行业标准｜《电子档案移交卸收操作规程》DA/T932022

引 言

电子档案的移交卸收是电子档案管理流程的主要环节之一,本文件可作为辅导各档案机构电子档案移交卸收事情的依据,用以规范电子档案移交卸收的操作流程,提高电子档案移交卸收的程序规范性,实现电子档案管理能力的提升。

1 范围

本文件明确了电子档案移交卸收的事情流程,规定了电子档案移交卸收准备事情和电子档案移交卸收操作的哀求。
本文件适用于档案移交单位与档案馆之间的电子档案移交卸收操作,其他机构之间的电子档案移交卸收操作可参照利用。

2 规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。
个中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修正单)适用于本文件。

GB/T 18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T 33190—2016 电子文件存储与交流格式版式文档

GB/T 39362—2020 党政机关电子公函归档规范

GB/T 39784—2021 电子档案管理系统通用功能哀求

DA/T 38—2021 档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技能哀求和运用规范

DA/T 46—2009 文书类电子文件元数据方案

DA/T 47—2009 版式电子文件长期保存格式需求

DA/T 54—2014 照片类电子档案元数据方案

DA/T 63—2017 录音录像类电子档案元数据方案

DA/T 74—2019 电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技能哀求和运用规范

DA/T 75—2019 档案数据硬磁盘离线存储管理规范

DA/T 85—2019 政务做事事变电子文件归档规范

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1电子文件 electronic document

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过打算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、构造、背景组成。
[来源:GB/T 18894—2016,3.1]

3.2电子档案 electronic record

具有凭据、查考和保存代价并归档保存的电子文件及其干系信息的凑集。
[来源:GB/T 18894—2016,3.2,有修正]

3.3移交 transfer

按照国家规定将电子档案的保管权交给档案馆的过程。
[来源:DA/T 58—2014,3.7]

3.4吸收 accession

档案馆按照国家规定收存电子档案的过程。
[来源:DA/T 58—2014,3.8]

3.5信息包 information package

由内容信息和干系保存描述信息构成的信息整体。
[来源:DA/T 58—2014,2.8]

3.6移交信息包 transfer information package

由档案移交单位向档案馆进行移交的信息包。

3.7元数据metadata

描述电子档案的内容、构造、背景及其全体管理过程的数据。
[来源:DA/T 58—2014,2.16]

3.8内容数据content data

电子文件或电子档案中包含的数字工具。
[来源:GB/T 39362—2020,3.6,有修正]

3.9电子印章electronic seal

一种由制作者署名的包括持有者信息和图形化内容的数据,可用于签署电子文件。
[来源:GB/T 33481—2016,3.4]

4 电子档案移交卸收事情流程

电子档案移交卸收事情流程一样平常包括档案移交单位组织电子档案移交信息包、检测电子档案移交信息包、形成登记表和提交电子档案移交信息包,档案馆签收电子档案移交信息包、检测电子档案移交信息包、办理交卸手续和入库电子档案等步骤(见图1)。

5 电子档案移交卸收事情准备

5.1 电子档案移交事情准备

5.1.1 在线移交事情准备

档案移交单位应通过符合安全管理哀求的网络向档案馆移交电子档案,配备相应的运用系统和举动步伐设备,运用系统应具有开放性和可扩展性,知足GB/T 39784—2021中5.1、5.2的哀求。
涉密电子档案的在线移交卸收应严格遵守国家干系保密规定。

5.1.2 离线移交事情准备

档案移交单位应配备符合安全管理哀求的光盘、硬磁盘等存储载体,存储载体的选择和检测应符合DA/T38—2021、DA/T 74—2019、DA/T 75—2019的哀求。
涉密电子档案的离线移交应利用涉密离线载体单独移交,并严格遵守国家干系保密规定。

5.2 电子档案吸收事情准备

档案馆应按照电子档案移交卸收事情干系哀求做好电子档案吸收的各项准备事情。
档案馆应配备符合安全管理哀求的网络、运用系统和举动步伐设备,运用系统的功能应知足GB/T39784—2021中5.1、5.2、5.3、6.1、6.2、6.3、6.5的哀求。

5.3 电子档案移交数据的准备

5.3.1 电子档案移交数据的组成

移交的电子档案数据紧张包括电子档案的目录数据、内容数据和元数据等。

5.3.2 电子档案目录数据准备

电子档案一样平常以件为单位进行管理,其目录数据项目应至少包括:顺序号、档号、任务者、题名、日期、保管期限、密级、页数、备注等。

电子档案以多层级进行管理的,其目录数据项宜按照DA/T 18、DA/T 39、DA/T 50、DA/T 78、DA/T 85的哀求进行设置,并保持各层级之间的关联。

5.3.3 电子档案内容数据准备

电子档案内容数据的数据类型和格式应符合GB/T 18894—2016中8.3、GB/T 33190—2016、GB/T 39362—2020的第9章、DA/T 47—2009的哀求。

5.3.4 元数据准备

文书类电子档案的元数据应符合DA/T 46—2009、GB/T 39362—2020中7.2、DA/T 85—2019中8.1、8.2、8.3的干系哀求,照片类电子档案的元数据应符合DA/T 54—2014的哀求,录音录像类电子档案的元数据应符合DA/T 63—2017的哀求,其他门类电子档案的元数据项应符合干系标准哀求。

6 电子档案移交

6.1 组织电子档案移交信息包

6.1.1 确定待移交电子档案

档案移交单位应按照电子档案移交范围和韶光哀求确定待移交电子档案,并按照附录A 中表A.1的样式天生《电子档案移交清单》。
《电子档案移交清单》应与电子档案共同移交。
《电子档案移交清单》应采取版式文件格式或由档案移交单位与档案馆双方约定文件格式。

6.1.2 体例移交解释文件

档案移交单位应体例解释文件,存放与移交电子档案有关的信息,包括电子档案的移交单位、内容描述、起止档号、档案数量、读取电子档案所须要的软硬件环境和其他有助于解释移交电子档案的信息。
采取离线移交办法时,解释文件中还应包括离线移交的载体参数(如载体类型、载体容量等)、载体编号、载体数量、载系统编制作单位和载体检讨单位等信息。

6.1.3 形成移交信息包

档案移交单位应对电子档案移交清单与待移交电子档案的同等性进行检讨,确认无误后,导出待移交电子档案的目录数据、内容数据和元数据,形成电子档案移交信息包。
电子档案移交信息包的存储构造拜会附录B,也可按照DA/T 48的哀求进行组织。

6.2 检测电子档案移交信息包

档案移交单位应对电子档案移交信息包的真实性、完全性、可用性和安全性进行检测,检测合格后方可提交。
电子档案移交信息包的检测方案宜按照DA/T 70—2018中5.2的哀求实行。

6.3 形成登记表

档案移交单位在提交电子档案移交信息包之前应按照附录C表C.1给出的样式和内容将干系信息写入《电子档案移交卸收登记表》。

6.4 提交电子档案移交信息包

档案移交单位宜采取在线办法,利用干系运用系统向档案馆提交电子档案移交信息包。
采取离线移交办法时,档案移交单位应按规定办法将电子档案移交信息包存储在准备好的离线存储载体上。
存储电子档案移交信息包的载体或载体盒上应标注可反响其内容的标签,载体和载体盒的标注方法拜会附录D。

7 电子档案吸收

7.1 签收电子档案移交信息包

档案馆收到电子档案移交信息包后,应向档案移交单位进行确认。
在线移交时,可通过运用系统签收功能或系统日志记录等办法进行确认。
离线移交时,可将签收人、签收韶光等信息记录到《电子档案移交卸收登记表》(见附录C)上。

7.2 检测电子档案移交信息包

档案馆应对签收的电子档案移交信息包的真实性、完全性、可用性和安全性进行检测,检测方案宜按照DA/T 70—2018的5.2实行。
检测不合格时应将电子档案移交信息包退回档案移交单位,并将检测结果信息一并退回,移交单位应重新组织提交。

7.3 办理交卸手续

检测合格后,档案馆与档案移交单位应办理电子档案交卸手续,填写完成《电子档案移交卸收登记表》(见附录C),由交卸双方确认,各自留存。
如具备符合国家有关哀求的电子印章系统或其他形式可确保《电子档案移交卸收登记表》上电子印章的有效性,《电子档案移交卸收登记表》可采取电子形式办理和保存;否则应以纸质形式盖章留存。

7.4 入库电子档案

档案馆将吸收的电子档案纳入档案数字资源库管理,妥善保存电子档案移交信息包、《电子档案移交清单》和《电子档案移交卸收登记表》,完成电子档案移交卸收事情。

附 录 A

(规范性)

附 录 B

(资料性)

电子档案移交信息包的构造示例(以“件”的办法整理)

图B.1给出了以“件”的办法整理的电子档案移交信息包构造的示例。

图B.1 电子档案移交信息包构造示例(以“件”的办法整理)

图B.1中,解释文件命名为“解释文件.TXT”,存放与移交电子档案及其载体有关的信息,包括离线移交时的载体参数(如载体容量、载体类型等)、载体编号、载系统编制作单位、载体检讨单位,以及电子档案的移交单位、内容描述、起止档号、档案数量、读取电子档案所须要的软硬件环境和其他各种有助于解释移交电子档案及其载体的信息。
解释文件的模板赐教例1:

图B.1中,目录文件命名为“目录文件.XML”,存放有关档案的目录信息,目录文件与每份电子档案相对应,根据电子档案详细归档办法进行描述。
以“件”的办法管理为例,目录文件XML信息格式赐教例2(encoding属性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF-8”)。

图B.1中的全宗文件夹下,按分类层次组织文件夹,电子档案文件夹以档号命名,存放电子档案内容数据及其元数据。

图B.1中的其他文件夹命名为“其他”,存放各种与这次移交卸收事情干系的文件,可包括:电子档案移交清单、元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、内容数据命名规则、固化验证信息和交卸过程信息(包含移交卸收过程元数据和《电子档案移交与吸收登记表》的扫描件或电子署名件)等。

附 录 C

(规范性)

电子档案移交卸收登记表

表C.1规定了电子档案移交卸收登记表的样式。

表C.1 电子档案移交卸收登记表

附 录 D

(资料性)

电子档案载体标注内容

载体标注:全宗号-档案门类代码-起止年度-载体顺序号。

载体盒标注:全宗号、档案门类代码、起止年度、起止档号、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境等。

———全宗号是档案馆给定每个全宗的代码;

———档案门类代码是载体内存储档案信息的种别,用英文大写字母表示,如文书档案-WS、科技档案-KJ、专业档案-ZY、照片档案-ZP、录音档案-LY、录像档案-LX等;

———起止年度是该载体内档案起止年度,如2010年至2016年即标定为2010/2016;

———载体顺序号是由载体代号和顺序号两部分组成,载体代号分为3类:硬磁盘用DK 表示、DVD光盘用DVD表示、蓝光光盘用BD表示;

———数据量是载体内档案存储容量;

———存入日期是将电子档案存储至载体的日期,格式为“年月日”,如2020 年2 月8 日即写为20200208;

———运行环境即识别或操作电子档案的软硬件平台。

例: 载体标注:

B-WS-2010/2016-DK1

B-WS-2010/2016-DK2

来源：国家档案局