自入库至出库为止的全部过程。
在此期间，必须严格实行配件的验收、保管、发放、盘点和旧件回收等制度。

（一）验收入库：

1、操持员卖力保管到厂的全部进货明细单；临时管理进货发票及运单。

2、入库前库房保管员要整理库房，为新到商品的摆放供应空间。

3、采购员从货场提取货色后，库管员协同操持员、调度员、采购员进行验货，清点数量，检讨质量，完成配件的第二次验收。

4、采购员核实进货清单，同时对付送货上门、临时采购的要协同保管员填写实收货色清单，核实无误后双方具名；对付有质量问题的货色，保管员有权拒收。

5、操持员凭进货清单打印入库单，数量以实收为准（如有价格变动应及时调度）。
入库单一式五份，保管一份，操持四份（个中二份附进货发票及运单转交财务部门，如票据未到的，应在备查簿中作好登记以备查询，一份交财务记帐，一份操持员留存）。

6、操持员统计本批货色的缺件、坏件、劣质件以及价高件，并反馈给部门经理。
采购进行非常处理。

7、保管员卖力配件上架，并根据核对好的入库单据，负责填写卡片帐，做到帐实符合。
填写卡片帐事情，应在当天完成。

（二）配件的保管：

担保库存配件的准确，节约仓位，便于操作，配件的保管应科学、合理、安全。

1、分区分类：根据配件的车型，合理方案配件的摆放区域。

2、五五摆放：根据配件的性子，形状，以五为计量基数做到“五五成行，五五成方，五五成串，五五成包 ,五五成层”。
使其摆放整洁，便于过目成数，便于盘点与发放。

3、四号定位：按库号 、架号、层号、位号对配件实施统一架位号，并与配件的编号逐一对应，以便迅速查帐和及时准确发货。

4、建签立卡：对已定位和体例架位号的配件建立架位签和卡片帐。
架位签标明到货日期、进货厂家、进出数量、结存数量以及标志记录。

5、凡出入库的配件，应该天进行货卡登记，结出库存数，以便实货符合。

6、库存配件要采纳方法进行掩护保养，做好防锈，防水，防尘等事情，防止和减少自然损耗。
有包装的只管即便不要拆除包装。

7、因质量问题退换回的配件，要另建帐单独管理，保正库存配件的准确、无缺。

（三）配件的发放：

配件的发放，必须严格实行出库手续。

1、配件批发和调拔由调度员签发出库申请单。

2、库管员按调度员签发的配件出库申请单提取配件（可根据库存或提货人的哀求做临时调度），严禁先出货后补手续的缺点做法，严禁白条发货。

3、配件出库，如客户自提，调度员应帮忙保管员和提货人一同清点货色，并卖力将货色进行适当包装交于客户；如需配送职员发送，调度员应帮忙保管员和配送员一同清点货色，由配送员进行包装发运，并根据调度后的配件实际出库情形补充打印出库申请单。
核实无误后，三方具名认可。

4、配送员根据发运办法的不同，轻重件易损件要合理进行包装，提高包装质量，避免运输过程中破坏配件。

5、出库单一式五份，提货人、调度员、保管员、财务各一份，月尾结帐一份。
配件批售业务中现金回款部分，调度员应将出库清单和现金一同交于收款员，同时具名并加盖财务印章。

6、出库后，保管员根据出库单负责填写卡片帐，做到帐实符合。

7、收款员、调度员、保管员必须逐日对帐，准确无误后，收款员填写日报单，定期送交财务。

8、对付配件零售业务，发卖员待客要态度端正，言语有礼，严格实行〈业务员行为规范准则〉。
负责先容产品的性能、特点、价格、质量及保质期等。

9、出售配件时必须当面验货（某些不能拆包产品售货员要讲明）。
对付某些分外商品，如电子产品、昂贵电器产品等，要用测试仪测试。
双方认可，以避免轇轕。

10、所有发卖的配件必须开具出库单（包括零售出库单、三包领料单、修理领用单），零售出库单一式四份，顾客一份，保管员一份，别的两份转交财务；三包修理领单一式二份，结算员一份，保管员一份。
制单人具名后，收款员凭出库单结算收款，同时具名并加盖财务印章。

（四）盘点：

库存配件的流动性很大，为及时节制库存的变革情形避免短缺丢失和超储积压，保持帐、卡、物符合，必须进行定期和不定期的盘点事情。

1、库管员应随时对有出入库记录的配件进行复查。

2、各经营单元每月对配件库存进行一次盘点。

3、每季度进行一次有财务参与的全面清点。
盘点时应合理安排配件的出入库，以确保盘点的准确性，避免发生重盘、漏盘、错盘征象。

4、配件盘点过程中，不准以任可情由虚报、瞒报或私自变动帐目。

5、盘点结束后，由盘点职员填写盘点报表，对盘盈盘亏的配件且要查明缘故原由，分清任务，作出必要的处理。
季度盘点后，进行配件的报损报告事情。

（五）旧件回收及管理：

为加强旧件的统一管理，杜绝以旧充新征象，必须严格实行旧件回收制度。

1、三包、修理领用配件时，配件发卖职员必须在领用人交回相应旧件后才可发放新件（三包旧件交于索赔员，三包外旧件交配件发卖员）。

2、所有收回的旧件要设专人妥善保管，不得随地堆放。
三包旧件要建帐管理。

3、顾客索要旧件时（三包外维修），旧件管理职员要擦净、整理后交还顾客。
其它旧件，公司将定期作出处理。

三、事情流程

（一）配件管理操持程序（附流程图）

1、操持员网络缺料信息；

2、操持员剖析、汇总缺料信息；

3、根据库存和发卖情形，体例期货操持或临时操持，交由配件主管审核；

4、配件主管审定具名后，操持员出具一式三联操持单。
一联操持员留存，验货用；一联交采购员，采购；一联交内勤，附付款关照书进 行付款审批。

（二）配件管理采购流程（附流程图）

1、采购员依据操持单进行采购；

2、市内现金采购：关照内勤，内勤依据操持单、付款关照书进行付款审批，办理干系手续；

3、市内赊购：供货商送货的，货色由保管员验货吸收并开出收货单二联进入入库程序；需自提的采购员到供货商处提货进入提货程序

4、市外现金采购：依据进货操持单、付款凭据联系供货商发货。
完成后，付款凭据及时交回操持员；

5、市外赊购：依据进货操持单联系供货商发货。

（三）配件管理提货流程（附流程图）

1、采购员将收到的发票交操持员，操持员登帐后，交财务进入记帐程序。

2、采购员依据提货单提货，依据发货清单验收货色，完成配件的第一次验收；

3、验收后，将货色、发货清单交库管员进行配件的第二次验收；

4、如在第一次验收中创造问题，与保险公司、运输部门联系索赔。
5、予以索赔：索赔单据上交操持员，操持员进行帐务处理后上交财务；不予索赔：整理书面报告上交配件主管，配件主管上报做事经理。

（四）配件管理入库流程（附流程图）

1、库管员、采购员持发货清单、装箱单，操持员持操持单，共同进行配件的第二次验货；

2、供货单位送货上门，库管员开具一式两联收货单，一联留存、一联交操持员打印入库单。

采购员自提，验收后，操持员依据验货单打印入库单；

入库单一式五联，一联交保管员登帐进入库房管理程序；其它四联由操持员分配，一联操持员留存进行帐处理，一联交财务，二联配发票也交财务进入记帐程序；

4、货色验收不合格，操持员制一式两联差损单，一联交操持员、一联交采购员；

5、采购员依据差损单进行非常处理。

6、予以索赔：操持员将索赔结果（附差损单）上交财务。

7、不予索赔：整理书面报告上交配件主管/经理，配件主管/经理上报做事经理。

（五）配件管理库存管理流程（附流程图）

1、保管员、调度员、操持员根据入库单、出库单登帐，结日库存。

2、保管员把入库的配件验货上架，完成配件第三次验货。

3、保管员、调度员、操持员、采购员定期对库存配件进行库存构造剖析，作出剖析报告。

4、每月、季度进行库存盘点，作出盘点表，盘盈盘亏书面解释，交配件主管上报公司经理，交财务作帐目调度。

5、季度盘点后，进行配件报损事情。

六）配件管理出库流程（附流程图）

1、调度员定期催收备料单；

2、调度员依据备料单（日常、急件）查询库存；

3、调度员根据库存情形进行调配。

4、调度员根据结算办法开具四联、五联出库单。

现金结算：开具四联出库单。

一联交库管员提货并留存下帐；一联交提货人；一联调度员留存作帐目处理；一联交收款员收款后，连同款项转财务。

挂帐办法：开具一式五联出库单。

一联交库管员提货并留存下帐；一联交提货人；一联调度员留存作帐目处理；一联交财务做帐务处理；一联用于结帐。

5、调度员整理资料单递交操持员。

6、发往外地的货色，配送员在发货后要关照收货人，将运单事后转交收货人。

7、挂帐单位回款：

转帐回款：调度员持结帐联填写报销单经挂帐单位具名确认后转财务。

现金回款：收款员收款后填写日报表交财务。

银行汇款：调度员及时与财务联系，确认后索要干系单据销账。

七）配件管理配送流程（附流程图）

1、配送员依据出库清单验收出库货色；

2、外运：

（1）验货后要将货色包装，并放入一联出库清单；

（2）索取运单或具名证明；

（3）及时关照收货人货色的发运韶光及其它事变；

（4）运单与别的二联出库清单交调度员；

（5）及时查询货色是否安全到达。

3.送货：确保货色安全、定时到达指定地点。

（1）收货人验货；

（2）收货人在出库清单上具名确认；

（3）出库清单一联交收货人，三联交调度员。

七）配件管理配送流程（附流程图）

1、配送员依据出库清单验收出库货色；

2、外运：

（1）验货后要将货色包装，并放入一联出库清单；

（2）索取运单或具名证明；

（3）及时关照收货人货色的发运韶光及其它事变；

（4）运单与别的二联出库清单交调度员；

（5）及时查询货色是否安全到达。

3.送货：确保货色安全、定时到达指定地点。

（1）收货人验货；

（2）收货人在出库清单上具名确认；

（3）出库清单一联交收货人，三联交调度员。

九）配件管理修理领料流程（附流程图）

1、维修工持接车单到配件处领取修理用配件；

2、配件职员根据维修工的需求，收回旧件后，开据一式二联发卖小票，把稳标明车牌号等；

3、维修工具名确认后，持二联小票交结算员具名确认，结算员留存一联、交维修工一联；

如属三包业务，应先经三包索赔员具名认可。

4、维修工持结算员具名后的小票回执（一联），到发卖员处取料。

配件管理修理领料程序（九）（十）配件报损管理办法及报告流程

一、报损配件是指已经破坏或有质量问题或由于车型淘汰不能连续发卖的在帐配件，且不能进行三包索赔、退货和修复处理的。

二、报损配件的确认

在日常经营中产生、月度和季度盘点中清理出的已经破坏或有质量问题或由于车型淘汰不能连续发卖的配件，必需经由做事经理、三包索赔主管、配件主管三方鉴定，确认不能进行三包索赔、退货和修复处理的配件方可作报损处理。

由于人为成分所造成的质量配件不予报损指挥，丢失由任务人和连带任务人承担。
例如：可作三包、退厂或修复处理的配件，未能及时做相应处理而导致过期无法处理，或由于维修工操作不当，保管员保管不善，所造成的配件破坏。

三、报损配件的报告

各分子公司在每季度的配件库存全面清点事情中，将需报损的配件整理、确认后，填制《报损配件明细表》（附三），并填写《配件报损申请单》（附二），上报做事部配件主管；做事部配件主管鉴定审核后进入《配件报损报告流程》（附一）。

四、报损配件的处理方法

配件报损批准后，配件由报告单位暂作保管，以便做事部做进一步处理，报告单位不许可私自将报损配件丢弃、变卖。

五、勉励机制

为掌握配件的报损量，减少公司的经营丢失，各公司的总经理、做事经理、配件主管必须严格掌握配件的进货操持、及时进行非常处理（包括：运输破坏配件、短缺配件、质量件、错发配件向供应商的索赔）。

对付所发生的配件报损丢失，丢失的70%由该公司承担，总经理承担丢失的10％，做事经理承担丢失的10％，配件经理（主管）承担丢失的10％。